تطبيق الإنترانت: خطة الأيام التسعين الأولى خطوة بخطوة

معظم مشاريع الإنترانت لا تفشل لأسباب تقنية بل لضعف التبنّي. النظام يعمل، والمحتوى يُدخل، ومع الشهر الثالث ينخفض عدد المستخدمين اليوميين. والخطة التالية تقسم الأيام التسعين الأولى إلى ثلاث مراحل لمنع ذلك تحديداً.

الأيام 1–30: نطاق ضيّق ومحتوى حقيقي

يخدم الشهر الأول غرضاً واحداً: ألّا تُطلق إنترانت فارغاً. فإن لم ير الموظف شيئاً مفيداً في أول زيارة، لن تكون هناك زيارة ثانية.

• الأسبوع 1 — تحديد النطاق. ابدأ بثلاث وحدات فقط: الإعلانات والدليل والوثائق. واترك البقية مُطفأة عن قصد.
• الأسبوع 2 — البيانات التنظيمية. شجرة الأقسام والمديرون وقائمة الموظفين. وإن كان لديك دليل مؤسسي، فأنشئ المطابقة الآن؛ فمسك البيانات نفسها مرتين يُتعب منذ الشهر الأول.
• الأسبوع 3 — المحتوى. ارفع العشرين وثيقة الأكثر طلباً. فعبارة «لننقل كل شيء» تلتهم شهوراً، بينما الوثائق الأكثر طلباً تنتج معظم الفائدة.
• الأسبوع 4 — المجموعة التجريبية. من 20 إلى 40 شخصاً من أقسام مختلفة، ويجب أن تضم فريقاً ميدانياً.

الأيام 31–60: التجربة والتصحيح

المشروع التجريبي ليس عرضاً توضيحياً بل مدّة يُنجَز فيها عمل حقيقي. في هذا الشهر يجب أن تُنشر الإعلانات فعلاً في الإنترانت وألّا تُكرَّر بالبريد بالتوازي. فالنشر المتوازي يجعل نتيجة التجربة غير قابلة للقياس.

ثلاثة أمور تُقاس:

1. نسبة المستخدمين النشطين أسبوعياً. ما نسبة المجموعة التجريبية التي تدخل مرة أسبوعياً على الأقل؟
2. نسبة قراءة الإعلانات. كم شخصاً فتح الإعلان الحرج، وكم أكّد قراءته؟
3. الملاحظات. ما الذي لم يجدوه؟ جواب هذا السؤال يعيد كتابة القائمة عادةً.

اختم التجربة دائماً بجولة تصحيح. وأكثر ما يظهر هو تسميات القائمة وتخطيط الصفحة الرئيسية والاستخدام على الهاتف.

الأيام 61–90: الإطلاق والعادة

ينبغي أن يكون الافتتاح العام حملة لا بريداً إلكترونياً. ثلاث ممارسات ناجحة:

• مهمة إلزامية واحدة. في أسبوع الإطلاق، مهمة حقيقية لا يمكن إنجازها إلا في الإنترانت: تعبئة استطلاع أو تأكيد قراءة سياسة.
• المديرون أولاً. إن أرسل رؤساء الأقسام أول إعلان لفرقهم عبر الإنترانت، انتشرت العادة من الأعلى إلى الأسفل.
• أغلق القناة القديمة. ما دامت مجموعة المحادثة مفتوحة للإعلانات، سيبقى الإنترانت في المرتبة الثانية.

وفي نهاية الشهر الثالث افتح الموجة الثانية: الطلبات والتقدير والاستطلاعات. وسبب هذا الترتيب أن كل وحدة تُضاف قبل أن تصير الموجة الأولى عادةً تزاحم الانتباه. ويمكنك مراجعة المجموعة كاملة في صفحة الوحدات.

نقل المحتوى: ماذا ننقل؟

الرغبة في نقل كل شيء من البوابة القديمة هي الفخّ الذي يؤخّر التطبيق أكثر من غيره. والذي ينجح هو الفرز في ثلاثة صناديق.

يُنقل: الوثائق التي استُخدمت فعلاً خلال العام الماضي، وهي سارية ولها مسؤول معروف. وفي معظم الشركات أقل من عشرة بالمئة من الأرشيف.

يُعاد كتابته: وثائق مضمونها صالح لكن شكلها قديم. وإعادة كتابتها ضمن البنية الجديدة أسرع من نقلها كما هي.

يُؤرشف: كل ما لم يعد يُستخدم. لا يُحذف لكنه لا يدخل الإنترانت الجديد أيضاً.

وأسرع طريقة لهذا الفرز هي النظر في سجلات الوصول في النظام القديم. فنقل وثيقة لم تُفتح قط لا يفعل سوى تلويث البحث.

أربعة أخطاء شائعة

تشغيل كل الوحدات في اليوم الأول. تزدحم الصفحة الرئيسية ولا يتبنّى أحد شيئاً.

عدم تعيين مسؤولي محتوى. كل قسم يحتاج اسماً؛ وإلا تقادم المحتوى خلال ستة أشهر. وقد فصّلنا ذلك في مقال مسؤولية المحتوى.

تأجيل الهاتف. بالنسبة لفرق الميدان، الهاتف ليس قناة ثانية بل القناة الوحيدة.

عدم القياس. بلا أرقام يتحوّل سؤال «هل نجح؟» بعد ستة أشهر إلى نقاش آراء.

ماذا ينبغي أن ترى في اليوم التسعين؟

في تطبيق سليم، تتجاوز نسبة المستخدمين النشطين أسبوعياً 60 بالمئة بنهاية الشهر الثالث، وتقترب الإعلانات الحرجة من 80 بالمئة قراءة، وتتراجع الأسئلة المتكرّرة إلى الموارد البشرية بوضوح. وإن غابت هذه الأرقام الثلاثة، فالمشكلة عادةً ليست في المنتج بل في نطاق رُسم واسعاً أكثر مما ينبغي.

ولضبط الميزانية مسبقاً راجع مقال التكلفة، ولمقارنة المورّدين دليل الاختيار.