Zwölf Fragen bei der Auswahl einer Intranet-Software

Die Auswahl eines Intranets wird häufig zum Vergleich von Funktionslisten — und endet an der falschen Stelle: Das Produkt mit der längsten Liste gewinnt, und ein halbes Jahr später nutzt es niemand. Was funktioniert, ist, die eigenen Antworten aufzuschreiben, bevor die erste Demo läuft. Die folgenden zwölf Fragen geben dafür einen Rahmen.

1–4: Umfang und Nutzerkreis

1. Wer wird es tatsächlich nutzen? Nur Büroarbeitsplätze oder auch Außendienst und Filialen? Lautet die Antwort „alle", ist das mobile Erlebnis kein Nebenkriterium, sondern das Hauptkriterium.

2. Welche drei Aufgaben schließen Sie in den ersten drei Monaten ab? Ankündigungen, Urlaubsprozess, Dokumentenordnung? Einführungen mit mehr als drei Zielen bleiben meist auf halbem Weg stehen.

3. Wie viele Standorte und Sprachen? Eine mehrsprachige Oberfläche gehört zu dem, was sich am teuersten nachrüsten lässt.

4. Wer betreibt es? Ein Unternehmen ohne interne Verantwortliche sollte kein Produkt wählen, das für jede Änderung den Anbieter braucht. Wer was verantworten sollte, steht in unserem Betriebsartikel.

5–8: Technik und Sicherheit

5. Wo liegen die Daten und wie werden Mandanten getrennt? Wie ist Ihr Bestand in einem mandantenfähigen Produkt von anderen isoliert? Lautet die Antwort „wir filtern im Anwendungscode", ist Vorsicht geboten; Isolation gehört in die Datenbank. Unseren Ansatz beschreiben wir auf der Sicherheitsseite.

6. Wie fein sind Berechtigungen? Lässt sich eine Ankündigung nur einer Abteilung zeigen, ein Dokument nur Führungskräften öffnen?

7. Wie wird Identität verwaltet? Wird Unternehmens-SSO unterstützt? Gleichen sich Personaldaten mit Ihrem Entra-ID- oder LDAP-Verzeichnis ab, oder werden sie doppelt gepflegt?

8. Sind die Datenschutzpflichten abgedeckt? Versionierte Informationspflichten, Betroffenenanfragen und ein Verarbeitungsnachweis — im Produkt enthalten oder ein Prozess, den Sie selbst bauen? Unser Compliance-Artikel öffnet diese Themen.

9–12: Kaufmännisch und langfristig

9. Wodurch steigt der Preis? Pro Nutzer, pro Modul, pro Gigabyte? Kommen alle drei zusammen, wird Budgetierung zur Schätzung.

10. Zahlen Sie für ungenutzte Module? Ein modulares Produkt sollte für Abgeschaltetes nichts berechnen.

11. Wie bekommen Sie Ihre Daten zurück? In welchem Format werden Dokumente, Ankündigungen und Nutzerliste bei Vertragsende exportiert? Das vor Vertragsschluss schriftlich zu klären, ist deutlich leichter als danach.

12. Wie hoch sind die Gesamtkosten? Lizenz, Einrichtung, Schulung, interner Aufwand und Integrationsarbeit zusammen. Wir listen die Posten im Kostenartikel einzeln auf.

Wie sollten Sie die Demo führen?

Statt einem vorbereiteten Ablauf zu folgen, verlangen Sie Ihr eigenes Szenario. Zum Beispiel: „Morgen früh veröffentliche ich eine Ankündigung zur Gehaltsrunde. Sie geht nur an die gewerblichen Mitarbeitenden, verlangt eine Lesebestätigung, und ich möchte sehen, wer sie nicht gelesen hat. Zeigen Sie mir das live?" Ein Szenario, das in drei Minuten nicht beantwortet wird, ist auch nach dem Go-live nicht einfach.

Geben Sie dasselbe Szenario drei Anbietern, verlässt der Vergleich die Funktionsliste und wird zur realen Nutzung.

Die Auswahlliste auf drei begrenzen

Je länger eine Bewertung dauert, desto später startet das Projekt — nicht desto besser wird die Entscheidung. Drei Produkte gründlich zu testen schlägt fünf oberflächlich. Gründlich heißt: das Produkt mit eigenen Daten anfassen, nicht eine Präsentation ansehen.

Praktisches Vorgehen: Legen Sie in jedem Produkt zehn echte Personen einer Abteilung an, laden Sie eine Richtlinie hoch und veröffentlichen Sie eine Ankündigung. Diese halbtägige Übung zeigt einen erheblichen Teil dessen, was ein dreimonatiger Pilot finden würde — besonders die Unterschiede in der mobilen Nutzung.

Schreiben Sie Ihre Antworten auf diese zwölf Fragen auf eine Seite und schicken Sie dieselbe Seite an alle Anbieter. Identische Fragen mit unterschiedlichen Antworten nebeneinander zu sehen, trägt eine Entscheidung verlässlicher als der Eindruck aus drei getrennten Präsentationen.

An der Entscheidung sollten nicht nur Einkauf und IT beteiligt sein, sondern auch die HR- und Kommunikationsteams, die täglich damit arbeiten. Eine Auswahl, gegen die die Anwender nichts einzuwenden hatten, senkt das Akzeptanzrisiko von Anfang an.

Die Bewertungstabelle

Gewichten und bepunkten Sie die Kriterien: mobiler Zugang, Isolation, Betreibbarkeit und Ausstiegsfreundlichkeit verdienen in den meisten Unternehmen das höchste Gewicht. Optik und Modulanzahl zählen meist weniger als vermutet — ein Modul, das niemand einschaltet, erzeugt keinen Nutzen.

Wo unser eigenes Produkt bei diesen Kriterien steht, zeigen Produktseite und Preise; für alles Weitere schreiben Sie uns.