Внедрение интранета: пошаговый план первых 90 дней

Что делать по неделям при запуске корпоративного интранета: выбор пилотной группы, подготовка контента, запуск и измерение принятия сотрудниками.

Большинство интранет-проектов проваливаются по причинам, не связанным с техникой. Система работает, контент загружен, а к третьему месяцу число ежедневных пользователей падает. План ниже делит первые 90 дней на три фазы, чтобы этого не произошло.

Дни 1–30: узкий охват, настоящий контент

Первый месяц служит одной цели: не запускать пустой интранет. Если при первом визите сотрудник не увидит ничего полезного, второго визита не будет.

  • Неделя 1 — решить об охвате. Только три модуля: объявления, справочник, документы. Остальное осознанно оставьте выключенным.
  • Неделя 2 — организационные данные. Дерево подразделений, руководители, список сотрудников. Если есть корпоративный каталог, настройте сверку сейчас; вести одни и те же данные дважды утомляет с первого месяца.
  • Неделя 3 — контент. Загрузите двадцать самых востребованных документов. «Перенесём всё» съедает месяцы; наиболее запрашиваемые документы дают основную часть пользы.
  • Неделя 4 — пилотная группа. 20–40 человек из разных подразделений, обязательно с одной полевой командой.

Дни 31–60: пилот и правки

Пилот — не демонстрация, а период настоящей работы. В этот месяц объявления должны действительно публиковаться в интранете и не дублироваться по почте. Параллельная рассылка делает результат пилота неизмеримым.

Три вещи для измерения:

  1. Доля еженедельно активных пользователей. Какая часть пилотной группы заходит хотя бы раз в неделю?
  2. Доля прочтения объявлений. Сколько человек открыли важное объявление и сколько подтвердили прочтение?
  3. Обратная связь. Чего они не нашли? Ответ на этот вопрос обычно переписывает меню.

Всегда завершайте пилот кругом правок. Чаще всего находки касаются названий пунктов меню, компоновки главной страницы и мобильного использования.

Дни 61–90: запуск и привычка

Общее открытие должно быть кампанией, а не письмом. Три работающие практики:

  • Одна обязательная задача. В неделю запуска — настоящее дело, которое можно сделать только в интранете: пройти опрос, подтвердить политику.
  • Сначала руководители. Если начальники подразделений отправят первое объявление своей команде через интранет, привычка пойдёт сверху вниз.
  • Закройте старый канал. Пока чат остаётся открытым для объявлений, интранет будет вторым.

В конце третьего месяца откройте вторую волну: заявки, признание, опросы. Причина такого порядка в том, что любой модуль, добавленный до того как первая волна стала привычкой, отбирает внимание. Полный набор — на нашей странице модулей.

Перенос контента: что брать с собой

Желание перенести со старого портала всё — ловушка, которая сильнее всего задерживает внедрение. Работает сортировка по трём коробкам.

Переносим: документы, которыми действительно пользовались за последний год, актуальные и с известным ответственным. В большинстве компаний это меньше десяти процентов архива.

Переписываем: документы с действующим содержанием, но устаревшей формой. Переписать их под новую структуру быстрее, чем переносить как есть.

Архивируем: всё, что больше не используется. Оно не удаляется, но и в новый интранет не попадает.

Быстрее всего провести это разделение по журналам доступа старой системы. Перенос документа, который никто не открывал, только засоряет поиск.

Четыре частые ошибки

Включить все модули в первый день. Главная страница переполняется, и ничто не обретает хозяина.

Не назначить ответственных за контент. У каждого раздела должно быть имя, иначе за полгода контент устареет. Мы разбираем это в статье об ответственности за контент.

Отложить мобильный доступ. Для полевых команд мобильный — не второй канал, а единственный.

Не измерять. Без цифр вопрос «сработало ли?» через полгода превращается в спор мнений.

Что вы должны увидеть на 90-й день

При здоровом внедрении к концу третьего месяца доля еженедельно активных пользователей превышает 60 %, важные объявления приближаются к 80 % прочтения, а повторяющиеся вопросы в HR заметно снижаются. Если этих трёх цифр нет, дело обычно не в продукте, а в слишком широко очерченном охвате.

Чтобы заранее собрать бюджет, см. статью о стоимости; для сравнения поставщиков — руководство по выбору.