Адаптация новичка: не оставлять первые 30 дней на волю случая

Первая неделя формирует то устойчивое впечатление, которое новый сотрудник сохраняет о компании. И всё же в большинстве организаций её оставляют на волю случая: ноутбук не готов, никто не знает, кто что делает, и половина первого дня уходит на вопрос «а у кого это спросить?».

Задача модуля адаптации — превратить эту неделю в процесс, не сводя при этом тёплый приём к документу.

Адаптация состоит из трёх задач

Если их смешать, ни одна не пройдёт как надо:

1. Подготовка — всё до первого дня: техника, учётные записи, доступы, рабочее место.
2. Знакомство — компания, команда, процессы, инструменты.
3. Вход в работу — собственно работа; обычно первые 90 дней.

Настоящий вклад модуля лежит в первом и втором шаге. Третий принадлежит руководителю и в шаблон не укладывается.

Список задач: кто, когда, что

У хорошего шаблона адаптации три колонки: задача, ответственный и срок (дни до или после выхода). Например:

• Подготовить ноутбук — ИТ — за 3 дня до выхода
• Создать учётные записи и доступы — ИТ — за 1 день
• Встреча и знакомство с командой — руководитель — день 1
• Обучение по охране труда и защите данных — HR — первая неделя
• Разговор на 30-й день — руководитель — день 30

Главное, чтобы ответственными были люди. Не «ИТ», а имя. Коллективная ответственность и здесь превращается в отсутствие ответственности.

Первый день

Цель первого дня — не передать знания, а дать почувствовать, что человека ждали и к нему подготовились. Это создают три мелочи: техника готова, команду предупредили заранее, и никто не обедает в одиночку.

На стороне интранета этому соответствует следующее: новички появляются на главной странице, а сам человек при первом входе видит свой список адаптации. Показать три пункта первого дня вместо двадцати — значит заметно поднять долю выполнения.

Программа наставничества

Одна из самых дешёвых и действенных практик: закрепить за новичком сопровождающего, который не является его руководителем. Он становится адресом для вопросов, которые стесняются задавать.

Задача сопровождающего — не обучать, а быть доступным. Фиксация этого назначения в системе делает так, что новый человек знает, к кому идти, а сопровождающий видит свою роль.

Доступ к информации: научить искать

Больше всего новичку нужен не документ, а умение находить документы. Вместо того чтобы заставлять читать пять политик, дольше держится другое: показать, как найти нужное — как работает поиск, как через справочник выйти на человека, какой вопрос кому адресуется.

Поэтому модуль адаптации обретает смысл только рядом с документальным центром и справочником — последний мы разбираем в отдельной статье.

Различать удалёнку и «поле»

Адаптация человека, который никогда не приходит в офис, не идёт по тому же шаблону. Тому, кто стартует удалённо, нужны отправка техники, цифровое приветствие и более частые точки контакта. В магазине или в полевой команде адаптация в основном происходит на месте; там система должна работать на телефоне и быть короткой.

Большинство компаний с единственным шаблоном видят падение доли выполнения именно во второй группе.

Подогнать шаблон под роль

Единый шаблон для разных ролей оказывается либо избыточным, либо недостаточным. Первая неделя разработчицы и первая неделя продавца в магазине имеют мало общего.

Практичен двухслойный шаблон: общие пункты (учётные записи, обязательное обучение, знакомство с компанией) и специфичные для роли (доступ к автомобилю, инструктаж на месте, право работы с кассой). Общий слой определяется один раз, специфичный дополняет соответствующий руководитель. Так стандарт сохраняется, а шаблон совпадает с реальной работой.

Не забыть и про выход

Зеркало адаптации — процесс увольнения, и его обычно упускают: возврат техники, закрытие доступов, заметки по передаче дел, выходное интервью. Та же логика списка задач работает и здесь, а для защиты данных она важна: какие данные остаются и как долго, определяется именно в этом процессе. Подробности — в статье о соответствии требованиям.

Измерение

Достаточно трёх показателей:

• Доля выполнения — какая часть назначенных задач сделана вовремя?
• Готовность к первому дню — были ли техника и учётные записи на месте к приходу человека?
• Обратная связь на 30-й день — короткий опрос: чего ты не нашёл, чего не хватало?

Третий прямо пишет следующий шаблон. Ответственность за процесс и регулярные проверки мы разбираем в статье об эксплуатации.