İşe alım süreci ve mülakat rehberi

İşe alım, şirketin verdiği en pahalı kararlardan biridir ve çoğu zaman en az yapılandırılmış olanıdır. Yanlış işe alımın maliyeti yalnızca maaş değil; kaybedilen zaman, dağılan ekip enerjisi ve altı ay sonra yeniden başlayan süreçtir.

Kararı iyileştiren şey daha uzun mülakat değil, daha yapılandırılmış mülakattır.

Önce rol tanımı, sonra ilan

Süreçlerin çoğu yanlış yerden başlar: doğrudan ilan yazılır. Oysa ilandan önce cevaplanması gereken üç soru vardır:

1. Bu kişi ilk altı ayda hangi somut sonuçları üretecek?
2. Bunun için hangi yetkinlikler zorunlu, hangileri öğrenilebilir?
3. Başarıyı neye bakarak anlayacağız?

Üçüncü soru en çok atlanandır ve mülakatın tamamını belirler. "Başarılı olursa altı ay sonra ne değişmiş olacak?" sorusuna net cevap veremeyen bir rol için doğru aday seçilemez.

Yetkinliklerin nasıl tanımlandığını kariyer ve yetkinlik çerçevesi yazısında ele almıştık.

Yapılandırılmış mülakat nedir?

Yapılandırılmış mülakat, her adaya aynı soruların aynı sırayla sorulduğu ve cevapların önceden tanımlanmış bir ölçekle puanlandığı görüşmedir.

Serbest sohbet tarzı mülakatın sorunu, ölçtüğü şeyin genellikle adayın işi yapma becerisi değil, görüşmeciyle ne kadar iyi anlaştığı olmasıdır. Bu, benzerlik yanlılığını doğrudan besler: kendimize benzeyen adayı daha yetkin buluruz.

Yapılandırma üç şey gerektirir:

• Rol için 5-8 temel soru, önceden yazılmış
• Her soru için "zayıf / yeterli / güçlü" cevabın ne olduğunun tanımı
• Her görüşmecinin görüşme biter bitmez kendi notunu vermesi

Son madde önemlidir: notlar toplantıda birlikte verilirse, ilk konuşan kişi diğerlerini etkiler.

İşe yarayan soru türleri

Davranışsal sorular. Geçmişte yaşanmış somut bir olay istenir: "Bir projede beklenmedik bir gecikme yaşadığınız bir durumu anlatın. Ne yaptınız, sonuç ne oldu?"

Bu soruların gücü, uydurulmasının zor olmasındadır. Takip soruları (kim, ne zaman, sonra ne oldu) gerçek deneyimi hikâyeden ayırır.

İş örneği. Adayın gerçekten yapacağı işe benzer küçük bir görev. Tahmin gücü en yüksek yöntemdir. Ancak süresi makul olmalı: iki saati aşan ödevler, çalışan adayları eler ve ücretsiz iş yaptırma algısı doğurur.

Durumsal sorular. "Şöyle bir durumda ne yapardınız?" Davranışsal sorulardan zayıftır çünkü niyet ölçer, davranış değil. Deneyimi olmayan pozisyonlarda yine de işe yarar.

İşe yaramayan sorular

Bilmece soruları. Zeka testi gibi görünen sorular, iş performansını öngörmez ve adayı gereksiz yere strese sokar.

"Zayıf yönünüz nedir?" Herkesin hazırlanmış bir cevabı vardır; ölçtüğü tek şey hazırlık düzeyidir.

Kişisel sorular. Medeni durum, çocuk planı, sağlık, siyasi görüş, inanç. Bunlar sadece kötü mülakat tekniği değil, ayrımcılık riski taşıyan sorulardır. Konunun hukuki çerçevesini işyerinde eşit davranma ve ayrımcılık yasağı yazısında ele aldık.

Süreci kısa tutun

İyi adaylar piyasada uzun süre kalmaz. Beş aşamalı, altı haftaya yayılan bir süreç, en nitelikli adayları başka yere kaptırır.

Çoğu rol için yeterli olan yapı: ön görüşme, teknik/iş örneği, yönetici görüşmesi, karar. Üç görüşmeyi aşan her aşama için "bu aşama hangi yeni bilgiyi veriyor?" sorusu sorulmalıdır.

Aynı hafta içinde geri dönmek, tek başına bir rekabet avantajıdır.

Aday deneyimi bir pazarlama meselesidir

Reddedilen adaylar da sizin hakkınızda konuşur — üstelik çok daha fazla sayıdadırlar. Cevapsız bırakılan başvuru, işveren markasına verilen en yaygın zarardır.

Asgari düzey şudur: her başvuruya cevap, görüşmeye gelen her adaya kişisel geri bildirim, karar süresinin baştan söylenmesi.

Şirketin dışarıya görünen yüzü ile içeride yaşananın tutarlı olması gerekir; iç referans ve ilan süreçlerini iç iş ilanları ve referans programı yazısında anlattık.

Karar anı: veriye bakın, izlenime değil

Görüşmeler bitince toplanan ekibin ilk cümlesi genellikle "bence iyiydi" olur. Bu cümle bir veri değildir.

İşleyen karar toplantısı şöyledir: herkes önceden verdiği puanları açar, farklılıklar tartışılır, kararın gerekçesi yazılır. Yazılan gerekçe altı ay sonra çok değerlidir: işe alım kalitesini ancak geriye dönüp bakarak öğrenebilirsiniz.

İşe alım sonrası: karar burada bitmiyor

İşe alım sürecinin kalitesi, ilk yıl devir oranında ölçülür. İlk 12 ayda ayrılma yüksekse sorun genellikle mülakatta değil, anlatılan iş ile gerçek iş arasındaki farktadır.

Ölçümü çalışan devir oranı (turnover) hesaplama yazısında, ilk haftaların kurgusunu işe alıştırma ve oryantasyon süreci yazısında ele aldık.

Süreci kayıt altına almak

Başvuru, görüşme notları ve puanlar dağınık e-postalarda dururken tutarlı karar vermek mümkün değildir. Aynı kayıtlar aynı zamanda kişisel veridir: saklama süresi belirlenmeli, süre dolduğunda silinmeli ve adaya aydınlatma yapılmalıdır.

Bu yükümlülüklerin çerçevesini KVKK aydınlatma metni ve başvuru takibi yazısında bulabilirsiniz.

Görüşmeciyi hazırlamak

İşe alım kalitesini en çok etkileyen değişken, çoğu zaman süreç değil görüşmecidir. Aynı şirkette farklı yöneticilerin yaptığı görüşmeler, yapı kurulmadığında tamamen farklı standartlar üretir.

Asgari hazırlık kısadır: görüşmeci ilanı ve rol tanımını okumuş olmalı, kendisine düşen soruları önceden bilmeli ve puanlama ölçeğini anlamış olmalıdır. Görüşmeye hazırlıksız giren bir yönetici, zamanının çoğunu adaya iş anlatmakla geçirir ve değerlendirme için yeterli veri toplayamaz.

Ayrıca görüşmecinin de değerlendirildiği unutulmamalıdır: aday, şirket hakkındaki izlenimini büyük ölçüde bu görüşmede oluşturur.

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş niteliği taşımaz.