„Wen frage ich?" — wie ein Expertenfinder im Unternehmen funktioniert

Es gibt eine Sorte Frage, die die Unternehmenssuche nicht beantworten kann: Fragen, deren Antwort nicht in einem Dokument steht, sondern in einem Kopf. „Wie wird die Umsatzsteuerbefreiung bei Ausfuhrrechnungen nach Deutschland behandelt?" ist vermutlich nirgends aufgeschrieben — aber jemand im Unternehmen weiß es.

Ein Expertenfinder existiert, um diese Person zu finden.

Warum genügt die Personensuche nicht?

Ein klassisches Mitarbeiterverzeichnis arbeitet mit wörtlicher Übereinstimmung: Es liefert ein Ergebnis, wenn Ihr Wort in einem Namen, einer Funktionsbezeichnung oder einer Abteilung vorkommt. Das ist eine enge Form der Suche.

Wer „Buchhaltung" eintippt, findet die Person mit dem Titel „Bilanzbuchhalterin" nicht. Wer „Export" eintippt, erreicht die Person nicht, in deren Profil „Außenhandelsabwicklung" steht. Überschneiden sich die Wörter nicht, scheitert die Suche — obwohl die Bedeutung sich überschneidet.

Semantische Zuordnung

Die Lösung besteht darin, die Frage und den Profiltext der Personen im selben Bedeutungsraum zu vergleichen. Technisch heißt das, Texte in Vektoren zu überführen und die nächstgelegenen zu finden; praktisch heißt es dies: Stimmen die Wörter nicht überein, das Thema aber schon, wird die Person gefunden.

Das hat eine Voraussetzung: Auf den Profilen muss Text stehen, mit dem sich abgleichen lässt. Ein Verzeichnis, das nur Namen und Titel enthält, liefert selbst mit dem besten Verfahren schwache Ergebnisse.

Wie werden Kompetenzdaten erhoben?

Das ist der schwierige Teil, und eine einmalige Kampagne löst ihn nicht. Drei Wege funktionieren:

Beim Onboarding fragen. Neue Kolleginnen in der ersten Woche zu fragen „wobei kannst du helfen?" ist leichter, als ihnen später hinterherzulaufen.

Über Führungskräfte laufen lassen. Lässt man Führungskräfte die Fachgebiete ihres Teams durchsehen, füllen sich Lücken und die Daten bleiben realistisch.

Aus der Nutzung speisen. Bekommt jemand wiederholt Fragen zum selben Thema, ist das ein Signal für Expertise.

Die Vollständigkeit der Profile sollte regelmäßig verfolgt werden; die Qualität dieses Moduls hängt unmittelbar davon ab. Die Verzeichnisseite behandeln wir in einem eigenen Artikel.

Was gehört auf die Ergebnisseite?

Die richtige Person zu finden genügt nicht; die suchende Person muss entscheiden können. Eine funktionierende Ergebniskarte trägt vier Informationen:

1. Wer und wo — Name, Funktion, Abteilung.
2. Warum diese Person — passende Kompetenzen und Profiltext.
3. Gerade verfügbar? — im Büro, im Urlaub, in einer Besprechung.
4. Wie erreichbar — E-Mail oder Durchwahl.

Der dritte Punkt zählt mehr als erwartet: Eine Expertin zu finden, die im Urlaub ist, verzögert die Antwort um zwei Wochen. Ist die Verfügbarkeit sichtbar, versucht man den zweiten Namen.

Datenschutz und Dosierung

Ein Expertenfinder macht Menschen zu Suchergebnissen, und das erzeugt eine Empfindlichkeit. Zwei Grenzen sind wichtig.

Keine Beliebtheitsrangfolge. Wie viel Anerkennung jemand erhalten hat, darf angezeigt werden, sollte aber nicht die Reihenfolge bestimmen; eine viel gelobte Person als Antwort zu einem Thema zu präsentieren, das sie nicht kennt, führt die Suchende in die Irre und bringt die Person in eine unangenehme Lage.

Kein Abfluss personenbezogener Daten. Die Zuordnung darf sich nicht auf Urlaubsdaten, Leistungsbewertungen oder private Angaben stützen — nur auf den Kompetenz- und Biografietext, den die Person selbst geschrieben hat.

Das Verhältnis zum KI-Assistenten

Beide beantworten verschiedene Fragen und ergänzen einander. Der Assistent findet, was in einem Dokument steht; der Expertenfinder findet die Person, die weiß, was niemand aufgeschrieben hat.

Eine praktikable Aufteilung: Steht die Antwort in einem Dokument, gibt sie der Assistent, sonst verweist der Expertenfinder auf einen Menschen. Die Fragen, die der Assistent nicht beantworten kann, sind ebenfalls ein Signal — dieses Thema gehört aufgeschrieben. Den Umfang des Assistenten behandeln wir in einem eigenen Artikel.

Wohin geht die Frage?

Eines tut ein Expertenfinder bewusst nicht: die Frage versenden. Die suchende Person findet den Menschen und sieht, wie er zu erreichen ist, aber der Kanal ist E-Mail oder Telefon.

Das sollte man als bewusste Grenze sehen, nicht als Lücke. Sauber an bestehende Kanäle zu übergeben erzeugt weniger Reibung, als interne Nachrichten neu zu erfinden.

Messung

• Suchvolumen und Trefferlosigkeit — Anfragen ohne Ergebnis zeigen die Lücke in den Profildaten.
• Profilvollständigkeit — der Anteil der Beschäftigten mit gefülltem Kompetenzfeld.
• Klicktiefe — gehen die Suchenden zum ersten Ergebnis oder scrollen sie die Liste hinunter?

Der erste Indikator ist der wertvollste: Die Liste erfolgloser Suchen sagt Ihnen direkt, wessen Profil aktualisiert werden muss.