İntranet içerik yazım kılavuzu: kurumsal metinler nasıl okunur hâle gelir?

Kurum içi metinlerin okunmamasının en yaygın sebebi ilgisizlik değil, yazım biçimi. Aynı bilgi, iki farklı biçimde yazıldığında okunma oranı belirgin biçimde değişiyor.

Yazım kılavuzu, bu farkı tek tek hatırlatmaya gerek kalmadan kalıcı hâle getiren araç.

Başlık: konuyu değil sonucu söylesin

Kurumsal duyuruların en zayıf noktası başlıklar. «Bilgilendirme», «Önemli duyuru» ya da «Prosedür güncellemesi» gibi başlıklar, okuyucuya hiçbir şey anlatmıyor.

İyi başlık üç soruya cevap veriyor: ne değişti, kimi ilgilendiriyor, ne zaman geçerli? Hepsini tek başlığa sığdırmak gerekmiyor ama en az ikisi olmalı.

Karşılaştırma:

| Zayıf | Güçlü | | --- | --- | | İK duyurusu | Yıllık izin talepleri artık uygulamadan giriliyor | | Sistem bakımı | Cumartesi 02.00–06.00 arası intranet kapalı olacak | | Prosedür güncellemesi | Masraf limiti güncellendi: yeni tutarlar 1 Ekim'de başlıyor |

Başlık aynı zamanda aramanın da omurgası: kimse «bilgilendirme» diye aramıyor. Arama davranışını semantik arama nasıl çalışır yazısında ele aldık.

İlk paragraf kuralı

Okuyucuların çoğu ilk paragraftan sonra devam edip etmeyeceğine karar veriyor. Bu yüzden sonuç önce yazılmalı: ne oldu, senden ne bekleniyor, ne zamana kadar.

Gerekçe, arka plan ve ayrıntı sonraki paragraflarda gelmeli. Gazetecilikten ödünç alınan bu «ters piramit» yapısı, kurum içi metinlerde en çok işe yarayan tek kural.

Yaygın hata bunun tersi: üç paragraf bağlam, sonra en sonda «bu nedenle formu cuma gününe kadar doldurmanız gerekmektedir». O cümleye ulaşan kişi sayısı düşük oluyor.

Uzunluk ve biçim

Ekrandan okuma, kâğıttan okumadan farklı. Pratik sınırlar:

• Paragraf: en fazla üç dört cümle.
• Cümle: tek fikir. Virgülle bağlanan üç fikirli cümleler, mobilde okunmuyor.
• Duyuru: 200–300 kelime. Daha uzunsa, ayrıntı bir dokümana ya da wiki sayfasına taşınmalı.
• Alt başlık: her 150 kelimede bir. Tarama yapan okuyucu için yol işareti.
• Liste: üç ve üzeri madde varsa liste kullanılmalı.

Mobil ekranın kısıtlarını mobil intranet yazısında ayrıca ele aldık.

Dil: kurumsal değil anlaşılır

Kurumsal metinlerde dilin ağırlaşması, çoğu zaman ciddiyet çabasından kaynaklanıyor. Sonuç tersi oluyor: metin uzaklaşıyor.

Üzerinde durulacak noktalar:

Edilgen yapıdan kaçın. «Formun doldurulması gerekmektedir» yerine «Formu doldurun». Kimin ne yapacağı netleşiyor.

Kısaltmaları aç. İlk geçtiği yerde tam hâliyle yaz. Şirkete özgü kısaltmalar, yeni gelen için duvar oluşturuyor; çözümü kurumsal sözlük yazısında ele aldık.

Jargonu sadeleştir. «Optimize edilecek» yerine «hızlandıracağız».

Tek terim kullan. Aynı şeye üç farklı isim vermek, aramayı da bozuyor.

Örnek: bir duyurunun yeniden yazılması

Bir şirkette masraf prosedürü değişiyor ve duyuru yayımlanıyor: 600 kelime, başlığı «Masraf prosedürü hakkında bilgilendirme», ilk üç paragraf değişikliğin gerekçesini anlatıyor, yapılması gereken en sonda.

Okunma oranı düşük çıkıyor ve sonraki hafta finans ekibine gelen soru sayısı artıyor — yani duyuru amacına ulaşmamış.

Metin yeniden yazılıyor: başlık «Masraf fişlerini artık uygulamadan yüklüyorsunuz» oluyor, ilk paragrafta ne yapılacağı ve tarih veriliyor, gerekçe ikinci bölüme alınıyor, adım adım yönerge listeye dönüştürülüyor ve metin 250 kelimeye iniyor.

İkinci duyurunun okunma oranı belirgin biçimde yükseliyor ve soru sayısı düşüyor. Değişen tek şey içeriğin kendisi değil, sıralaması.

Okunma oranlarının nasıl izleneceğini duyuru okundu bilgisi ve okudum onayı yazısında anlattık.

Erişilebilirlik

Yazım kılavuzunun sık atlanan bölümü. Temel maddeler: görsellere alternatif metin yazmak, bağlantı metninin nereye gittiğini söylemesi («buraya tıklayın» değil, «masraf formuna gidin»), başlık düzeyinin sırayla kullanılması ve bilginin yalnızca renkle anlatılmaması.

Bu maddeler ekran okuyucu kullanan çalışanlar için zorunlu, diğerleri için de metni iyileştiriyor.

Kılavuz nasıl yaşatılır?

Yazılıp unutulan kılavuz işe yaramıyor. Yaşatan üç şey var: hazır şablonlar (boş sayfa yerine doldurulacak alanlar), yayın öncesi kısa bir kontrol listesi ve içerik üretenlere verilen kısa bir eğitim.

Kılavuzun kendisi de örnek olmalı: 20 sayfalık bir yazım kılavuzu kimse tarafından okunmuyor. İki sayfa ve bol örnek yeterli.

İçerik sahipliği ve tazelik denetimiyle birlikte kurgulanmasını içerik yönetişimi ve tazelik denetimi yazısında ele aldık.

Sık sorulan sorular

Kim yazmalı? İç iletişim ya da İK sahiplenmeli, ancak içerik üreten tüm birimlerin görüşü alınmalı. Tek taraflı yazılan kılavuz uygulanmıyor.

Yapay zekâ metin yazabilir mi? Taslak üretmekte yardımcı oluyor; ancak kurumsal bağlam, doğruluk ve ton kontrolü insanda kalmalı. Sınırları yapay zekâ ile iç iletişim özetleri yazısında ele aldık.

Çok dilli şirketlerde ne değişir? Kılavuz her dil için ayrı örnekler içermeli; birebir çeviri çoğu zaman tonu kaybediyor. Yaklaşımı çok dilli intranet yazısında anlattık.

Eski içerik yeniden yazılmalı mı? Hepsi değil. En çok görüntülenen 20 sayfayla başlamak, yatırımın karşılığını en hızlı veren yol.