Intranet kurulumu: ilk 90 günün adım adım planı

Intranet projelerinin çoğu teknik nedenlerle değil, benimsenme eksikliğinden başarısız olur. Sistem çalışır, içerik girilir, ama üçüncü ay geldiğinde günlük aktif kullanıcı sayısı düşer. Aşağıdaki plan bunu önlemek için ilk 90 günü üç faza böler.

Gün 1–30: dar kapsam, gerçek içerik

İlk ay tek bir amaca hizmet eder: boş bir intranet açmamak. Çalışan ilk girdiğinde işine yarayan bir şey görmezse ikinci kez girmez.

• Hafta 1 — kapsam kararı. Yalnızca üç modülle başlayın: duyurular, kişi rehberi ve dokümanlar. Diğerlerini bilinçli olarak kapalı bırakın.
• Hafta 2 — organizasyon verisi. Departman ağacı, yöneticiler ve çalışan listesi. Kurumsal dizininiz varsa eşleştirmeyi burada kurun; iki yerde ayrı veri tutmak ilk aydan itibaren yorar.
• Hafta 3 — içerik. En çok aranan 20 belgeyi yükleyin. "Her şeyi taşıyalım" yaklaşımı ayları yer; en çok sorulan belgeler faydanın çoğunu üretir.
• Hafta 4 — pilot grup. 20–40 kişilik, farklı departmanlardan ve mutlaka bir saha ekibi içeren bir grup seçin.

Gün 31–60: pilot ve düzeltme

Pilot bir demo değildir; gerçek işin yapıldığı bir dönemdir. Bu ayda duyurular gerçekten intranetten yayımlanmalı, paralel olarak e-postadan tekrar edilmemelidir. Paralel yayın, pilotun sonucunu ölçülemez hâle getirir.

Ölçülecek üç şey:

1. Haftalık aktif kullanıcı oranı. Pilot grubun yüzde kaçı haftada en az bir kez giriyor?
2. Duyuru okunma oranı. Yayımlanan kritik duyuruyu kaç kişi açtı, kaçı okundu onayı verdi?
3. Geri bildirim. Neyi bulamadılar? Bu sorunun cevabı genellikle menü düzenini değiştirir.

Pilot sonunda mutlaka bir düzeltme turu yapın. En sık çıkan bulgular menü adlandırması, ana sayfa düzeni ve mobil kullanımdır.

Gün 61–90: lansman ve alışkanlık

Genel açılış bir e-posta değil, bir kampanya olmalıdır. İşe yarayan üç pratik:

• Tek bir zorunlu iş. Lansman haftasında herkesin intranetten yapması gereken gerçek bir iş olsun: bir anketi doldurmak, bir politikayı okundu olarak işaretlemek gibi.
• Yöneticiler önce. Departman yöneticileri kendi ekiplerine ilk duyuruyu intranetten yaparsa alışkanlık yukarıdan aşağı yayılır.
• Eski kanalı kapatın. Duyuru için WhatsApp grubu açık kaldığı sürece intranet ikinci sırada kalır.

Üçüncü ayın sonunda ikinci dalga modülleri açın: talepler, takdir panosu, anketler. Bu sıralamanın nedeni, ilk dalga alışkanlık hâline gelmeden eklenen her modülün dikkat dağıtmasıdır. Modüllerin tamamını modüller sayfamızda inceleyebilirsiniz.

İçerik göçü: neyi taşımalı?

Eski portaldaki her şeyi taşıma isteği, kurulumu en çok geciktiren tuzaktır. İşe yarayan yaklaşım üç kutuya ayırmaktır.

Taşınacaklar: son bir yılda gerçekten kullanılmış, güncel ve sahibi belli belgeler. Çoğu şirkette bu, toplam arşivin yüzde onundan azıdır.

Yenilenecekler: içeriği geçerli ama biçimi eskimiş belgeler. Bunları olduğu gibi taşımak yerine yeni yapıya uygun biçimde yeniden yazmak, taşımaktan daha hızlı sonuç verir.

Arşivlenecekler: artık kullanılmayanlar. Silinmezler ama yeni intranete de girmezler; eski sistemde ya da bir arşiv klasöründe kalırlar.

Bu ayrımı yapmanın en hızlı yolu, eski sistemin erişim kayıtlarına bakmaktır. Hiç açılmamış bir belgeyi taşımak, yalnızca aramayı kirletir.

Sık yapılan dört hata

Her modülü ilk gün açmak. Ana sayfa kalabalıklaşır, hiçbiri sahiplenilmez.

İçerik sahibi atamamak. Her bölümün adı yazılı bir sorumlusu olmalı; aksi hâlde altı ayda içerik bayatlar. Bu konuyu içerik sahipliği yazımızda ayrıntılandırdık.

Mobili sonraya bırakmak. Saha ekipleri için mobil, ikincil bir kanal değil tek kanaldır.

Ölçmemek. Rakam tutmayan bir projede "işe yaradı mı?" sorusu altı ay sonra fikir tartışmasına döner.

90. günde ne görmelisiniz?

Sağlıklı bir kurulumda üçüncü ayın sonunda haftalık aktif kullanıcı oranı yüzde 60'ın üzerinde, kritik duyuruların okunma oranı yüzde 80'e yakın olur ve İK'ya gelen tekrar eden sorularda gözle görülür bir azalma başlar. Bu üç rakam yakalanmadıysa sorun genellikle üründe değil, kapsamın fazla geniş tutulmasındadır.

Kurulum öncesi bütçeyi netleştirmek isterseniz maliyet yazımız, tedarikçi kıyaslaması için seçim rehberimiz yardımcı olur.

Doksan gün bittiğinde asıl soru kullanımın kalıcı olup olmadığıdır; benimseme oranını yükselten müdahaleleri intranet kullanım oranını artırma yazısında topladık. Hangi sürecin hangi sırayla dijitalleşeceğine dair daha geniş çerçeve ise İK dijitalleşme yol haritası yazısında.

Mevcut bir intranetten geçiş yapıyorsanız içerik envanteri, çift sistem dönemi ve yönlendirmeler ayrı bir plan gerektirir; eski intranetten yeni sisteme geçiş ve veri taşıma yazısı bu adımları anlatıyor.