İşten ayrılış (offboarding) kontrol listesi

İstifa ya da fesih bildiriminden son güne ve sonrasına: İK, BT, yönetici ve muhasebe için sorumlu ve tarih alanlı çıkış süreci listesi; bilgi devri ve erişim kapatma dahil.

Nasıl kullanılır

Bildirim geldiği gün açılır; ihbar süresi boyunca ilerler, son günden sonra da iki hafta açık kalır (erişim kontrolü ve belge teslimi için). Her madde bir sorumluya ve tarihe bağlıdır.

Ayrılma sebebi ne olursa olsun süreç aynıdır. Kötü biten bir ayrılıkta eksik bırakılan madde (kapatılmamış erişim, teslim edilmemiş cihaz) en pahalıya mal olandır.

Bildirim günü

☐ İK — Yazılı bildirim alındı (istifa dilekçesi / fesih bildirimi), tarih kaydedildi · Tarih: ____
☐ İK — İhbar süresi hesaplandı (kıdeme göre 2/4/6/8 hafta) ve son çalışma günü belirlendi · Tarih: ____
☐ İK — İş arama izni planlandı (ihbar süresinde günde en az 2 saat, İş K. 27) · Tarih: ____
☐ Yönetici — Ekibe bildirim zamanı ve şekli kararlaştırıldı (ayrılan kişiyle birlikte) · Tarih: ____
☐ BT — Çıkış tarihi BT'ye iletildi; erişim kapatma tarihi takvime girildi · Tarih: ____

İhbar süresi — bilgi devri

☐ Yönetici — Devir teslim dokümanı açıldı: devam eden işler, kişiler, şifreli olmayan sistem bilgileri, "yalnızca ben biliyorum" listesi · Tarih: ____
☐ Yönetici — Her devam eden iş için devralan kişi atandı · Tarih: ____
☐ Çalışan — Ortak dokümanlar kişisel sürücüden ortak alana taşındı; kişisel dosya kalmadı · Tarih: ____
☐ Çalışan — Dış paydaşlara (müşteri, tedarikçi) yeni muhatap bildirildi · Tarih: ____
☐ Yönetici — Devralanla ayrılan kişi arasında en az bir ortak çalışma günü planlandı · Tarih: ____
☐ İK — Çıkış görüşmesi planlandı (son haftadan önce; son gün duygusal yük taşır) · Tarih: ____

Son hafta

☐ İK — Çıkış görüşmesi yapıldı; ayrılma sebebi kategorize edildi (ücret / yönetici / gelişim / kişisel / diğer) · Tarih: ____
☐ İK — Kullanılmayan yıllık izin gün sayısı hesaplandı; ücreti son bordroya alındı · Tarih: ____
☐ Muhasebe — Kıdem tazminatı (hak doğduysa), ihbar tazminatı (süre kullandırılmadıysa), hak edilmiş prim/ikramiye hesaplandı · Tarih: ____
☐ İK — Çalışma belgesi hazırlandı (İş K. 28 — istenmese de verilmesi zorunlu) · Tarih: ____
☐ Yönetici — Devir teslim dokümanı devralan tarafından onaylandı · Tarih: ____

Son gün

☐ BT — Zimmetli cihazlar teslim alındı, zimmet kapatıldı (bilgisayar, telefon, kart, anahtar, araç) · Tarih: ____
☐ BT — Tüm erişimler kapatıldı: dizin hesabı, e-posta, intranet, VPN, SaaS uygulamaları, ortak şifreler değiştirildi · Tarih: ____
☐ BT — E-posta yönlendirme / otomatik cevap kuruldu; süresi: [__ gün] · Tarih: ____
☐ İK — İbraname imzalatıldı (fesihten en az 1 ay sonra düzenlenmesi geçerlilik şartıdır — bkz. Borçlar K. 420; tarihine dikkat) · Tarih: ____
☐ İK — İntranet profili "ayrıldı" durumuna alındı; rehber ve org şemasından düştü · Tarih: ____
☐ Yönetici — Uğurlama (ekip kararına göre) · Tarih: ____

Son günden sonra

☐ İK — SGK işten ayrılış bildirgesi verildi (10 gün içinde) · Tarih: ____
☐ Muhasebe — Son bordro ve tüm ödemeler yapıldı; kıdem tazminatı gelir vergisinden istisna, damga vergisi kesildi · Tarih: ____
☐ İK — Özlük dosyası kapatıldı; saklama süresi etiketlendi (aydınlatma metnindeki süre) · Tarih: ____
☐ BT — 14. gün: erişim kontrolü — kapalı olması gereken her hesap gerçekten kapalı mı? · Tarih: ____
☐ İK — Çıkış görüşmesi notu aylık devir raporuna girdi · Tarih: ____
☐ İK — Bu listenin kendisi güncellendi: bu ayrılışta eksik kalan madde eklendi · Tarih: ____

Ölçüm

İki sayı: son gün itibarıyla kapatılmamış erişim sayısı (hedef sıfır) ve devir teslim dokümanı olmadan ayrılan kişi oranı (hedef sıfır). Üçüncüsü ayrılma sebebi dağılımı — üç ay üst üste aynı sebep, sürecin değil şirketin sorunudur.