Google Workspace varken intranete gerek var mı?

Google Workspace kullanan şirketlerde en sık duyulan itiraz şudur: "Drive'ımız var, Sites'ımız var, Chat'imiz var — ayrıca intranete ne gerek var?" Soru yerinde. Cevap, iki ürünün aynı işi yapmadığını görmekle başlıyor.

Google Workspace bir üretkenlik takımıdır: doküman üretirsiniz, dosya saklarsınız, toplantı yaparsınız. İntranet ise bir yayın ve hafıza katmanıdır: kurumun ne söylediğini, kimin ne yaptığını ve bilginin nerede durduğunu tek yerde tutar. Biri üretme aracı, diğeri düzenleme ve dağıtma aracıdır.

Drive bir doküman yönetimi sistemi değildir

Drive dosya saklamakta çok iyidir. Ama kurumsal doküman yönetiminin sorduğu soruların çoğunu cevaplamaz:

• Bu prosedürün yürürlükteki sürümü hangisi?
• Kim okudu, kim okumadı?
• Bu belgenin sahibi kim ve ne zaman gözden geçirilecek?
• İşten ayrılan kişinin klasöründeki belgeler ne olacak?

Drive'da bunların hepsi klasör disiplinine ve insanların dikkatine bağlıdır. Pratikte "final_v3_son_gerçek.docx" dosyaları birikir. Doküman yönetimi ve sürüm takibi yazısında anlattığımız gibi, sürüm ve okundu bilgisi dosya sisteminin değil sistemin sorumluluğu olmalıdır.

Sites bir intranet değildir

Google Sites ile sayfa yapılabilir, ama Sites bir yayın aracı değil, bir sayfa düzenleyicisidir. Duyuru hedefleme, okundu onayı, zamanlanmış yayın, bildirim gönderme, arama, yetkiye göre farklı içerik gösterme gibi kavramların hiçbiri yoktur.

Somut bir örnek: 400 kişilik bir şirkette yalnızca depo ekibini ilgilendiren bir vardiya değişikliğini duyurmak istiyorsunuz. Sites'ta yapabileceğiniz şey, herkesin göreceği bir sayfaya yazı eklemektir. Sonuç ya kimsenin okumaması ya da 380 kişinin gereksiz yere okumasıdır. İkincisi de bir maliyettir; duyuru yorgunluğu tam olarak böyle başlar.

Chat ve Spaces: akış var, arşiv yok

Chat sohbet için tasarlanmıştır ve sohbetin doğası akıp gitmektir. İzin prosedürü Chat'te anlatıldıysa üç ay sonra kimse bulamaz. Aynı soru her yeni çalışanla tekrar sorulur.

Bu, WhatsApp gruplarında yaşanan sorunun kurumsal sürümüdür — kanal değişir, dinamik aynı kalır. Ayrıntısı için WhatsApp grupları yerine kurumsal kanal yazısına bakabilirsiniz.

Aramanın kapsamı sorunu

Google Workspace araması güçlüdür ama yalnızca Workspace'in içini görür. Çalışanın gerçek sorusu ise şu olur: "Yol izni kaç gün?" Cevap bazen bir Drive dokümanında, bazen bir Chat mesajında, bazen İK'nın kafasındadır.

İntranetin arama katmanı, duyuru, doküman, kişi rehberi ve bilgi tabanını birlikte tarar. Bu farkın neden önemli olduğunu kurumsal arama ve bilgi erişimi yazısında ele almıştık.

Süreçler nerede yaşıyor?

Google Workspace'te izin talebi bir Form'dur, onay bir e-postadır, kayıt bir Sheets satırıdır. Küçük ekipte çalışır. Otuz kişiden sonra şu sorular başlar: talep hangi aşamada, kim onayladı, geçen yıl kaç gün kullanıldı, yönetici izindeyken kime düşecek?

İntranet bunları bir süreç olarak modeller: talep, onay zinciri, bakiye, geçmiş. İzin ve talep süreçleri yazısı bu akışın nasıl kurulduğunu anlatıyor.

Peki Workspace'i bırakmak mı gerekiyor?

Hayır — ve bu en önemli nokta. İkisi rakip değil, katman. Doğru kurulum şöyle görünür:

• Workspace'te kalır: doküman üretimi, ortak düzenleme, e-posta, takvim, toplantı
• İntranete taşınır: duyurular, prosedürlerin yürürlükteki sürümü, kişi rehberi, izin ve talep süreçleri, kurumsal hafıza, çalışan uygulaması

İntranet, Workspace'in yerine geçmez; onun ürettiği bilgiyi bulunabilir ve yönetilebilir hâle getirir. Kimlik tarafında da ayrı bir dünya kurmanız gerekmez: Google hesabıyla oturum açma tek tıkla bağlanır, ayrıntısı SSO nedir yazısında.

Karar için üç soru

1. Bir prosedürün yürürlükteki sürümünü 10 saniyede gösterebiliyor musunuz?
2. Kritik bir duyuruyu kimin okumadığını söyleyebiliyor musunuz?
3. Sahada telefonla çalışan ekibiniz aynı bilgiye ulaşabiliyor mu?

Üçüne de "evet" diyebiliyorsanız Workspace size yetiyordur. Birine bile "hayır" diyorsanız, eksik olan bir uygulama değil, bir katmandır.

Seçim sürecini bütününde değerlendirmek isterseniz intranet seçim rehberi ve intranet maliyeti ve satın alma yazıları karşılaştırma kriterlerini ayrıntılandırıyor.

Geçiş sırasında en çok tartışılan konu: Drive'daki dosyalar

Karar verildikten sonra ilk soru hep aynıdır: "Drive'daki her şeyi taşıyacak mıyız?" Cevap hayır olmalı.

Drive'da biriken içeriğin büyük kısmı çalışma dosyasıdır — taslaklar, veri çıktıları, sunum sürümleri. Bunların yeri Drive'dır ve orada kalmalıdır. İntranete taşınması gereken şey, kurumun tamamını bağlayan yürürlükteki belgelerdir: politikalar, prosedürler, formlar, el kitapları.

Pratik ayrım için tek soru yeterlidir: "Bu belge yanlışsa şirket zarar görür mü?" Cevap evetse intranete, hayırsa Drive'da kalır.

İkinci konu bağlantılardır. İntranete taşınmayan ama sık kullanılan Drive dosyalarına intranetten bağlantı vermek çoğu durumda yeterlidir; dosyayı kopyalamak iki farklı sürüm doğurur ve ikisi de bir süre sonra yanlış olur.

Taşıma kararlarının bütününü eski intranetten yeni sisteme geçiş yazısında ele aldık.

Kimlik tarafında ikinci bir dünya kurmayın

Workspace kullanan şirketlerde intranetin en hızlı benimsenen yanı, ayrı bir kullanıcı adı ve parola gerektirmemesidir. Google hesabıyla oturum açma bağlandığında çalışan yeni bir şey öğrenmez; zaten açık olan oturumla içeri girer.

Bunun ikinci faydası yönetimseldir: işten ayrılan kişinin Google hesabı kapatıldığında intranet erişimi de aynı anda kapanır. Elle yönetilen ayrı bir kullanıcı listesi, bu senkronu her seferinde kaçırır ve açık kalan hesaplar biriktirir.