Eski intranetten yeni sisteme geçiş ve veri taşıma

Yeni intranet projelerinin çoğu teknik nedenlerle değil, taşıma kararlarıyla gecikir. Sebep tek bir varsayımdır: "eski sistemdeki her şeyi aktaralım." Bu varsayım projeyi aylarca uzatır ve yeni sistemi eski sistemin dağınıklığıyla doldurur.

Sağlıklı bir geçişin ilk cümlesi şudur: taşıma bir fırsattır, bir yükümlülük değil.

1. Önce envanter, sonra karar

Taşımaya başlamadan önce elinizde ne olduğunu bilin. Eski sistemden çıkarabileceğiniz en değerli rapor, içerik listesinin yanına son erişim tarihini koyan rapordur.

Tipik sonuç şaşırtıcı derecede tutarlıdır: içeriğin %60-80'ine son bir yılda hiç bakılmamıştır. Bu içeriği taşımak, kimsenin okumadığı belgeleri yeni sistemin aramasına gürültü olarak eklemek demektir.

Her kalem için üç seçenek vardır:

• Taşı — hâlâ geçerli, düzenli kullanılıyor
• Arşivle — hukuki saklama yükümlülüğü var ama günlük kullanımda değil
• Bırak — geçerliliği bitmiş, sahibi yok, kimse açmıyor

Saklama yükümlülüğü olan belgeler için karar sizin değil mevzuatındır; doküman arşivleme ve saklama politikası yazısı süreleri ve sorumlulukları anlatıyor.

2. Sahibi olmayan içerik taşınmaz

Basit ve acımasız bir kural koyun: bir içeriğin taşınması için bir sahibi olmalı. Sahibi olmayan bir prosedür, yeni sistemde de bakımsız kalacak ve altı ay sonra yanlış bilgi verecektir.

Envanteri departmanlara dağıtıp "kendi içeriğinizi işaretleyin" demek, aynı zamanda en iyi temizlik yöntemidir. Sahip çıkılmayan içerik kendiliğinden elenir.

Bu rolün nasıl tanımlandığını intranet yönetimi ve içerik sahipliği yazısında ele almıştık.

3. Taşımadan önce tazeleyin

Taşıma sırasında içeriği olduğu gibi kopyalamak, eski hataları yeni sisteme taşımaktır. Sahibi belirlenen her içerik için tek bir soru sorun: "Bu bugün de doğru mu?"

Yanlış olan bir prosedürü taşımak, onu yeniden onaylamak anlamına gelir. Yeni sistemde daha kolay bulunacağı için zararı da artar.

4. Kişi ve yetki verisi elle taşınmaz

İçerik kararları insan işidir; kullanıcı verisi değildir. Çalışan listesi, departman, yönetici ilişkisi ve yetkiler dizinden gelmelidir. Elle girilen bir kadro listesi ilk işten ayrılmada eskir.

Kimlik tarafını baştan bağlamak, hem geçişi hızlandırır hem de yetki hatalarını önler: kimlik ve dizin entegrasyonu ve SSO nedir yazıları bu adımı anlatıyor.

5. Çift sistem dönemini kısa tutun

Geçişin en riskli aşaması, iki sistemin aynı anda açık olduğu dönemdir. Uzarsa şu olur: bilgi ikiye bölünür, hangi sistemin doğru olduğu belirsizleşir ve kullanıcılar eskiye döner çünkü alışkanlıkları oradadır.

İşe yarayan yaklaşım:

• Çift dönemi dört haftadan uzun tutmayın
• Bu dönemde eski sistemi salt okunur yapın — yeni içerik yalnızca yeni sisteme girsin
• Kapanış tarihini baştan duyurun ve ertelemeyin
• Kapanınca eski adresi yeni sisteme yönlendirin; ölü bağlantı bırakmayın

6. Sıralama: önce günlük kullanılan

Geçişi modül modül değil, kullanım sıklığına göre planlayın. Çalışanın her gün baktığı şey önce gelmelidir: duyurular, kişi rehberi, izin talebi. Bunlar ilk günden çalışırsa insanlar yeni sisteme kendiliğinden taşınır.

Nadiren kullanılan modülleri ikinci dalgaya bırakın. İlk 90 günün nasıl planlandığını intranet kurulum: ilk 90 gün yazısında bulabilirsiniz.

7. Başarıyı erişimle değil kullanımla ölçün

"Herkes giriş yaptı" bir başarı ölçüsü değildir. Anlamlı ölçüler şunlardır: arama sayısı ve sonuçsuz arama oranı, duyuru okunma oranı, izin talebinin yeni sistemden gelen payı, İK'ya gelen tekrar sorularındaki düşüş.

Sonuçsuz aramalar özellikle değerlidir: taşımayı unuttuğunuz ya da yanlış adlandırdığınız içeriği tam olarak gösterirler. İntranet analitiği ve kullanım raporları yazısı bu metrikleri ayrıntılandırıyor.

Sık yapılan üç hata

Her şeyi taşımak. Projeyi uzatır, aramayı bozar, kimseye fayda vermez.

Eski yapıyı aynen kopyalamak. Eski menü ağacı genellikle eski organizasyon şemasının fosilidir. Yeni sistemi çalışanın işine göre kurun, departman hiyerarşisine göre değil.

Duyurmayı geçişin sonuna bırakmak. Kullanıcılar değişikliği açıldığı gün öğrenirse direnç gösterir. Geçişi bir proje gibi iletişimle yönetin; iç iletişim stratejisi yazısı bu planın çatısını veriyor.

Bağlantıları kırmayın

Eski intranetteki sayfalara e-postalarda, sunumlarda ve dış sistemlerde bağlantı verilmiştir. Eski sistem kapandığında bu bağlantıların hepsi ölür ve kullanıcı hata sayfasıyla karşılaşır.

En az bir yıl boyunca eski adresleri yeni karşılıklarına yönlendirin. Karşılığı olmayan içerik için genel bir sayfaya değil, ne olduğunu açıklayan bir sayfaya yönlendirin: "bu içerik arşivlendi, güncel prosedür şurada".

Geçiş ekibi kimlerden oluşur?

Küçük tutun. Etkili bir geçiş ekibi genellikle dört roldür:

• Proje sahibi — kararları veren tek kişi
• İçerik koordinatörü — envanteri ve sahipleri takip eder
• BT/entegrasyon — dizin, SSO, yönlendirmeler
• İç iletişim — duyurular ve eğitim

Departman temsilcilerini ekibe değil, içerik sahibi olarak sürece dahil edin. On beş kişilik bir geçiş komitesi karar üretmez.

Eğitim yerine kısa rehber

Tüm şirkete toplu eğitim vermek pahalı ve etkisizdir. Daha iyi çalışan yöntem, en sık yapılan beş işi gösteren birer dakikalık kısa rehberlerdir: izin nasıl istenir, doküman nasıl bulunur, duyuru nasıl yayınlanır. İntranet kullanım oranını artırma yazısı benimsetme yöntemlerini ayrıntılandırıyor.