Douze questions à poser avant de choisir un intranet

Le choix d'un intranet se transforme souvent en comparaison de listes de fonctionnalités, et finit au mauvais endroit : le produit avec la plus longue liste l'emporte, et six mois plus tard personne ne l'utilise. Ce qui fonctionne, c'est d'écrire vos propres réponses avant la première démonstration. Les douze questions ci-dessous en donnent le cadre.

1–4 : périmètre et utilisateurs

1. Qui va réellement l'utiliser ? Uniquement les postes de bureau, ou aussi le terrain et les magasins ? Si la réponse est « tout le monde », l'expérience mobile n'est pas un critère secondaire : c'est le critère principal.

2. Quelles trois tâches terminerez-vous les trois premiers mois ? Diffusion des annonces, processus de congés, mise en ordre documentaire ? Les déploiements qui visent plus de trois objectifs s'arrêtent souvent à mi-chemin.

3. Combien de sites et de langues ? Une interface multilingue fait partie de ce qui coûte le plus cher à ajouter après coup.

4. Qui l'exploitera ? Une entreprise sans référent interne ne devrait pas choisir un produit qui exige le prestataire pour chaque modification. Nous détaillons la répartition dans notre article sur l'exploitation.

5–8 : technique et sécurité

5. Où résident les données et comment les locataires sont-ils séparés ? Dans un produit mutualisé, comment vos données sont-elles isolées de celles des autres ? Si la réponse est « nous filtrons dans le code applicatif », soyez prudent ; l'isolation relève de la base de données. Nous décrivons notre approche sur la page sécurité.

6. Quelle finesse d'habilitation ? Peut-on montrer une annonce à un seul service, réserver un document aux managers ?

7. Comment l'identité est-elle gérée ? Le SSO d'entreprise est-il pris en charge ? Les données collaborateurs s'alignent-elles sur votre annuaire Entra ID ou LDAP, ou seront-elles saisies deux fois ?

8. Vos obligations RGPD sont-elles couvertes ? Mentions d'information versionnées, demandes des personnes concernées, registre de traitement : dans le produit, ou un processus à construire ? Notre article conformité ouvre ces sujets.

9–12 : commercial et long terme

9. Qu'est-ce qui fait monter le prix ? Par utilisateur, par module, par gigaoctet ? Quand les trois se combinent, le budget devient une estimation.

10. Payez-vous les modules inutilisés ? Un produit modulaire ne devrait pas facturer ce qui est désactivé.

11. Comment récupérez-vous vos données ? À la fin du contrat, sous quel format sont exportés documents, annonces et liste d'utilisateurs ? Le faire écrire avant la signature est bien plus simple qu'après.

12. Quel est le coût total ? Licence, mise en place, formation, effort interne et intégrations réunis. Nous détaillons les postes dans notre article sur les coûts.

Comment mener la démonstration ?

Plutôt que de suivre un déroulé préparé, exigez votre propre scénario. Par exemple : « Demain matin je publie une annonce sur les augmentations. Elle ne va qu'aux équipes de production, elle exige un accusé de lecture, et je veux voir qui ne l'a pas lue. Vous me le montrez en direct ? » Un scénario qui ne trouve pas sa réponse en trois minutes ne sera pas simple après la mise en service non plus.

Donnez le même scénario à trois prestataires et la comparaison quitte la liste de fonctionnalités pour l'usage réel.

Limitez la liste courte à trois

Plus l'évaluation s'étire, plus le projet démarre tard — la décision n'en devient pas meilleure. Tester trois produits en profondeur vaut mieux que d'en survoler cinq. En profondeur signifie toucher le produit avec vos propres données, pas assister à une présentation.

Méthode concrète : chargez dix personnes réelles d'un service dans chaque produit retenu, déposez une politique et publiez une annonce. Cette demi-journée révèle une bonne part de ce qu'un pilote de trois mois trouverait, en particulier les écarts d'usage mobile.

Écrivez vos réponses à ces douze questions sur une page et envoyez la même page à chaque prestataire. Voir des produits différents répondre à des questions identiques, côte à côte, fonde bien mieux une décision que l'impression laissée par trois présentations séparées.

La réunion de décision doit inclure les équipes RH et communication interne qui vivront avec l'outil, pas seulement les achats et la DSI. Un choix auquel les utilisateurs n'ont rien objecté réduit d'emblée le risque d'adoption.

La grille de notation

Pondérez et notez les critères : accès mobile, isolation, facilité d'exploitation et facilité de sortie méritent le poids le plus élevé dans la plupart des entreprises. Le soin visuel et le nombre de modules comptent généralement moins qu'on ne le croit — un module que personne n'active ne produit aucune valeur.

Pour situer notre produit sur ces critères, la page produit et les tarifs sont un bon point de départ ; écrivez-nous pour le reste.