KI-Assistent im Intranet: Was er löst und wo er aufhören sollte

Ein Unternehmens-KI-Assistent wird richtig aufgesetzt zum meistgenutzten Baustein eines Intranets; falsch aufgesetzt wird er zu einer unzuverlässigen Ratemaschine. Drei Entscheidungen trennen das eine vom anderen: aus welchen Quellen er antwortet, mit wessen Augen er sieht und was er tun darf.

Quellen: Belege statt Erfindung

Ein allgemeines Sprachmodell kennt Ihre Urlaubsregelung nicht. Antwortet es trotzdem, entsteht ein plausibler, aber falscher Text — und der kostet mehr als gar keine Antwort.

Die richtige Architektur stützt die Antwort auf die eigenen Inhalte der Organisation: Die Frage wird semantisch mit hochgeladenen Dokumenten, veröffentlichten Ankündigungen und weiteren Unternehmensinhalten abgeglichen, die gefundenen Passagen gehen als Kontext an das Modell, und das Modell soll ausschließlich daraus antworten. Steht es nicht im Kontext, ist „diese Information habe ich nicht" kein Mangel, sondern korrektes Verhalten.

Das hat eine Folge: Die Qualität des Assistenten ist durch Ihre Dokumentenqualität begrenzt. Sind Ihre Richtlinien nicht aktuell, ist es der Assistent auch nicht. Die gute Nachricht: Diese Lücke ist sichtbar — die unbeantworteten Fragen schreiben Ihren Inhaltsplan.

Rechte: mit wessen Augen sieht er?

Das ist die kritischste Entwurfsentscheidung. Liest der Assistent mit Administratorrechten, kann er in einer Antwort Informationen preisgeben, die die fragende Person nie sehen würde: eine an eine andere Abteilung adressierte Ankündigung, die Bewertung einer Kollegin, eine Hinweisgebermeldung.

Richtig ist, dass jeder Lesevorgang mit der Identität der aufrufenden Person geschieht. So kann der Assistent keine Daten erreichen, die die Person nicht selbst erreichen könnte; Isolation wird keine separate Checkliste, sondern die Regel, die die Datenbank ohnehin durchsetzt. Wir beschreiben das auf unserer Sicherheitsseite.

Dieselbe Logik gilt für vertrauliche Abläufe: Hinweisgebermeldungen, Antworten aus Pulsumfragen und Leistungsdaten dürfen gar nicht erst in die Wissensbasis gelangen.

Handlungen: Wo sollte er aufhören?

„Erstelle mir einen Urlaubsantrag" ist eine attraktive Funktion. Aber ein Assistent, der still Datensätze anlegt, erzeugt ein schwer reparierbares Vertrauensproblem.

Es gibt zwei vertretbare Modelle. Das erste ist eine Bestätigungskarte: Das Modell schlägt eine Handlung vor, die Person sieht und bestätigt sie, erst dann wird ausgeführt — und wieder mit ihren eigenen Rechten, sodass der Assistent nichts kann, was sie nicht könnte. Das zweite ist ein nur lesender Assistent: Er schreibt nie und verweist auf den richtigen Bildschirm.

Wir betreiben beides: Der Handlungsagent mit Bestätigungskarten lebt in „HR fragen", während der auf jedem Bildschirm erreichbare WeAI-Assistent bewusst nur liest. Statt dieselbe Fähigkeit an zwei Stellen halb umzusetzen, haben wir die Grenze scharf gezogen — und der Assistent nennt sie den Nutzenden von Anfang an.

Ein drittes Modell darf es nie geben: ein Assistent, der „ich habe das für dich angelegt" sagt und nichts tut.

Quellen nennen

Ein guter Assistent listet unter der Antwort die zugrundeliegenden Dokumente und lässt sie mit einem Klick öffnen. Das hat zwei Vorteile: Die Person kann prüfen, und die Quelle einer falschen Antwort ist schnell gefunden und korrigiert. Ein Assistent, der zeigen kann, schlägt einen, der „vertrau mir" sagt.

Hilfe zur Anwendung

Die am wenigsten besprochene, aber meistgenutzte Funktion sind Fragen zum Produkt selbst, nicht zu Unternehmensdaten: „Wie sende ich diese Ankündigung nur an eine Abteilung", „Wo sehe ich meinen Urlaubsanspruch". Diese Antworten stehen in keinem Dokument, sondern im Wissen darüber, wie die Anwendung funktioniert.

Deshalb sollte die Wissensbasis auch enthalten, was jedes Modul tut und auf welchem Bildschirm welche Aufgabe erledigt wird. Eine Zusatzregel: Abgeschaltete Module müssen aus diesem Wissen ausgeschlossen werden — ein Feature zu beschreiben, das die Organisation nicht hat, verspricht etwas Nichtexistierendes.

Messung und Kosten

Drei Dinge beobachten: welche Fragen gestellt werden, welche unbeantwortet blieben und das Nutzungsvolumen. Die ersten beiden erzeugen einen Inhaltsplan; das dritte hält die Kosten planbar, da Modellaufrufe nutzungsabhängig abgerechnet werden.

Unbeantwortete Fragen regelmäßig durchzugehen ist die einzige Praxis, die den Assistenten mit der Zeit besser macht — nicht durch ein anderes Modell, sondern durch das fehlende Dokument.

Womit anfangen?

Schalten Sie den Assistenten nicht am ersten Tag ein. Zuerst muss das Dokumentenzentrum geordnet und aktuell sein; ein an eine leere Wissensbasis angeschlossener Assistent verliert nach drei Fragen das Vertrauen. Die Dokumentenstruktur behandeln wir im Dokumentenartikel, die Reihenfolge im 90-Tage-Plan.