Kurumsal sözlük: şirket içi terim karmaşasını bitirmek

Yeni başlayan bir çalışanın ilk haftasında en çok duyduğu cümle şudur: "MYS'ye girdin mi? KDG'den onay gerekiyor, sonra PRT'ye düşer."

Şirket içi kısaltmalar, kod adları ve departman jargonu, kurumsal hafızanın bir parçası — ama aynı zamanda yeni gelenin önündeki görünmez duvar.

Jargonun maliyeti

Terim karmaşası üç somut maliyet üretiyor:

Uyum süresi uzuyor. Yeni çalışan, işi öğrenmeden önce dili öğreniyor. Her sorduğunda birinin zamanını alıyor; soramadığında yanlış anlıyor.

Yanlış anlaşılmalar. Aynı kısaltmanın iki departmanda farklı anlama gelmesi, en sık görülen ve en pahalı karmaşa. "PRT" bir ekipte "proje takip", diğerinde "personel raporu" olabiliyor.

Arama çalışmıyor. Çalışan "izin" diye ararken sistem "MYS talebi" diye kayıtlı bir sayfayı bulamıyor. Aramanın neden sonuç vermediğini kurumsal arama yazısında ele aldık.

Sözlükte ne olmalı?

Dört tür terim:

1. Kısaltmalar — sistem adları, form kodları, departman kısaltmaları
2. İç ürün/proje kod adları — "Atlas projesi" gerçekte ne?
3. Sektör terimleri — yeni gelen için açık olmayan meslek jargonu
4. Şirkete özgü kavramlar — "yeşil onay", "hızlı hat" gibi yerel terimler

Her madde için: terim, açılımı, bir cümlelik tanım, varsa eş anlamlıları, hangi ekibin kullandığı ve ilgili sayfaya bağlantı.

Eş anlamlılar kritik: çalışan "yıllık izin", "senelik izin" ve "YI" ifadelerinin hepsini kullanıyor; sözlük üçünü aynı yere bağlamalı.

Örnek: bir kısaltmanın çözülmesi

Bir üretim şirketinde oryantasyon geri bildirimlerinde tekrar eden bir şikâyet var: "İlk ay hiçbir toplantıyı takip edemedim."

İç iletişim ekibi iki hafta boyunca toplantı notlarındaki kısaltmaları topluyor. Sonuç: 60'tan fazla kısaltma, bunların 18'i hiçbir yerde tanımlı değil, 4'ü iki farklı anlamda kullanılıyor.

Yapılanlar basit: 60 terim için tek sayfalık bir sözlük açılıyor, çift anlamlı 4 terim için standart bir karşılık belirleniyor ve duyurulyor, sözlük oryantasyon paketinin ilk maddesi hâline getiriliyor.

Üç ay sonra aynı geri bildirim sorusunda belirgin iyileşme var. Maliyeti: birkaç günlük derleme işi. Oryantasyon paketini nasıl kuracağınızı işe alıştırma (oryantasyon) yazısında ve oryantasyon kontrol listesi şablonunda bulabilirsiniz.

Sözlüğü içeriğe gömmek

Ayrı bir sözlük sayfası iyi ama yeterli değil — kimse okurken sekme değiştirip sözlüğe bakmıyor.

Daha etkili yöntem: terimlerin geçtikleri yerde tanımlanması. Metin içinde bir terimin üzerine gelindiğinde tanımın görünmesi ve sözlük sayfasına bağlanması, okuma akışını bozmadan sorunu çözüyor.

Bu, wepilot.app'in kendi blogunda kullandığımız yaklaşım: yazılardaki İK ve intranet terimleri otomatik olarak sözlüğe bağlanıyor. Aynı mantık şirket içi wiki ve doküman sayfaları için de kurulabilir.

Sahiplik ve bakım

Sözlük, sahipsiz kaldığında hızla eskiyor. İşleyen düzen:

• Tek bir sahip (genellikle iç iletişim ya da bilgi yönetimi)
• Katkı kanalı: herkes terim önerebilmeli; onay sahipte
• Yıllık temizlik: artık kullanılmayan kod adlarını arşivleyin
• Yeni sistem kuralı: yeni bir sistem ya da proje adı devreye girerken sözlüğe eklenmesi, devreye alma kontrol listesinin bir maddesi olsun

Yeni terim üretirken

En iyi sözlük, ihtiyaç duyulmayan sözlüktür. Yeni bir sistem ya da sürece isim verirken:

• Kısaltma yerine anlaşılır ad seçin. "Talep Merkezi", "TM"den iyidir.
• Çift anlam kontrolü yapın: bu kısaltma başka bir yerde kullanılıyor mu?
• Kod adları geçicidir. Proje adı "Atlas" olabilir ama yayına çıkınca gerçek adıyla anılmalı.

Sık sorulan sorular

Sözlük kaç maddede başlar? 30-50 madde yeterli bir başlangıç. Hepsini toplamaya çalışmak, hiç başlamamaya yol açıyor.

Nerede durmalı? Aranabilir ve bağlanabilir bir yerde — wiki ya da doküman merkezi. Excel dosyası olarak duran sözlükler kullanılmıyor.

Departman jargonu da girmeli mi? Yalnızca departman dışına taşan terimler. Bir ekibin kendi içinde kullandığı, dışarıyı ilgilendirmeyen terimleri eklemek sözlüğü şişiriyor.

Çok dilli şirkette nasıl olmalı? Terim ve tanım, kullanılan dillerde olmalı. Özellikle sistem adlarının çevirisi karmaşa yaratıyor: aynı sistemin Türkçe ve İngilizce iki adı varsa, ikisi de sözlükte birbirine bağlı olmalı. Yaklaşımı çok dilli intranet yazısında ele aldık.

Sözlük, kurumsal hafızanın ilk katmanı

Terim sözlüğünü yalnızca bir kolaylık olarak görmek eksik bir bakış. Bir şirketin kendi diline dair yazılı kaydı, aynı zamanda kurumsal hafızanın en temel katmanı.

Bunu en net gösteren durum, kilit bir çalışanın ayrılması. Yıllardır aynı süreci yürüten kişi gittiğinde geride bıraktığı dokümanlar genellikle anlaşılmaz oluyor — çünkü o dokümanlar, yalnızca kendisinin bildiği terimlerle yazılmış. "KDG onayından sonra PRT'ye düşer" cümlesi, yazan için apaçık, okuyan için hiçbir şey.

Bu yüzden sözlük çalışması, devir teslim ve yedekleme planlarının doğal bir parçası olmalı. Süreç dokümantasyonu yazılırken kullanılan her şirket içi terimin sözlükte karşılığının bulunması, dokümanın gerçekten devredilebilir olmasını sağlıyor.

Kurumsal hafızanın bütününü kurumsal hafıza ve bilgi devri, süreç yazımının nasıl kurgulanacağını süreç dokümantasyonu (SOP) yazısında ele aldık.