İntranet analitiği: hangi rapor hangi kararı verdirir?

İntranet analitiği çoğu şirkette iki uçtan birinde yaşar: hiç bakılmaz ya da anlamı belirsiz sayılarla dolu bir pano üretilir. İkisi de aynı sonucu verir — veri karar üretmez.

İşe yarayan analitik, az sayıda göstergeyi düzenli okumak ve her göstergeyi bir soruya bağlamaktır.

Dört soru, dört rapor

"Kullanılıyor mu?" — aktiflik raporu

Haftalık ve aylık aktif kullanıcı sayısı, toplam çalışan sayısına oranlanarak okunur. Mutlak sayı yanıltıcıdır; oran anlamlıdır.

Kritik olan kırılımdır: lokasyon, departman ve rol bazında ayrıştırılmamış bir aktiflik oranı, en büyük sorunu gizler. Merkez ofiste yüzde 90, sahada yüzde 25 olan bir tabloda ortalama hiçbir şey söylemez.

"Ne okunuyor?" — içerik performansı

Duyuru ve haberlerin görüntülenme ve okunma oranları, hangi konunun karşılık bulduğunu gösterir. En çok okunan beş ve en az okunan beş içeriği her ay yan yana koymak, tek başına öğreticidir.

Okunma oranı düşük bir duyuru üç şeyden birini söyler: yanlış kitleye gitti, yanlış zamanda gitti ya da başlığı ilgi çekmedi. Üçünün de testi kolaydır.

"Ne aranıyor, bulunuyor mu?" — arama raporu

Bu, en az bilinen ve en verimli rapordur. İki liste üretir: en çok aranan terimler ve sonuç dönmeyen aramalar.

İkincisi, çalışanların ihtiyaç duyduğu ama var olmayan içeriğin doğrudan listesidir. İçerik planını bundan daha dürüst besleyen bir kaynak yoktur.

En çok aranan terimler ise gezinme sorununu gösterir: sık aranan bir şey, muhtemelen menüde ya da ana sayfada olmalıdır.

"Hangi modül işe yarıyor?" — modül kullanımı

Açık olan her modülün gerçekten kullanılıp kullanılmadığını gösterir. Aylardır sıfır kullanım gösteren bir modül ya kapatılmalı ya da neden kullanılmadığı araştırılmalıdır.

Modül sayısını artırmak bir başarı göstergesi değildir; kullanılan modül sayısı öyledir.

Yanıltıcı üç metrik

Toplam sayfa görüntüleme. Yükselmesi iyi bir şey gibi görünür ama kötü gezinmeden de kaynaklanabilir: aradığını bulamayan kullanıcı daha çok sayfa açar.

Ortalama oturum süresi. Uzun süre ilgi anlamına gelebileceği gibi, karmaşıklık anlamına da gelebilir. Tek başına yorumlanamaz.

Toplam içerik sayısı. Üretim ölçüsüdür, etki ölçüsü değil. Çoğu zaman ters ilişkilidir: çok içerik, bilgi kirliliği üretir.

Aylık okuma rutini

Bir saatlik aylık bir toplantı çoğu şirkete yeter. Sırasıyla bakılır: aktiflik kırılımı, en çok/en az okunan içerikler, sonuçsuz aramaların ilk onu, kullanılmayan modüller.

Çıktısı bir rapor değil, gelecek ayın planındaki iki üç değişiklik olmalıdır. Rapor üretip aksiyon üretmeyen bir rutin, üçüncü ayda terk edilir.

Gizlilik sınırı

Analitiğin bireysel takibe dönüşmemesi gerekir. "Kim hangi sayfayı ne zaman açtı" verisi teknik olarak toplanabilir ama çalışan izleme aracına dönüştüğü anda güveni yok eder ve kullanımı düşürür.

Sağlıklı sınır şudur: raporlar toplulaştırılmış olmalı, kişi bazlı kullanım verisi yalnızca zorunlu hâllerde (kritik duyuru okundu onayı gibi) ve bunun bilindiği durumlarda tutulmalıdır.

Kişisel veri işlemenin çerçevesini KVKK uyumlu intranet yazısında ele aldık.

Veriyi paylaşın

Analitiğin yalnızca iletişim ekibinde kalması, etkisini yarıya indirir. Yöneticilerin kendi ekiplerinin aktiflik ve okunma oranlarını görmesi, davranışlarını doğrudan değiştirir.

İçerik sahiplerinin kendi içeriklerinin performansını görmesi de aynı işi yapar: geri bildirim almayan yazar gelişmez.

Ölçümü iç iletişim hedefleriyle nasıl ilişkilendireceğinizi iç iletişim KPI'ları yazısında ayrıntılandırdık.

Kullanım oranını yükseltmenin yolları

Analitik düşük kullanım gösterdiğinde ilk refleks genellikle duyuru yapmaktır. Duyuru kısa süreli bir sıçrama üretir ve iki hafta içinde eski seviyeye döner.

Kalıcı yükseliş üç şeyden gelir:

Zorunlu bir işin oraya taşınması. İzin talebi, bordro görüntüleme ya da vardiya çizelgesi gibi günlük bir ihtiyaç oradaysa, kullanım kendiliğinden oluşur.

Giriş sürtünmesinin kaldırılması. Tek oturum açma, mobil erişim ve kısa bir giriş akışı, kullanım oranını doğrudan etkiler.

Ana sayfanın gerçekten güncel olması. Üç hafta önceki duyuruyu gösteren bir ana sayfa, ikinci ziyarette açılmaz.

Karşılaştırmalı okuma

Tek bir ayın verisi genellikle gürültüdür. Bayram, yıllık izin dönemi ve mali kapanış gibi dönemler kullanımı doğal olarak düşürür.

Bu yüzden veriyi bir önceki ayla değil, bir önceki yılın aynı ayıyla karşılaştırmak daha doğru sonuç verir. On iki aylık hareketli ortalama da mevsimselliği süzer.

Raporu kim okuyor?

Analitiğin en sık görülen kusuru, kimsenin sorumlu olmadığı bir pano üretilmesidir. Panonun bir sahibi ve düzenli bir okuma anı olmalıdır.

Aylık gözden geçirmenin çıktısı yazılı olarak paylaşıldığında — üç bulgu ve iki aksiyon — hem hafıza oluşur hem de bir sonraki ay ilerlemenin ölçülebileceği bir referans kalır.

Verinin sınırını kabul edin

Analitik ne olduğunu gösterir, neden olduğunu göstermez. Aktiflik oranının düşmesinin sebebi arayüz olabilir, içerik olabilir, o ay yaşanan bir kurumsal gelişme olabilir.

Bu yüzden veri her zaman birkaç kullanıcıyla yapılan kısa konuşmalarla tamamlanmalıdır. On dakikalık üç görüşme, çoğu zaman bir aylık veriden daha net bir cevap verir.