Etkili kurumsal duyuru yazma rehberi

Bir duyurunun okunmama sebebi genellikle konusunun ilgisiz olması değil, yazılış biçimidir. Aynı bilgi, iki farklı metinle yayımlandığında okunma oranı ikiye katlanabilir. Bu yazı, o farkı yaratan kuralları topluyor.

Başlık: konu değil, sonuç

En yaygın hata, başlığa konuyu yazmaktır: "İzin Süreci Hakkında". Bu başlık hiçbir şey söylemez. Sonucu yazan bir başlık okunur: "İzin talepleri artık yöneticinize otomatik gidiyor".

İyi başlık üç işi yapar: ne değiştiğini söyler, kimi ilgilendirdiğini ima eder, altmış karakteri geçmez. Uzun başlık mobil listede kesilir ve en kritik kelime kaybolur.

İlk cümle: tam bilgi

Çalışanların çoğu duyurunun yalnızca ilk cümlesini okur. Bu yüzden ilk cümle, geri kalanını okumasalar bile yeterli olmalıdır.

Kötü örnek: "Bildiğiniz üzere geçtiğimiz dönemde İK süreçlerimizi gözden geçirmek amacıyla bir çalışma başlatmıştık."

İyi örnek: "1 Eylül'den itibaren izin taleplerinizi Talepler sayfasından oluşturacaksınız; e-posta ile gönderim duracak."

İkincisi tarih, eylem, kanal ve neyin biteceğini tek cümlede verir.

Ters piramit

Gazetecilikten gelen bu kural iç iletişimde de çalışır: en önemli bilgi en üstte, ayrıntılar aşağıda, arka plan en sonda. Kronolojik anlatım ("önce şunu düşündük, sonra şu oldu") okuyucunun sabrını tüketir.

Yapı şu sırayla kurulur:

1. Ne değişiyor
2. Ne zaman
3. Kimi etkiliyor
4. Ne yapman gerekiyor
5. Neden (bağlam)
6. Soru varsa kime

Dördüncü madde en sık atlanan ve en çok soru üretendir.

Uzunluk

Bir duyuru için 150–250 kelime çoğu durumda yeterlidir. Daha uzun bir anlatım gerekiyorsa, duyuru özet olur ve ayrıntı bir doküman ya da bilgi tabanı sayfasına bağlanır.

Uzun duyurunun gizli maliyeti, bir sonraki duyurunun okunmamasıdır. Çalışan bir kez üç ekran süren bir metinle karşılaştığında, sonraki duyuruyu açmadan geçer.

Ton

Kurumsal dilin şişkinliği güven vermez, mesafe koyar. "Gerçekleştirilmesi planlanmaktadır" yerine "yapacağız" yazmak hem kısadır hem sorumluluğu belli eder.

Edilgen çatı, kimin ne yapacağını gizler. "Değerlendirilecektir" cümlesinde değerlendiren kimdir? Etken çatı bu soruyu peşinen cevaplar.

Bir istisna var: kötü haber verirken açıklık, samimiyet taklidinden daha önemlidir. Zor bir kararı yumuşatmaya çalışan neşeli bir dil, güveni en hızlı tüketen şeydir.

Eylem çağrısı

Her duyuru okuyucudan bir şey ister ya da hiçbir şey istemez; ikisi de yazılmalıdır. "Bir işlem yapmanıza gerek yok" cümlesi, belirsizliğin önünü keser ve İK'ya gelen soruların önemli bir kısmını engeller.

Bir şey isteniyorsa, ne yapılacağı ve son tarih ayrı bir satırda ve göze çarpacak biçimde durmalıdır.

Görsel ve biçim

Kısa paragraflar, ara başlıklar ve gerekli yerde madde işaretleri okunabilirliği belirgin biçimde artırır. Beş satırdan uzun paragraf mobilde bir duvara dönüşür.

Görsel eklemek okunmayı artırır ama ilgisiz stok fotoğraf tersine çalışır: metnin ciddiyetini düşürür. Görselin ya bilgi taşıması ya da hiç olmaması daha iyidir.

Zamanlama ve hedefleme

Pazartesi sabahı 09.00 ve cuma 17.00, iki en kötü zamandır. Salı–perşembe arası, öğleden önce genellikle en yüksek okunma oranını verir.

Herkesi ilgilendirmeyen bir duyuruyu herkese göndermek, ilgilenmeyenlerde duyuru körlüğü yaratır. Segmentli gönderim bu yüzden yalnızca bir kolaylık değil, dikkat bütçesini koruma yöntemidir. Konuyu duyuru yorgunluğu yazısında ayrıntılandırdık.

Şablon kullanın

Sık tekrarlanan duyuru türleri için şablon hazırlamak, hem kaliteyi sabitler hem yazma süresini kısaltır: süreç değişikliği, sistem bakımı, yeni çalışan tanıtımı, etkinlik duyurusu.

Şablonların ve yayın akışının nasıl kurulacağını kurumsal duyuru yönetimi yazısında anlattık.

Önce ve sonra: gerçek bir örnek

Önce: "Değerli çalışma arkadaşlarımız, şirketimizin dijital dönüşüm stratejisi kapsamında yürütmekte olduğumuz çalışmalar neticesinde, izin ve talep süreçlerimizin dijital ortama taşınmasına ilişkin çalışmaların tamamlandığını memnuniyetle bildirmek isteriz. Bu kapsamda ilgili süreçlerin yeni sistem üzerinden yürütülmesi planlanmaktadır."

Kırk yedi kelime ve hiçbir eyleme dönük bilgi yok: ne zaman başlıyor, ne yapmam gerekiyor, eski yöntem devam ediyor mu?

Sonra: "1 Eylül'den itibaren izin taleplerini Talepler sayfasından oluşturacaksın. E-postayla gönderim o tarihte kapanıyor. Yapman gereken: 1 Eylül'de ilk talebini yeni ekrandan oluştur. Bir sorun olursa BT Destek'e yaz."

Otuz sekiz kelime ve dört sorunun da cevabı var.

Kontrol listesi

Yayımlamadan önce beş soru:

• Başlık ne değiştiğini söylüyor mu?
• İlk cümle tek başına yeterli mi?
• Okuyucudan ne isteniyor, açık mı?
• Bu duyuru gerçekten bu kitlenin tamamını ilgilendiriyor mu?
• Bir soru gelirse kime gidilecek, yazılı mı?

Beşinci soru en sık atlanandır ve İK'ya gelen mesajların önemli bir kısmı bu eksiklikten doğar.

Çok dilli ortamlarda

Birden fazla dilde çalışan bir kadro varsa, duyurunun ana dilde okunabilmesi bir nezaket değil bir erişim meselesidir. Güvenlik ya da mevzuat içeren duyuruların çevrilmemesi, gerçek bir risktir.

Makine çevirisi ilk taslak için yeterli olabilir ama kritik metinlerde insan kontrolü şarttır: hukuki bir ifadenin yanlış çevrilmesi, duyurunun hiç yapılmamasından daha kötü sonuç verir.

Buradaki ilkelerin uygulanmış hâlini arıyorsanız, zam, sistem kesintisi, kriz ve ayrılık gibi sık yazılan duyurular için kullanıma hazır metinleri kurumsal duyuru şablonları ve örnek metinler yazısında topladık.