Alumni ağı: eski çalışanlarla bağı korumak neden işe yarıyor?

Çoğu şirkette işten ayrılan çalışanla ilişki, çıkış günü bitiyor. Erişimler kapanıyor, gruplardan çıkarılıyor ve isim listeden siliniyor.

Oysa ayrılan çalışan, şirketin en geniş ve en az kullanılan ağlarından biri: sektörü biliyor, şirketi biliyor ve hakkında konuşuyor.

Alumni ağının değeri

Geri dönen çalışanlar. Sektörden sektöre değişmekle birlikte, eski çalışanların bir kısmı yıllar içinde geri dönüyor. Bu kişiler için işe alım süresi kısa, uyum süresi neredeyse yok ve işe alım maliyeti düşük.

Referans kaynağı. Eski çalışanlar, şirketin çalışma biçimini bilerek aday öneriyor. Referansla gelen adayların kalitesi genellikle yüksek çıkıyor.

İş geliştirme. Ayrılan çalışanlar başka şirketlerde çalışıyor ve bazıları müşteri, tedarikçi ya da iş ortağı konumuna geliyor.

İşveren markası. Ayrılanların şirket hakkında ne söylediği, işveren markasının en güvenilir kaynağı. Aday, şirketin kendi anlattığından çok eski çalışanın söylediğine bakıyor.

Marka boyutunu işveren markası ve iç taraf, referans programını iç iş ilanları ve referans programı yazısında ele aldık.

Ayrılma biçimi belirleyici

Alumni ağı, çıkış sürecinin kalitesi üzerine kuruluyor. Kötü yönetilen bir ayrılık, hiçbir alumni programıyla telafi edilemiyor.

İyi bir çıkış süreci: ayrılma sebebinin dinlenmesi, devir teslimin düzenli yapılması, son günün kayıtsız geçmemesi ve teşekkür edilmesi.

Bu dördü yapıldığında alumni daveti doğal karşılanıyor; yapılmadığında davet, samimiyetsiz görünüyor.

Süreci işten ayrılma süreci ve çıkış işlemleri ve çıkış mülakatı yazılarında ele aldık.

Örnek: geri dönen çalışan

Bir şirketten kıdemli bir çalışan ayrılıyor. Çıkış süreci düzgün yürütülüyor, devir teslim tamamlanıyor ve ayrılırken kapının açık olduğu söyleniyor.

İki yıl sonra aynı kişi, benzer bir pozisyon açıldığında başvuruyor. İşe alım süreci normalin çok altında sürüyor: kültür uyumu bilinen, referansları içeride olan bir aday.

Dahası, geri dönen kişi bu iki yılda başka bir şirkette edindiği deneyimi getiriyor. Ayrılma, ikisi için de kayıp olmamış oluyor.

Buradaki kritik nokta, ayrılma anındaki tutum. «Bizi bırakıp gidiyorsun» tepkisiyle biten bir ayrılık, bu senaryoyu baştan imkânsız kılıyor.

Kanal seçimi

Alumni iletişimi için üç seçenek var ve her birinin kısıtı farklı:

Ayrı bir alumni alanı (intranet dışında). En temiz çözüm: eski çalışanlar şirket sistemlerine erişmiyor, yalnızca kendilerine açılmış bir alana giriyor.

E-posta bülteni. En düşük maliyetli. Dönemsel bir haber özeti ve açık pozisyonlar yeterli olabiliyor.

Sosyal ağ grubu. Kurması kolay, ama içerik kontrolü ve kişisel veri açısından sorunlu.

Ne yapılmaması gerektiği daha net: eski çalışanlara kurumsal intranet erişimi bırakılmamalı. İç duyuruların, doküman merkezinin ve çalışan rehberinin şirket dışına açılması, ciddi bir bilgi güvenliği açığı.

Erişim kapatmanın yapısını çalışan verisi ve yetki modeli yazısında ele aldık.

KVKK sınırları

Alumni programının hukuki tarafı, çoğu şirkette atlanıyor.

İş ilişkisi sona erdikten sonra kişisel verinin işlenmesi, iş sözleşmesine dayanamıyor. Alumni iletişimi için ayrı bir hukuki dayanak gerekiyor ve pratikte bu genellikle açık rıza oluyor.

Bu nedenle: alumni ağına katılım çıkış sürecinde ayrıca sorulmalı, kişisel e-posta adresi rızayla alınmalı, çıkma (abonelikten ayrılma) yolu her iletişimde bulunmalı ve rıza vermeyenlerin verisi saklama süresi sonunda silinmeli.

Çerçeveyi KVKK uyumlu intranet ve KVKK veri işleme envanteri yazılarında ele aldık.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; alumni iletişiminin hukuki dayanağı şirketin uygulamasına göre değişir. Programı kurmadan önce hukuk veya uyum biriminizin görüşünü alın.

Ne paylaşılmalı, ne paylaşılmamalı?

Alumni ağında paylaşılabilecekler: açık pozisyonlar, şirketin kamuya açık haberleri, sektör etkinlikleri, alumni buluşmaları ve ürün duyuruları.

Paylaşılmaması gerekenler: iç duyurular, finansal veriler, müşteri bilgileri, çalışan listesi ve organizasyon değişiklikleri.

Ayrım basit: kamuya açıklanabilecek her şey paylaşılabilir, gerisi paylaşılamaz. Ayrıca ayrılan çalışanın rekabet ve gizlilik yükümlülükleri sürüyor; çerçevesini rekabet yasağı ve gizlilik sözleşmesi yazısında ele aldık.

Programı yaşatmak

Alumni programlarının çoğu, kurulduktan altı ay sonra sessizleşiyor. Yaşatan şey içerik değil ritim: düzenli ve öngörülebilir bir temas.

Üç ayda bir gönderilen kısa bir bülten, ayda bir gönderilen ama üçüncü aydan sonra kesilen bir akıştan daha iyi çalışıyor.

Yılda bir alumni buluşması, ağın canlı kalmasının en etkili yolu — ve aynı zamanda referans akışının en yoğun olduğu an.

Topluluk yönetimi yaklaşımını kurumsal topluluklar ve kulüpler yazısında ele aldık.

Sık sorulan sorular

Her ayrılan davet edilmeli mi? Hayır. Haklı fesihle ayrılanlar ve ilişkisi olumsuz sonlananlar kapsam dışında kalabiliyor; kriter yazılı olmalı ve tutarlı uygulanmalı.

Kim sahiplenmeli? İK ya da işveren markası ekibi. Sahipsiz alumni programları yürümüyor.

Ölçülebilir mi? Evet: geri dönen çalışan sayısı, alumni kaynaklı aday sayısı, bülten açılma oranı ve buluşma katılımı.

Küçük şirkette anlamlı mı? Daha da anlamlı. 50 kişilik bir şirkette her ayrılan, ağın görece büyük bir parçası oluyor.