Implantar una intranet: el plan de los primeros 90 días

La mayoría de los proyectos de intranet fracasan por motivos que no son técnicos. El sistema funciona, se cargan contenidos y al tercer mes el número de usuarios diarios cae. El plan siguiente divide los primeros 90 días en tres fases para evitar exactamente eso.

Días 1–30: alcance estrecho, contenido real

El primer mes sirve a un único objetivo: no lanzar una intranet vacía. Si en la primera visita no se ve nada útil, no habrá una segunda.

• Semana 1 — decidir el alcance. Solo tres módulos: anuncios, directorio y documentos. Deja el resto apagado a propósito.
• Semana 2 — datos de organización. Árbol de departamentos, responsables, lista de empleados. Si tienes directorio corporativo, configura la alineación ahora; mantener los mismos datos dos veces cansa desde el primer mes.
• Semana 3 — contenidos. Sube los veinte documentos más solicitados. «Migrémoslo todo» devora meses; los documentos más pedidos producen la mayor parte del valor.
• Semana 4 — grupo piloto. De 20 a 40 personas de distintos departamentos, incluyendo obligatoriamente un equipo de campo.

Días 31–60: piloto y corrección

Un piloto no es una demostración: es un periodo en el que se hace trabajo real. Ese mes los anuncios deben publicarse de verdad en la intranet y no repetirse en paralelo por correo. La publicación en paralelo hace imposible medir el resultado.

Tres cosas que medir:

1. Tasa de usuarios activos semanales. ¿Qué parte del grupo piloto entra al menos una vez por semana?
2. Tasa de lectura de anuncios. ¿Cuántos abrieron el anuncio crítico y cuántos lo confirmaron?
3. Comentarios. ¿Qué no encontraron? La respuesta suele reescribir el menú.

Cierra siempre el piloto con una ronda de correcciones. Los hallazgos más frecuentes son los nombres del menú, la disposición de la página de inicio y el uso móvil.

Días 61–90: lanzamiento y hábito

La apertura general debe ser una campaña, no un correo. Tres prácticas que funcionan:

• Una tarea obligatoria. En la semana del lanzamiento, un trabajo real que solo pueda hacerse en la intranet: responder una encuesta, confirmar una política.
• Los responsables primero. Si los jefes de departamento envían el primer anuncio a su equipo por la intranet, el hábito baja desde arriba.
• Cerrar el canal antiguo. Mientras el grupo de mensajería siga abierto para anuncios, la intranet quedará en segundo lugar.

Al final del tercer mes, abre la segunda ola: solicitudes, reconocimiento, encuestas. El motivo de ese orden es que cada módulo añadido antes de que la primera ola sea hábito compite por la atención. Puedes ver el conjunto en nuestra página de módulos.

Migración de contenidos: ¿qué se lleva?

Querer trasladar todo del portal anterior es la trampa que más retrasa las implantaciones. Lo que funciona es clasificar en tres cajas.

Se migra: documentos realmente usados en el último año, vigentes y con responsable conocido. En la mayoría de empresas, menos del diez por ciento del archivo.

Se reescribe: documentos con contenido válido pero forma anticuada. Reescribirlos en la nueva estructura es más rápido que migrarlos tal cual.

Se archiva: todo lo que ya no se usa. No se borra, pero tampoco entra en la nueva intranet.

La forma más rápida de hacer ese corte es mirar los registros de acceso del sistema anterior. Migrar un documento que nadie abrió solo ensucia el buscador.

Cuatro errores frecuentes

Encender todos los módulos el primer día. La página de inicio se llena y nada queda apropiado por nadie.

No asignar responsables de contenido. Cada sección necesita un nombre; si no, el contenido caduca en seis meses. Lo tratamos en el artículo de responsabilidad editorial.

Dejar el móvil para después. Para los equipos de campo el móvil no es un canal secundario: es el único.

No medir. Sin cifras, «¿ha funcionado?» se convierte seis meses después en un debate de opiniones.

¿Qué deberías ver el día 90?

En una implantación sana, la tasa de usuarios activos semanales supera el 60 % al final del tercer mes, los anuncios críticos rozan el 80 % de lectura y las preguntas repetitivas a RR. HH. bajan de forma visible. Si faltan esas tres cifras, el problema no suele ser el producto sino un alcance demasiado amplio.

Para cerrar el presupuesto antes, mira nuestro artículo de costes; para comparar proveedores, la guía de selección.