İntranet bilgi mimarisi: menü nasıl kurulur?

İntranet projelerinin çoğunda menü, kurulumun en hızlı geçilen adımıdır: organizasyon şeması açılır, departmanlar menü başlığı yapılır, iş biter. Bu yaklaşım kurulum aşamasında kolaydır ve kullanım aşamasında pahalıya patlar.

Sebebi basittir: çalışan bilgiyi ararken hangi departmanın ürettiğini düşünmez, kendi ihtiyacını düşünür. "İzin talebi" arayan kişi bunun İK'ya mı yoksa İdari İşler'e mi bağlı olduğunu bilmek zorunda değildir.

Menü organizasyon şemasının aynası olmamalı

Departman bazlı menünün iki yapısal sorunu vardır. Birincisi, kullanıcıyı şirketin iç yapısını öğrenmeye zorlamasıdır. Yeni başlayan biri için bu, en bilmediği konudur.

İkincisi ve daha sinsi olanı, organizasyon değiştiğinde menünün bozulmasıdır. İki departman birleştiğinde ya da bir ekip başka bir yönetime bağlandığında, menü ya eski yapıyı yansıtmaya devam eder ya da baştan kurulur. Her iki durumda da kullanıcı kaybeder.

Sağlıklı menü, kullanıcının görevlerine göre kurulur: bir şey talep etmek, bir bilgi bulmak, birini bulmak, bir işi yapmak.

Kart tasnifi: tahmin etmek yerine sormak

Menü başlıklarını kurmanın en güvenilir yolu, tasarımı yapan kişinin sezgisi değil kullanıcının zihnidir. Kart tasnifi bunun için kullanılan basit bir yöntemdir.

İçerik başlıkları kartlara yazılır ve on beş yirmi çalışandan bunları kendi mantıklarına göre gruplamaları ve gruplara isim vermeleri istenir. Ortaya çıkan gruplamalar, çoğu zaman tasarımcının kurduğu yapıdan belirgin şekilde farklıdır.

Bu çalışmanın en değerli çıktısı gruplar değil, çalışanların gruplara verdiği isimlerdir. Kurumun içeride kullandığı resmî terimlerle çalışanların günlük dili çoğu zaman ayrışır ve menü, günlük dili kullanmalıdır.

Çalışmayı farklı gruplarla tekrarlamak gerekir: merkez ofisin mantığı ile mağaza ekibinin mantığı aynı değildir. Saha ekipleriyle iletişimin farklarını mavi yakalı saha çalışanı iletişimi yazısında ele aldık.

İsimlendirme: kısaltma ve iç jargon kullanmayın

Menü başlıklarında en sık yapılan hata, kurum içi kısaltmalar ve proje adlarıdır. "İKY Portalı" ya da "Atlas" gibi başlıklar, onları koyan ekip için anlamlıdır; yeni başlayan için hiçbir şey ifade etmez.

İkinci hata, fazla genel başlıklardır. "Kaynaklar", "Dokümanlar", "Bilgi Merkezi" gibi başlıklar birbirinden ayrılamaz ve kullanıcı hangisinin altına bakacağını bilemez. Üç farklı başlığın altında benzer içerik varsa, yapı zaten bölünmüş demektir.

İyi bir başlık testi şudur: başlığı tek başına gösterip "burada ne bulacaksınız?" diye sorun. Cevaplar birbirini tutmuyorsa başlık yeterince açık değildir.

Derinlik sınırı

Üç tıklamadan derine inen yapılarda kullanım hızla düşer. Bunun sebebi tıklama sayısının kendisi değil, her adımda doğru dalı seçme belirsizliğinin artmasıdır.

Menüde çok sayıda başlık varsa, çözüm daha derin ağaç değil daha iyi gruplama ve daha güçlü aramadır. Ana menüde yedi sekiz başlığın üstüne çıkmamak iyi bir pratiktir.

Kullanıcıya kendi kısayollarını oluşturma imkânı vermek de derinliği pratikte azaltır: her çalışanın günlük olarak kullandığı üç beş sayfa vardır ve bunlara doğrudan erişebilmek menüyü büyük ölçüde devre dışı bırakır.

Ana sayfa menünün yükünü hafifletir

Menü, aramanın ve ana sayfanın olmadığı bir dünyada tek yoldur. İyi kurulmuş bir ana sayfa, en sık yapılan işleri doğrudan öne çıkararak menüye başvurma ihtiyacını azaltır — yaklaşımı intranet ana sayfa tasarımı yazısında ele aldık.

Arama ise menünün kaçınılmaz eksiklerini tamamlar. Hiçbir menü yapısı herkesin zihnine uymaz; arama, uymayanlar için ikinci yoldur. Semantik aramanın neden düz metin eşleşmesinden üstün olduğunu kurumsal arama ve bilgi erişimi yazısında anlattık.

Ölçüm: sonuçsuz aramalar en değerli veridir

Bilgi mimarisinin doğru olup olmadığı tahminle değil kullanımla anlaşılır. En öğretici iki veri, sonuçsuz arama sorguları ve menüde hiç tıklanmayan başlıklardır.

Sonuçsuz aramalar iki şey söyleyebilir: ya içerik yoktur ya da içerik farklı bir adla durmaktadır. İkincisi çok daha yaygındır ve düzeltmesi kolaydır — çalışanın kullandığı kelimeyi başlığa eklemek yeterlidir.

Hiç tıklanmayan menü başlıkları ise ya gereksizdir ya da yanlış adlandırılmıştır. Her iki durumda da menüde yer kaplamaktadır. Ölçüm yöntemini intranet analitiği ve kullanım raporları yazısında ele aldık.

Menüyü kim yönetir?

Bilgi mimarisi bir kez kurulup bırakılan bir yapı değildir. Yeni modüller açıldıkça, kampanyalar eklendikçe ve departmanlar kendi sayfalarını istedikçe menü kendiliğinden büyür.

Bu büyümeyi dengeleyen şey, menüye ekleme yetkisinin tanımlı olması ve düzenli bir gözden geçirmedir. Sorumluluğun nasıl dağıtıldığını intranet yönetimi ve içerik sahipliği yazısında, mevcut bir sistemden geçiş sırasında yapının nasıl yeniden kurulduğunu eski intranetten yeni sisteme geçiş yazısında bulabilirsiniz.

Yeni başlayanla test edin

Bilgi mimarisini sınamanın en hızlı yolu, sisteme yeni katılan birine birkaç görev verip izlemektir: "yol izni kaç gün, bul", "avans talebi oluştur", "İK'dan sorumlu kişiyi bul".

Bu testin değeri, tasarımı yapan kişinin göremediğini göstermesindedir. Sistemi kuran herkes menüyü bilir ve bu yüzden menünün anlaşılır olup olmadığını değerlendiremez.

Beş kişilik bir test genellikle sorunların büyük kısmını ortaya çıkarır. İzlerken müdahale etmemek ve kişinin nerede duraksadığını not etmek yeterlidir; duraksama noktaları doğrudan düzeltilecek başlıkları gösterir. Aynı testi mağaza ve saha ekiplerinden birer kişiyle tekrarlamak, merkez ofis mantığının dışına çıkmayı sağlar.