Intranet-Einführung: der Plan für die ersten 90 Tage

Was in welcher Woche zu tun ist, wenn ein neues Unternehmensintranet startet — Auswahl der Pilotgruppe, Inhalte, Launch und die Messung der Akzeptanz.

Die meisten Intranet-Projekte scheitern nicht aus technischen Gründen, sondern an fehlender Akzeptanz. Das System läuft, Inhalte werden eingepflegt, und im dritten Monat sinkt die Zahl der täglichen Nutzer. Der folgende Plan teilt die ersten 90 Tage in drei Phasen, um genau das zu verhindern.

Tag 1–30: schmaler Umfang, echte Inhalte

Der erste Monat dient einem einzigen Zweck: kein leeres Intranet starten. Wer beim ersten Besuch nichts Nützliches findet, kommt kein zweites Mal.

  • Woche 1 — Umfang festlegen. Beginnen Sie mit drei Modulen: Ankündigungen, Verzeichnis, Dokumente. Alles andere bleibt bewusst aus.
  • Woche 2 — Organisationsdaten. Abteilungsbaum, Führungskräfte, Mitarbeiterliste. Existiert ein Unternehmensverzeichnis, richten Sie den Abgleich jetzt ein; dieselben Daten doppelt zu pflegen ermüdet ab dem ersten Monat.
  • Woche 3 — Inhalte. Laden Sie die zwanzig meistgefragten Dokumente hoch. „Migrieren wir alles" frisst Monate; die meistgefragten Dokumente erzeugen den größten Nutzen.
  • Woche 4 — Pilotgruppe. 20 bis 40 Personen aus verschiedenen Abteilungen, mit mindestens einem Team aus der Fläche.

Tag 31–60: Pilot und Korrektur

Ein Pilot ist keine Demo, sondern ein Zeitraum, in dem echte Arbeit stattfindet. In diesem Monat müssen Ankündigungen tatsächlich im Intranet erscheinen und nicht parallel per E-Mail wiederholt werden. Parallele Kommunikation macht das Ergebnis unmessbar.

Drei Messgrößen:

  1. Wöchentliche Aktivnutzerquote. Welcher Anteil der Pilotgruppe meldet sich mindestens einmal pro Woche an?
  2. Lesequote der Ankündigungen. Wie viele haben die kritische Ankündigung geöffnet, wie viele bestätigt?
  3. Rückmeldungen. Was wurde nicht gefunden? Die Antwort schreibt meist das Menü neu.

Schließen Sie den Piloten immer mit einer Korrekturrunde ab. Häufigste Befunde: Menübenennung, Startseitenaufbau und mobile Nutzung.

Tag 61–90: Launch und Gewohnheit

Die allgemeine Freigabe sollte eine Kampagne sein, keine E-Mail. Drei Praktiken, die wirken:

  • Eine verpflichtende Aufgabe. In der Launch-Woche eine echte Aufgabe, die nur im Intranet erledigt werden kann: eine Umfrage ausfüllen, eine Richtlinie bestätigen.
  • Führungskräfte zuerst. Senden Abteilungsleitungen die erste Ankündigung über das Intranet, verbreitet sich die Gewohnheit von oben.
  • Alten Kanal schließen. Solange die Chatgruppe für Ankündigungen offen bleibt, bleibt das Intranet zweite Wahl.

Am Ende des dritten Monats folgt die zweite Welle: Anträge, Anerkennung, Umfragen. Der Grund für diese Reihenfolge: Jedes Modul, das vor der Gewöhnung an die erste Welle dazukommt, konkurriert um Aufmerksamkeit. Den vollständigen Satz zeigt unsere Modulseite.

Inhaltsmigration: Was gehört mit?

Alles aus dem alten Portal übernehmen zu wollen, ist die Falle, die Einführungen am stärksten verzögert. Was funktioniert, ist die Sortierung in drei Kisten.

Übernehmen: Dokumente, die im letzten Jahr tatsächlich genutzt wurden, aktuell sind und eine bekannte Verantwortliche haben. In den meisten Unternehmen unter zehn Prozent des Archivs.

Neu schreiben: Dokumente mit gültigem Inhalt, aber veralteter Form. Sie in der neuen Struktur neu zu verfassen geht schneller als die reine Übernahme.

Archivieren: alles Ungenutzte. Es wird nicht gelöscht, kommt aber auch nicht ins neue Intranet.

Am schnellsten gelingt diese Trennung über die Zugriffsprotokolle des Altsystems. Ein nie geöffnetes Dokument zu migrieren verschmutzt nur die Suche.

Vier häufige Fehler

Am ersten Tag jedes Modul einschalten. Die Startseite wird voll, nichts wird verantwortet.

Keine Inhaltsverantwortlichen benennen. Jeder Bereich braucht eine namentliche Verantwortliche, sonst veralten Inhalte binnen sechs Monaten. Mehr dazu im Artikel zur Inhaltsverantwortung.

Mobil auf später verschieben. Für Teams in der Fläche ist Mobil kein Zweitkanal, sondern der einzige.

Nicht messen. Ohne Zahlen wird „hat es gewirkt?" ein halbes Jahr später zur Meinungsdebatte.

Was sollten Sie an Tag 90 sehen?

In einer gesunden Einführung liegt die wöchentliche Aktivnutzerquote am Ende des dritten Monats über 60 Prozent, kritische Ankündigungen erreichen fast 80 Prozent Lesequote, und wiederkehrende Anfragen an HR gehen sichtbar zurück. Fehlen diese drei Zahlen, liegt es meist nicht am Produkt, sondern an einem zu breit gefassten Umfang.

Für das Budget vorab siehe unseren Kostenartikel, für den Anbietervergleich den Auswahlleitfaden.