İşten ayrılma süreci: çıkış işlemleri kontrol listesi

İşe alım süreçleri çoğu şirkette tanımlıdır; çıkış süreçleri genellikle değildir. Oysa çıkış, hem bilgi güvenliği hem kurumsal hafıza açısından işe alımdan daha risklidir: yanlış yönetilen bir ayrılış, kapatılmamış bir erişim ya da devredilmemiş bir müşteri ilişkisi bırakır.

Süreç ne zaman başlar?

Çıkış süreci istifa mektubunun ya da fesih bildiriminin verildiği gün başlar, son iş gününde değil. Aradaki ihbar süresi devir teslim için ayrılmış zamandır ve iyi kullanılırsa kurumsal hafızanın büyük kısmı korunur.

Dört başlık, tek liste

Çıkış işlemleri dört alana ayrılır ve her birinin ayrı sorumlusu vardır.

1. İnsan kaynakları

• Fesih ya da istifa belgesinin alınması
• Kıdem ve ihbar hesabının yapılması
• Kullanılmayan yıllık izinlerin ücrete çevrilmesi
• SGK çıkış bildirgesi ve çalışma belgesi
• İş arama izninin planlanması

2. Yönetici ve ekip

• Devredilecek işlerin listelenmesi
• Devralacak kişinin belirlenmesi
• Devir teslim toplantısının yapılması
• Devam eden proje ve müşteri ilişkilerinin aktarılması
• Ekip içi duyurunun zamanlaması

3. Bilgi teknolojileri

• Hesap erişimlerinin kapatılması (son iş gününde, öncesinde değil)
• E-posta yönlendirmesinin kurulması
• Paylaşılan dosya ve klasör sahipliğinin devri
• VPN, uygulama ve üçüncü taraf hesap erişimlerinin iptali
• Cihaz şifrelerinin sıfırlanması

4. İdari işler

• Zimmetli varlıkların iadesi: dizüstü, telefon, kart, anahtar
• Yemek kartı ve servis kaydının kapatılması
• Otopark ve bina giriş yetkisinin kaldırılması

En sık atlanan adım

Deneyimde en çok atlanan madde, üçüncü taraf uygulamalardaki erişimlerdir. Şirketin kendi sistemlerinden çıkış yapılır ama tasarım aracı, bulut depolama, analiz paneli ya da sosyal medya hesabı gibi dışarıdan alınan servislerdeki hesap açık kalır. Bunun fark edilmesi genellikle aylar sürer.

Çözüm, kullanılan tüm servislerin merkezî bir listesinin olması ve çıkış listesinin bu listeden üretilmesidir. Kimlik ve dizin entegrasyonu kurulmuşsa, merkezî hesabın kapatılması bağlı servislerin çoğunu birlikte kapatır — bu, tek tek kapatmaya göre hem hızlı hem güvenilirdir.

Devir teslim belgesi

Devir teslimi sözlü yapmak, en iyi ihtimalle eksik yapmaktır. Yazılı bir devir belgesi şunları içermeli:

• Devam eden işler ve son durumları
• Kritik dosyaların nerede olduğu
• Düzenli tekrar eden görevler ve takvimleri
• Dış paydaş iletişim bilgileri
• "Sadece benim bildiğim" başlığı altında not edilenler

Son madde en değerlisidir ve yalnızca doğrudan sorulursa ortaya çıkar.

Çıkış görüşmesi

Çıkış görüşmesi, bir daha elde edemeyeceğiniz dürüstlükte geri bildirim alma fırsatıdır. Ayrılan kişinin söyleyecekleri, kalan çalışanların söylemeyeceklerini içerir.

Verimli olması için üç şey gerekir: görüşmeyi doğrudan yöneticinin yapmaması, soruların açık uçlu olması ve söylenenlerin kişiselleştirilmeden toplanması. Tek tek görüşmeler anlamlı olmaz; anlamlı olan, bir yıllık çıkış görüşmelerinde tekrar eden temalardır.

Süreci takip edilebilir kılmak

Bu dört başlık farklı ekiplere dağıldığı için, tek bir kişinin takip etmesi zordur. Adımların sorumlusu ve durumu görünür bir listede duruyorsa, son iş gününde hangi maddenin açık kaldığı bir bakışta görülür.

İşe alıştırma sürecinde aynı mantık ters yönde çalışır — oryantasyon süreci yazısında o tarafı ele aldık. İki listeyi simetrik kurmak, hem başlangıcı hem bitişi öngörülebilir yapar.

Duyuruyu kim, ne zaman yapar?

Ayrılık haberinin ekipte nasıl yayıldığı, sürecin en çok ihmal edilen ama en çok konuşulan kısmıdır. Haber koridordan duyulursa, ayrılan kişi hakkında spekülasyon üretilir ve kalan ekipte güvensizlik doğar.

Sağlıklı sıra şudur: önce doğrudan ekip, sonra ilişkili ekipler, sonra şirket geneli. Duyuruyu yöneticinin yapması ve ayrılan kişinin duyuru metnini önceden görmesi, hem saygılı hem güvenlidir. Ayrılma sebebinin paylaşılıp paylaşılmayacağına ayrılan kişi karar vermelidir.

Ayrılan çalışanla ilişki bitmez

İyi yönetilen bir çıkış, gelecekteki bir işe alım ya da müşteri ilişkisidir. Eski çalışanlar, şirket hakkında en çok konuşulan referans grubudur; bir kişinin ayrılış deneyimi, on kişinin başvuru kararını etkiler.

Bazı şirketler eski çalışan ağı kurar ve açık pozisyonları bu ağa da duyurur. Geri dönen çalışan (boomerang) oranı, işe alım maliyetini düşüren en verimli kanallardan biridir çünkü bu kişiler hem şirketi hem işi bilir.

Ölçün

Çıkış sürecinin ölçülebilir tek göstergesi, kaç maddesinin son iş gününde kapanmış olduğudur. Bu oran düzenli izlenirse hangi adımın kronik olarak geciktiği ortaya çıkar — genellikle üçüncü taraf erişimleri ve zimmet iadesidir.

Ayrılan çalışanın gizlilik ve varsa rekabet yükümlülüklerinin hangi koşullarda geçerli olduğunu — ve erişim kapatmanın neden sözleşme maddelerinden daha etkili olduğunu — rekabet yasağı ve gizlilik sözleşmesi yazısında ele aldık. Çıkış bildiriminin on günlük yasal süresi için SGK işe giriş ve çıkış bildirgesi yazısına bakabilirsiniz.