Mazeret izinleri ve ücretsiz izin: hangi durumda kaç gün?

Yıllık ücretli izin dışında, kanunun ayrıca tanıdığı mazeret izinleri var. Bunlar yıllık izinden düşülmez ve çoğu ücretlidir. Buna rağmen uygulamada en sık karıştırılan konulardan biri, hangi durumun kaç gün olduğudur.

Kanunun tanıdığı mazeret izinleri

İş Kanunu'nun ek 2. maddesi şu izinleri tanımlar:

Evlilik izni — 3 gün. Çalışanın kendi evliliğinde kullanılır. Ücretlidir ve yıllık izinden düşülmez.

Evlat edinme izni — 3 gün. Üç yaşını doldurmamış çocuğun evlat edinilmesi hâlinde eşlerden birine ya da evlat edinene verilir.

Doğum izni (babalık) — 5 gün. Eşi doğum yapan çalışan için. Ayrıntı ve annenin hakları için doğum ve süt izni yazısına bakın.

Ölüm izni — 3 gün. Ana, baba, kardeş, eş ya da çocuğun vefatı hâlinde.

Engelli çocuk tedavi izni — yılda 10 güne kadar. En az yüzde yetmiş oranında engelli ya da süreğen hastalığı olan çocuğun tedavisinde, hastalık raporuna dayalı olarak, ebeveynlerden biri tarafından kullanılabilir. Bu iznin ücretli olduğu ve yıllık izinden düşülmediği açıkça yazılıdır.

Bunlara ek olarak, periyodik muayene ve tedavi için verilen izinler ile toplu iş sözleşmesiyle tanınan ek izinler de vardır.

Refakat izni özel bir durumdur

Özel sektörde çalışanlar için kanunda ayrı bir "refakat izni" tanımlanmamıştır. Bir yakınına refakat etmesi gereken çalışan, genellikle rapor, yıllık izin ya da ücretsiz izin yollarından birini kullanır. Kamu personelinde durum farklıdır. Bu ayrım sık karıştırılır ve çalışan hak sandığı bir izni bulamayınca sorun büyür — şirket yönetmeliğinde bu konunun açıkça yazılması işi kolaylaştırır.

Ücretsiz izin

Ücretsiz izin, kanunda sınırlı hâller dışında bir hak olarak düzenlenmemiştir. Yani çalışan talep edebilir, işveren kabul etmek zorunda değildir; kabul ederse yazılı mutabakat şarttır.

Kanunun kendiliğinden tanıdığı ücretsiz izinler:

• Doğum sonrası analık izni biten kadın çalışanın talebiyle altı aya kadar ücretsiz izin
• Yıllık izin için yol izni: izni işyerinin bulunduğu yerden başka yerde geçirecek çalışana, talep hâlinde dört güne kadar ücretsiz yol izni

Ücretsiz iznin en önemli sonucu şudur: bu süre boyunca sözleşme askıdadır, kıdeme sayılmaz ve SGK primi yatmaz. Yani üç ay ücretsiz izin kullanan çalışanın kıdem tarihi üç ay öteler. Bu, hem yıllık izin hesabını hem kıdem tazminatını doğrudan etkiler.

Belgelendirme

Mazeret izinlerinin çoğu belgeye dayanır: evlilik cüzdanı, doğum belgesi, vefat belgesi, sağlık raporu. Belgenin ne zaman ve nasıl teslim edileceğini önceden yazmak, hem çalışanın zor bir günde belirsizlikle uğraşmasını hem de İK'nın sonradan belge kovalamasını önler.

İyi bir uygulama, izin talebi ekranında hangi tür için hangi belgenin istendiğini o anda göstermektir. Çalışan formu doldururken ne gerektiğini görür, süreç tek turda tamamlanır.

Süreci görünür kılmak

Mazeret izinlerinin çoğu beklenmedik anlarda gelir ve genellikle acildir. Bu yüzden onay zincirinin kısa ve şeffaf olması önemlidir: talep kime gitti, hangi aşamada, ne zaman onaylandı.

Talep akışlarının nasıl kurulacağını ve onay adımlarının nasıl kısaltılacağını izin ve talep süreçleri yazısında ele aldık. Şirket yönetmeliğinin çalışanın kolayca ulaşabileceği bir yerde durması da en az akış kadar önemli — bunun için kurumsal bilgi tabanı yaklaşımına bakabilirsiniz.

Kontrol listesi

• Yönetmelikte her mazeret türü ve gün sayısı yazılı mı?
• Hangi belgenin istendiği talep anında görünüyor mu?
• Ücretsiz izin yazılı mutabakatla mı veriliyor?
• Ücretsiz izin süreleri kıdem hesabından düşülüyor mu?
• Refakat konusundaki şirket yaklaşımı açıkça tanımlı mı?

Şirketin tanıdığı ek izinler

Kanunun saydıkları taban değerlerdir. Birçok şirket bunların üstüne kendi uygulamalarını ekler: evlilikte üç gün yerine beş gün, taşınma izni, çocuğun ilk okul günü için yarım gün, evcil hayvan veteriner izni, doğum günü izni.

Bu ek haklar çalışan deneyimi açısından etkilidir çünkü şirketin çalışanın hayatını gördüğünü gösterir. Ancak iki koşulla: yazılı olmalı ve herkese eşit uygulanmalı. Yöneticinin takdirine bırakılan bir ek izin, hak olmaktan çıkıp iltimas algısı üretir.

Kayıt tutmanın önemi

Mazeret izinleri yıllık izinden düşülmediği için, kayıtları da ayrı tutulmalıdır. Aynı havuzda takip edilen bir sistemde evlilik izni yanlışlıkla yıllık izinden düşülür ve bu genellikle aylar sonra fark edilir.

İzin türlerinin ayrı ayrı tanımlı olduğu bir yapıda, her talebin hangi hakka dayandığı seçim anında belli olur; bakiye doğru havuzdan düşer ve yıl sonu raporu gerçeği yansıtır.

Ayrıca mazeret izinlerinin kullanım oranı, çalışanların haklarını bilip bilmediğinin iyi bir göstergesidir. Bir yıl boyunca hiç ölüm ya da evlilik izni kullanılmamış bir şirkette muhtemelen hak kullanılmıyor değil, biliniyor değildir.

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş niteliği taşımaz.