Özel talep formları ve çok adımlı onay zinciri: İK süreçlerini kodsuz kurmak

Her şirketin "beş standart talep" ötesinde bir talep dünyası vardır: eğitim bütçesi, seyahat avansı, ekipman, ev ofis desteği, referans mektubu, esnek çalışma izni. Bunlar için hazır form olmadığında talep e-postayla açılır, onay e-postayla döner, kayıt Excel'de tutulur — ve altı ay sonra "geçen yıl kaç eğitim talebi onayladık" sorusunun cevabı yoktur.

Özel talep formu ve onay zinciri, bu taleplerin tamamını aynı yapıya sokar: form → onay adımları → kayıt → ölçüm.

Form tasarımı: az alan, doğru alan

Bir talep formunun her alanı, dolduran kişiden zaman ve onaylayan kişiden dikkat ister. İyi form üç soruyla tasarlanır:

• Karar için bu alan gerekli mi? Eğitim talebinde "eğitim adı, sağlayıcı, tutar, tarih, gerekçe" gerekli; "kaç yıldır çalışıyorsunuz" sistemde zaten var, sorulmaz.
• Alan tipi doğru mu? Tarih için tarih seçici, tutar için sayı, sağlayıcı için serbest metin, onay tipi için seçenek listesi. Her şeyi metin kutusu yapmak, raporlamayı imkânsızlaştırır.
• Ek gerekli mi? Fatura, teklif, sertifika. Ek istenen form, ek olmadan gönderilemez olmalı; "sonra eklerim" talepleri onayda bekler.

Form açıklaması da alanın bir parçasıdır: "Eğitim bütçesi kişi başı yıllık 15.000 TL; üstü genel müdür onayına gider" cümlesi, formun üstünde durduğunda yarım talebi baştan önler.

Onay zinciri: kim, hangi sırayla?

Tek adımlı onay (yönetici onaylar, biter) çoğu talep için yeter. Bazı talepler zincir ister:

• Eğitim bütçesi: yönetici → İK
• Seyahat avansı: yönetici → finans
• Ekipman: yönetici → BT
• Yüksek tutar: yönetici → departman direktörü → genel müdür

Zincirin kuralları:

1. Her adımın bir sahibi var — rol ("talep edenin yöneticisi", "İK") ya da kişi. Rol tercih edilir; kişi değişince zincir bozulmaz.
2. Ara adımlar talebi "beklemede" tutar; yalnızca son adım "onaylandı" der. Aksi hâlde ilk onayla bildirim gider, ikinci adım reddederse çalışan iki çelişkili mesaj alır.
3. Red her adımda zinciri bitirir ve gerekçe zorunludur.
4. Koşullu adımlar tutara ya da alana bağlanabilir: 15.000 TL üstü ek adım açar.

Wepilot'ta talep formları ve onay zinciri yönetici panelinden kodsuz kurulur; puan ve bildirim yalnızca zincirin son adımında, sunucu tarafında üretilir — self servis ve onay akışları modülünde anlatılıyor. Standart talepler (izin, masraf, belge) hazır gelir, özel formlar üstüne eklenir.

Bakiye ve kota bağlantısı

Bazı talepler bir bakiyeden düşer: yıllık izin günü, eğitim bütçesi, ev ofis desteği. Formun bakiyeyi göstermesi ve onayın bakiyeden düşmesi, "kalan hakkım ne kadar" e-postalarını bitirir. Yıllık izin hesaplama rehberi izin bakiyesinin nasıl hesaplandığını, izin ve talep süreçleri yazısı standart akışı anlatıyor.

Bakiye kontrolü sunucuda yapılır: form "kalan bakiyeniz 3 gün" dese de 5 günlük talep gönderilirse, reddi arayüz değil sunucu verir. Arayüzde gizlenen kısıt, kısıt değildir.

SLA ve bekleme süresi

Onay zinciri kurulduğunda ölçülebilir hâle gelen ilk şey bekleme süresidir: talep ne kadar sürede onaylanıyor, hangi adımda bekliyor. Her adıma bir hedef süre (örneğin 3 iş günü) verilir; süre aşılınca onaylayana hatırlatma, bir kez daha aşılınca yöneticisine bilgi gider.

Bu ölçüm yöneticiyi "onaylamayı unutan" kişi olmaktan çıkarır; bekleyen işler panosunda her sabah görünür. İş akışı otomasyonu yazısı hatırlatma ve eskalasyon kurallarını anlatıyor.

Hangi talepler forma dönüşmeli?

Kural basit: ayda üçten fazla gelen ve bir onay isteyen her istek. E-posta kutusuna bakın; tekrar eden konu satırları form adaylarıdır. Yaygın liste:

• Eğitim ve konferans bütçesi
• Seyahat ve konaklama
• Ekipman ve yazılım lisansı
• Ev ofis / esnek çalışma
• Referans ve çalışma belgesi
• Kartvizit, ziyaretçi kaydı, otopark
• Etkinlik ve toplantı odası dışı mekân

Her biri için bir form, bir zincir, bir SLA. Kurulumu bir öğleden sonra sürer; e-posta trafiğindeki düşüş ilk ay ölçülür. Self servis İK yazısında bu dönüşümün sayısal etkisini anlattık.

Raporlama

Form alanlarının tipli olmasının ödülü buradadır: "bu yıl eğitime kaç TL onaylandı, hangi departman, hangi sağlayıcı" sorusu tek sorguyla cevaplanır. Talep sayısı, onay oranı, ortalama bekleme süresi, red gerekçeleri — hepsi yönetim panelinde. Bu veriler İK analitiğinin ham maddesidir.

Sık sorulan sorular

Form değişirse eski talepler ne olur? Eski talepler gönderildikleri formun alanlarıyla kalır; yeni alan eski talebe uygulanmaz. Form sürümlenir.

Onaylayan izindeyse? Vekil tanımı: yönetici izindeyken onay yetkisi vekiline geçer, kayıt "vekil olarak onayladı" der. Vekilsiz zincir, izin döneminde tıkanır.

Çalışan talebini geri çekebilir mi? Onaylanana kadar evet; onaylandıktan sonra iptal ayrı bir taleptir ve kayıt kalır.

Onay e-postadan verilebilir mi? Bildirim e-postayla gider, onay intranette verilir. E-postadaki "onayla" bağlantısı kimlik doğrulamasız bir kapıdır; kayıt oturum içinde tutulmalı.