Intranet yazılımı seçerken sorulması gereken 12 soru

Intranet seçimi çoğu zaman özellik listesi karşılaştırmasına dönüşür ve yanlış yerde biter: en uzun listeye sahip ürün kazanır, ama altı ay sonra kimse kullanmaz. İşe yarayan yaklaşım, demo izlemeden önce kendi cevaplarınızı yazmaktır. Aşağıdaki on iki soru bunun için bir çerçeve sunar.

1–4: Kapsam ve kullanıcı

1. Kimler kullanacak? Yalnızca masabaşı çalışanlar mı, saha ve mağaza ekipleri de mi? Cevap "hepsi" ise mobil deneyim ikincil bir özellik değil, ana kriterdir.

2. İlk üç ayda hangi üç işi bitireceksiniz? Duyuru dağıtımı mı, izin süreci mi, doküman düzeni mi? Üçten fazlasını hedefleyen kurulumların çoğu yarım kalır.

3. Kaç lokasyon ve kaç dil var? Çok dilli arayüz sonradan eklenmesi en pahalı özelliklerden biridir.

4. Kim yönetecek? İç kaynağı olmayan bir şirket, her değişiklik için tedarikçiye bağımlı kalacak bir ürün seçmemelidir. Yönetimin kimde olacağını yönetim yazımızda ayrıntılandırdık.

5–8: Teknik ve güvenlik

5. Veri nerede duruyor, kiracılar nasıl ayrılıyor? Çok kiracılı bir üründe şirketinizin verisi başka şirketlerinkinden nasıl izole ediliyor? Cevap "uygulama kodunda filtreliyoruz" ise dikkatli olun; izolasyonun veritabanı seviyesinde uygulanması gerekir. Bizim yaklaşımımızı güvenlik sayfasında anlattık.

6. Yetkilendirme ne kadar ince? Bir duyuruyu yalnızca belirli bir departmana göstermek, bir belgeyi yalnızca yöneticilere açmak mümkün mü?

7. Kimlik yönetimi nasıl? Kurumsal SSO destekleniyor mu? Çalışan verisi Entra ID ya da LDAP dizininizle eşleşiyor mu, yoksa iki yerde ayrı ayrı mı güncellenecek?

8. KVKK yükümlülükleri karşılanıyor mu? Aydınlatma metni sürümü, veri sahibi başvurusu ve çalışan verisinin işlenme kaydı üründe var mı, yoksa sizin mi kuracağınız bir süreç mi? KVKK yazımız bu başlıkları açıyor.

9–12: Ticari ve uzun vade

9. Fiyat neye göre artıyor? Kullanıcı başına mı, modül başına mı, depolama başına mı? Üçünün birleştiği modellerde bütçe tahmini zorlaşır.

10. Kullanmadığınız modüller için ödüyor musunuz? Modüler bir ürün, açık olmayan modül için ücret almamalıdır.

11. Verinizi nasıl geri alırsınız? Sözleşme bittiğinde belgeler, duyurular ve kullanıcı listesi hangi formatta dışa aktarılır? Bu sorunun cevabını satın alma öncesinde yazılı almak, sonradan pazarlık etmekten çok daha kolaydır.

12. Toplam maliyet nedir? Lisans, kurulum, eğitim, iç yönetim eforu ve entegrasyon geliştirmesinin toplamı. Kalemleri maliyet yazımızda tek tek çıkardık.

Demoyu nasıl izlemeli?

Hazır bir demo akışını izlemek yerine kendi senaryonuzu isteyin. Örneğin: "Yarın sabah bir zam duyurusu yayımlayacağım; yalnızca mavi yaka çalışanlara gidecek, okundu onayı isteyeceğim ve kimlerin okumadığını göreceğim. Bunu bana canlı yapar mısınız?" Üç dakikada cevaplanamayan senaryolar, kurulumdan sonra da kolay olmayacaktır.

Aynı senaryoyu üç farklı tedarikçiye verirseniz karşılaştırma özellik listesinden çıkıp gerçek kullanıma taşınır.

Bu on iki sorunun cevabını bir sayfaya yazın ve tedarikçilere aynı sayfayı gönderin. Aynı soruya farklı ürünlerin verdiği cevapları yan yana görmek, izlediğiniz üç ayrı sunumun bıraktığı izlenimden çok daha güvenilir bir karar zemini üretir.

Kısa listeyi üçten fazla tutmayın

Değerlendirme uzadıkça karar kalitesi artmaz, yalnızca proje gecikir. Beş tedarikçiyi yüzeysel incelemek yerine üçünü derinlemesine denemek daha iyi sonuç verir. Derinlemesine demek, sunumu izlemek değil, ürüne kendi verinizle dokunmak demektir.

Pratik yöntem şudur: kısa listedeki her ürüne gerçek bir departmanın on kişilik verisini girin, bir politika belgesini yükleyin ve bir duyuru yayımlayın. Bu yarım günlük egzersiz, üç aylık bir pilotun bulacağı sorunların önemli bir kısmını önceden gösterir — özellikle mobil kullanımdaki farkları.

Karar toplantısına yalnızca satın alma ve BT değil, ürünü günlük kullanacak İK ve iç iletişim ekipleri de katılmalıdır. Kullanacak ekibin itiraz etmediği bir seçim, benimsenme riskini baştan azaltır.

Karar tablosu

Kriterleri ağırlıklandırın ve puanlayın: mobil erişim, izolasyon, yönetilebilirlik ve çıkış kolaylığı çoğu şirkette en yüksek ağırlığı hak eder. Görsel zenginlik ve modül sayısı ise genellikle sanıldığından daha az önemlidir — çünkü açılmayan modül fayda üretmez.

Kendi ürünümüzün bu kriterlerde nerede durduğunu görmek isterseniz ürün sayfamız ve fiyatlandırma sayfamız başlangıç için yeterli; sorularınız için bize yazabilirsiniz.

Kadro elli kişinin altındaysa ihtiyaç eşiği ve asgari kurulum farklı işler; bu ölçeğe özgü kararları küçük işletmeler için intranet yazısında ayrıca ele aldık. Microsoft ekosistemi kullanan kurumlar için intranet mi SharePoint mi ve Teams varken intranete gerek var mı yazıları karşılaştırmayı somutlaştırıyor.

Google ekosistemi kullanan kurumlar için aynı karşılaştırmayı Google Workspace varken intranete gerek var mı yazısında, Slack kullananlar için Slack intranet yerine geçer mi yazısında yaptık. Bütçe tarafını savunulabilir bir iş vakasına dönüştürmek isterseniz intranet yatırımının geri dönüşü yazısındaki yöntem kullanılabilir.

Sektörünüze göre bakın

İhtiyaçlar sektöre göre belirgin şekilde ayrışır: perakendede kampanya kurulumunun doğrulanması, üretimde vardiya devri ve İSG kaydı, sağlıkta prosedürün yürürlükteki sürümü öne çıkar.

Kendi bağlamınıza en yakın olanı okumak, genel bir seçim listesinden daha hızlı sonuç verir: perakende zinciri, üretim ve fabrika, lojistik ve taşımacılık, sağlık kuruluşu, otel ve turizm, inşaat ve şantiye, çağrı merkezi, franchise ve bayi ağı, eğitim kurumu ve bilişim şirketi ve ajans.