Felaket kurtarma planı: sistem değil, iş sürekliliği

Felaket kurtarma denince akla önce sunucular geliyor. Oysa asıl soru teknik değil: deprem, yangın ya da uzun süreli kesinti hâlinde şirket işine nasıl devam edecek?

Türkiye'de bu soru teorik değil. Deprem gerçeği, planı olan ve olmayan şirketler arasındaki farkı acı biçimde gösterdi.

İş etki analizi: neyi kurtarmak öncelikli?

Her şeyi aynı anda ayağa kaldırmak mümkün değil. Plan, önceliklendirmeyle başlıyor.

Her kritik süreç için üç soru: Bu süreç ne kadar süre durabilir? Durursa ne olur (gelir kaybı, yasal yükümlülük, güvenlik riski)? Devam edebilmesi için minimum olarak neye ihtiyaç var?

Tipik bir sıralama şöyle çıkıyor:

1. Çalışanlara ulaşma ve güvenliğini teyit etme — her şeyden önce gelir
2. Bordro ve ödemeler — yasal yükümlülük, ertelenemez
3. Müşteriye hizmet — gelir sürekliliği
4. Üretim/operasyon
5. Destek süreçleri — bir süre bekleyebilir

İlk maddenin teknik değil insani olduğuna dikkat: ilk saatlerde şirketin tek işi, insanlarının durumunu öğrenmek.

Çalışan güvenliği teyidi

Felaket anında en kritik ve en çok aksayan süreç bu. Gerekli olanlar:

• Güncel iletişim listesi — telefon numaraları, acil durumda aranacak kişi bilgileri. Bu veri özlük kayıtlarında var ama kriz anında erişilebilir olması gerekiyor: sistem çökmüşse liste nerede?
• Çevrimdışı kopya. Yetkili birkaç kişide, şifreli ve güncel bir kopya. Kişisel veri olduğu için erişimin sınırlı ve kayıtlı olması gerekiyor; çalışan verisi ve yetki modeli yazısına bakın.
• Tek yönlü değil, iki yönlü kanal. Çalışanın "iyiyim" bildirimi yapabileceği basit bir yol: SMS, telefon zinciri ya da mobil uygulama.
• Telefon zinciri. Her yönetici kendi ekibinden sorumlu; merkezden 500 kişiye tek tek ulaşmak mümkün değil.

Alternatif çalışma düzeni

Plan, ofis kullanılamaz hâle geldiğinde ne olacağını içermeli: kimler uzaktan çalışabilir, hangi işler mutlaka fiziksel mekân gerektiriyor, alternatif lokasyon var mı, kritik ekipman nerede?

Uzaktan çalışmaya hazır bir altyapı, aynı zamanda en iyi felaket kurtarma yatırımı. Sözleşme ve politika tarafını uzaktan çalışma yönetmeliği ve sözleşme yazısında ele aldık.

Örnek: planın işe yaradığı ve yaramadığı yer

Bir şirkette bölgesel bir kesinti sonrası genel merkez üç gün kullanılamıyor.

İşe yarayan: Uzaktan çalışma altyapısı hazır olduğu için ofis ekibi ertesi gün çalışmaya devam ediyor. Bulut tabanlı sistemler etkilenmiyor. Bordro takvimi aksamıyor.

Yaramayan: Çalışanlara ulaşma süreci. İletişim listesinin güncel kopyası yalnızca İK sisteminde; sisteme erişim ise şirket ağı üzerinden. Ağ çalışmadığı için listeye ulaşılamıyor ve ilk 12 saat, yöneticilerin kendi telefon rehberleriyle geçiyor. Bazı çalışanlara 24 saat boyunca ulaşılamıyor.

Bu, planın en ucuz maddesinin (çevrimdışı iletişim listesi) en kritik madde olduğunu gösteriyor. Teknik altyapıya yapılan yatırım işe yaradı; unutulan şey basit bir kâğıt kopyaydı.

İletişim: kim konuşuyor?

Kriz anında en büyük risk, çelişkili bilgi. Plan şunları içermeli: sözcü kim, hangi kanaldan konuşuyor, hangi sıklıkta güncelleme yapılacak, çalışanlar sorularını nereye soracak?

"Henüz bilgi yok" demek de bir güncellemedir; sessizlik değil. Kriz iletişiminin yapısını kriz iletişimi ve kötü haberi duyurmak yazılarında ele aldık.

Planı sınamak

Yazılmış ama denenmemiş plan, güven vermekten öte bir işe yaramıyor. Sınama biçimleri:

• Masa başı tatbikat: ekip bir senaryo üzerinden adımları konuşuyor. En ucuz ve en sık yapılabilir olanı.
• Kısmi test: yedekten dönüş testi, uzaktan çalışmaya toplu geçiş denemesi.
• Tam tatbikat: fiziksel tahliye dâhil. Yöntemi acil durum planı ve tatbikat yazısında ele aldık.

Her tatbikat sonrası plan güncellenmeli. Değişmeyen bir plan, ya mükemmeldir ya da test edilmemiştir — ikincisi çok daha olası.

Kritik verinin ve belgenin fiziksel erişilebilirliği

Planın en çok gözden kaçan boyutu, dijital olmayan bağımlılıklar. Kriz anında ihtiyaç duyulan bazı şeyler hâlâ fiziksel: kasa anahtarı, imza sirküleri, banka yetki belgeleri, sigorta poliçeleri, kira sözleşmesi.

Bunların nerede olduğu ve kimin erişebileceği yazılı olmalı. Tek bir kişide olan bir yetki, o kişiye ulaşılamadığında şirketi durdurabiliyor — örneğin bordro ödemesinin yapılabilmesi için gereken ikinci imza.

Pratik önlem üçlü: kritik belgelerin dijital kopyalarının güvenli bir ortamda bulunması, banka ve resmî işlemlerde yetkinin en az iki kişide olması, ve bu listenin yılda bir gözden geçirilmesi.

Ayrıca kritik tedarikçi iletişim bilgileri de plana dâhil olmalı: sunucu sağlayıcısı, bordro hizmeti, sigorta şirketi, iş güvenliği uzmanı. Kriz anında bu numaraları aramak, aramaya başlamaktan hızlıdır.

Sık sorulan sorular

Küçük şirketin felaket planı olmalı mı? Evet, ama kısa. Üç sayfa yeterli: kritik süreçler, iletişim zinciri, yedeklerin yeri ve alternatif çalışma düzeni.

Bulut kullanıyorsak plan gerekli mi? Evet. Bulut sağlayıcısı altyapıyı kurtarır, sizin süreçlerinizi değil. Ayrıca sağlayıcının kendi kesintisi de bir senaryo; sözleşmedeki taahhütleri SLA ve destek beklentileri yazısında ele aldık.

Plan ne sıklıkta güncellenmeli? Yılda bir, ayrıca her büyük değişiklikten sonra: yeni lokasyon, yeni kritik sistem, organizasyon değişikliği.

Kim sahiplenmeli? Teknik kısmı BT, süreç ve insan kısmı İK ile operasyon. Tek başına BT'ye bırakılan planlar, çalışan güvenliği ve iletişim maddelerini eksik bırakıyor.

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır. Planınızı iş güvenliği uzmanınız, BT ekibiniz ve hukuk danışmanınızla birlikte hazırlayın.