İntranet yeniden tasarımı: ne zaman gerekir, nereden başlanır?

Bir intranet, kurulduktan üç-dört yıl sonra genellikle aynı şikâyetleri toplamaya başlıyor: "hiçbir şey bulunamıyor", "eski görünüyor", "kimse girmiyor".

İlk refleks yeni bir ürün almak oluyor. Oysa sorunların çoğu ürünle değil birikmiş içerik ve bozulmuş yapıyla ilgili — ve aynı sorunlar yeni üründe altı ay içinde tekrar ediyor.

Önce teşhis: sorun gerçekten tasarım mı?

Yeniden tasarım kararı vermeden önce ayrıştırılması gerekenler:

Bulunabilirlik sorunu mu? İçerik var ama aranan bulunamıyor. Çözüm arama ve bilgi mimarisi; kurumsal arama ve intranet bilgi mimarisi yazılarına bakın.

Güncellik sorunu mu? İçerik var ama eski ve yanlış. Çözüm sahiplik ve tazelik denetimi; intranet yönetimi ve içerik sahipliği ve planlı yayın ve tazelik denetimi yazılarında ele aldık.

İlgililik sorunu mu? İçerik güncel ama kimseyi ilgilendirmiyor. Çözüm segmentleme ve kişiselleştirme; hedef kitle segmentleri ve kişisel ana sayfa yazılarına bakın.

Gerçekten ürün sorunu mu? Mobilde çalışmıyor, saha erişemiyor, temel işlevler eksik. Bu durumda ürün değişimi gerçekten gerekli olabilir.

İlk üçü için yeni ürün almak, sorunu taşımak demek.

İçerik envanteri: en sıkıcı ama en kritik adım

Yeniden tasarımın omurgası, mevcut içeriğin listelenmesi ve her biri için karar verilmesi.

Her sayfa/doküman için dört bilgi: son güncelleme tarihi, son 12 aydaki görüntülenme sayısı, sahibi ve kararı.

Karar dört seçenekten biri: taşı (güncel ve kullanılıyor), güncelle ve taşı (değerli ama eski), birleştir (aynı konuda birden fazla sayfa var), taşıma (kullanılmıyor ve güncelliğini yitirmiş).

Envanterin ortaya çıkardığı tipik tablo şu oluyor: içeriğin büyük kısmı son bir yılda neredeyse hiç görüntülenmemiş, ve toplam trafiğin çoğu küçük bir sayfa kümesine gidiyor. Bu, taşınacak içeriğin sanılandan çok daha az olduğu anlamına geliyor.

Taşımamak bir karardır

En zor kısım, içerik sahiplerine "bu sayfa taşınmayacak" demek. Direnç geliyor: "bir gün lazım olur."

İşe yarayan yaklaşım: taşınmayan içeriği silmek yerine arşivlemek. Erişilebilir ama arama sonuçlarında öne çıkmayan bir arşiv, hem güveni koruyor hem yeni yapıyı temiz tutuyor. Altı ay sonra arşivden hiç erişilmeyen içerik, gönül rahatlığıyla imha edilebiliyor — saklama sürelerini doküman saklama politikası yazısında ele aldık.

Örnek: iki bin sayfadan üç yüze

Bir şirket intranetinde yıllar içinde birikmiş yaklaşık iki bin sayfa var. Envanter çıkarılıyor.

Sonuç: sayfaların büyük çoğunluğu son bir yılda on kereden az görüntülenmiş. Aktif olarak kullanılan sayfa sayısı üç yüzün altında. Ayrıca aynı konuda (örneğin izin politikası) beş ayrı sayfa bulunuyor ve hangisinin güncel olduğu belirsiz.

Yeniden tasarımda üç yüz sayfa taşınıyor, çakışanlar birleştiriliyor, gerisi arşive alınıyor.

Lansman sonrası en sık gelen geri bildirim şu: "artık aradığımı buluyorum." Ürün aynı kalsaydı bile sonuç benzer olurdu — değişen şey arayüz değil, gürültünün azalması.

Kademeli mi, tek seferde mi?

İki yaklaşım da işliyor, seçim kapsama bağlı:

Tek seferde (big bang): Belirli bir tarihte yeni yapı açılıyor, eski kapanıyor. Avantajı netlik; riski, sorunların hepsinin aynı anda çıkması.

Kademeli: Bölüm bölüm taşınıyor. Avantajı risk dağılımı; dezavantajı, geçiş döneminde iki yerde birden içerik olması ve çalışanın hangisine bakacağını bilememesi.

Kademeli geçişte kritik kural: aynı içerik iki yerde birden bulunmamalı. Taşınan bölüm eskisinden kaldırılmalı ve yönlendirme bırakılmalı.

Eski bağlantılar

Yeniden tasarımda en çok şikâyet üreten konu, kırılan bağlantılar. E-postalarda, dokümanlarda ve yer imlerinde eski adresler duruyor.

Çözüm, eski adreslerden yeniye yönlendirme kurmak ve bunu en az bir yıl sürdürmek. Yönlendirme kurulamıyorsa, eski adreste "bu sayfa taşındı" bilgisi ve yeni bağlantı bulunmalı.

Yeniden tasarımdan sonra: bakım disiplini

Yeniden tasarımların en hazin tarafı, üç yıl sonra aynı noktaya dönülmesi. Sebep, tasarımın kötü olması değil; bakım mekanizmasının kurulmamış olması.

Lansman sonrası kurulması gerekenler:

Her içeriğin bir sahibi. Sahipsiz sayfa, ilk günden itibaren eskimeye başlıyor. Modeli intranet yönetimi ve içerik sahipliği yazısında ele aldık.

Tazelik tarihi. Her sayfaya gözden geçirme tarihi; geçtiğinde sahibine otomatik hatırlatma.

Yeni içerik kuralı. Yeni sayfa açmak serbest olmamalı: hangi bölüme, hangi sahiple, hangi gerekçeyle? Kontrolsüz büyüme, karmaşanın tek nedeni.

Çeyreklik temizlik. Görüntülenmeyen içeriğin listesi otomatik çıksın ve sahiplerine gitsin.

Arama denetimi. Sonuç bulunamayan sorgular aylık gözden geçirilsin — bu liste, hem eksik içeriği hem yanlış adlandırmayı gösteriyor.

Bu beş mekanizma kurulduğunda, bir sonraki büyük yeniden tasarım ihtiyacı yıllarca ertelenebiliyor.

Sık sorulan sorular

Ne sıklıkta yeniden tasarım gerekir? Büyük yeniden yapılandırma genellikle üç-beş yılda bir. Ama sürekli küçük iyileştirme yapan şirketlerde bu ihtiyaç çok daha seyrek doğuyor.

Çalışanlar sürece dahil edilmeli mi? Evet, ama doğru şekilde: "nasıl görünsün" değil, "neyi bulamıyorsunuz" sorusuyla. Yöntemi iç iletişim denetimi yazısında ele aldık.

Lansman nasıl duyurulmalı? Değişim iletişimi kurallarıyla: önce yöneticiler, sonra herkes, geçiş tarihi net, yardım kanalı açık. Değişim yönetimi iletişimi yazısına bakın.

Tasarım mı içerik mi önce? İçerik. Boş bir tasarıma içerik doldurmak, mevcut karmaşayı yeni bir kabuğa taşımaktan ibaret oluyor.