Doce preguntas antes de elegir un software de intranet

Elegir una intranet suele convertirse en una comparación de listas de funciones y termina en el sitio equivocado: gana el producto con la lista más larga y, seis meses después, nadie lo usa. Lo que funciona es escribir tus propias respuestas antes de ver una sola demostración. Las doce preguntas siguientes ofrecen ese marco.

1–4: alcance y usuarios

1. ¿Quién lo va a usar de verdad? ¿Solo el personal de oficina, o también campo y tienda? Si la respuesta es «todos», la experiencia móvil no es un criterio secundario: es el principal.

2. ¿Qué tres tareas terminarás en los tres primeros meses? ¿Distribución de anuncios, proceso de vacaciones, orden documental? Los despliegues que apuntan a más de tres suelen quedarse a medias.

3. ¿Cuántas sedes e idiomas? Una interfaz multilingüe es de lo más caro de añadir después.

4. ¿Quién lo gestionará? Una empresa sin responsable interno no debería elegir un producto que necesite al proveedor para cada cambio. Lo desarrollamos en nuestro artículo de gestión.

5–8: técnica y seguridad

5. ¿Dónde residen los datos y cómo se separan los inquilinos? En un producto multiempresa, ¿cómo se aíslan tus datos de los del resto? Si la respuesta es «filtramos en el código de la aplicación», ten cuidado; el aislamiento corresponde a la base de datos. Describimos nuestro enfoque en la página de seguridad.

6. ¿Cómo de finos son los permisos? ¿Se puede mostrar un anuncio a un solo departamento o reservar un documento a los responsables?

7. ¿Cómo se gestiona la identidad? ¿Hay SSO corporativo? ¿Los datos de personal se alinean con tu directorio Entra ID o LDAP, o habrá que mantenerlos dos veces?

8. ¿Se cubren tus obligaciones de protección de datos? Información versionada, solicitudes de los interesados y registro de tratamiento: ¿vienen en el producto o son un proceso que tendrás que construir? Nuestro artículo de cumplimiento abre estos temas.

9–12: comercial y largo plazo

9. ¿Qué hace subir el precio? ¿Por usuario, por módulo, por gigabyte? Cuando se combinan los tres, presupuestar se vuelve adivinar.

10. ¿Pagas por módulos que no usas? Un producto modular no debería cobrar por lo que está apagado.

11. ¿Cómo recuperas tus datos? Al terminar el contrato, ¿en qué formato se exportan documentos, anuncios y lista de usuarios? Dejarlo por escrito antes de firmar es mucho más fácil que negociarlo después.

12. ¿Cuál es el coste total? Licencia, implantación, formación, esfuerzo interno e integraciones. Los desglosamos en nuestro artículo de costes.

¿Cómo ver la demostración?

En lugar de seguir un guion preparado, pide tu propio escenario. Por ejemplo: «Mañana publico un anuncio sobre la revisión salarial. Va solo al personal de planta, exige confirmación de lectura y quiero ver quién no lo ha leído. ¿Me lo enseñas en directo?». Un escenario que no se resuelve en tres minutos tampoco será sencillo tras la puesta en marcha.

Dale el mismo escenario a tres proveedores y la comparación abandona la lista de funciones para entrar en el uso real.

Limita la lista corta a tres

Cuanto más se alarga la evaluación, más tarde arranca el proyecto — no mejor se decide. Probar tres productos a fondo supera a hojear cinco. A fondo significa tocar el producto con tus propios datos, no ver una presentación.

Método práctico: carga diez personas reales de un departamento en cada producto preseleccionado, sube una política y publica un anuncio. Ese ejercicio de media jornada revela buena parte de lo que encontraría un piloto de tres meses, sobre todo las diferencias de uso móvil.

Escribe tus respuestas a estas doce preguntas en una página y envía la misma página a todos los proveedores. Ver a productos distintos responder a preguntas idénticas, uno al lado del otro, sostiene una decisión mucho mejor que la impresión de tres presentaciones separadas.

En la reunión de decisión deben estar los equipos de RR. HH. y comunicación interna que convivirán a diario con la herramienta, no solo compras y sistemas. Una elección a la que los usuarios no pusieron objeciones reduce desde el principio el riesgo de adopción.

La tabla de puntuación

Pondera y puntúa los criterios: acceso móvil, aislamiento, facilidad de gestión y facilidad de salida merecen el mayor peso en la mayoría de empresas. El acabado visual y el número de módulos suelen importar menos de lo que se cree: un módulo que nadie enciende no produce valor.

Para ver dónde queda nuestro producto en estos criterios, la página de producto y los precios son un buen inicio; escríbenos para lo demás.