Özlük dosyası nedir, içinde ne bulunmalı? 2026 kontrol listesi

Özlük dosyası, işverenin her çalışan için tutmak zorunda olduğu belge setidir. Yasal dayanağı İş Kanunu'nun 75. maddesidir ve "tutsak da olur" türünden bir uygulama değildir: eksik dosya iş müfettişi denetiminde idari para cezası doğurur, iş davasında ise ispat yükü işverenin aleyhine döner.

Bu yazı dosyanın içinde ne bulunması gerektiğini, neyin bulunmaması gerektiğini ve dijital tutmanın kurallarını anlatıyor.

Yasal dayanak ve neden önemli

İş Kanunu 75. madde, işverene her çalışan için bir özlük dosyası düzenleme ve bu dosyada çalışanın kimlik bilgileriyle birlikte kanunun öngördüğü belgeleri saklama yükümlülüğü getirir. Madde ayrıca işvereni, bu bilgileri dürüstlük kuralı ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli tutmakla yükümlü kılar.

Pratikte iki ayrı risk vardır:

• Denetim riski. Eksik veya hiç tutulmayan dosya için idari para cezası uygulanır. Ceza tutarı her yıl yeniden değerleme oranıyla güncellenir; güncel tutarı resmi kaynaktan doğrulayın.
• İspat riski. Bu, çoğu şirketin hafife aldığı taraftır. İş davalarında "işçi lehine yorum" ilkesi geçerlidir ve ücret, çalışma süresi, fazla mesai, izin kullanımı gibi konularda belge sunamayan taraf işverendir. İmzalı izin formu olmayan bir izin, kullanılmamış sayılabilir.

Dosyada bulunması gerekenler

İşe girişte

| Belge | Not | |---|---| | İş sözleşmesi | Yazılı ve imzalı. Belirli süreli ise süre ve objektif sebep yazılı olmalı | | Kimlik fotokopisi | KVKK gereği yalnızca gerekli olan alanlar | | İkametgâh / adres beyanı | | | Diploma ve sertifikalar | Pozisyonun gerektirdiği ölçüde | | Adli sicil belgesi | Yalnızca pozisyon gerçekten gerektiriyorsa | | Sağlık raporu | İşe giriş muayenesi; tehlikeli işlerde zorunlu | | SGK işe giriş bildirgesi | En geç işe başlamadan bir gün önce | | Fotoğraf | | | Askerlik durum belgesi | Erkek çalışanlar için | | Aile durum bildirimi | Asgari geçim indirimi kaldırıldıktan sonra da bazı haklar için kullanılır | | İSG eğitim katılım belgesi | İSG eğitim yükümlülüğü | | KVKK aydınlatma metni tebliği | İmzalı; açık rıza gerektiren işlemler için ayrıca rıza metni | | Banka hesap bilgisi | Ücret ödemesi için |

Çalışma boyunca eklenenler

• Yıllık izin talep formları ve izin defteri kayıtları
• Fazla mesai onayı (yılda bir kez yazılı alınabilir) ve fazla çalışma kayıtları
• Zam, terfi, görev değişikliği yazıları
• Performans değerlendirme kayıtları
• Savunma istemleri ve verilen savunmalar, disiplin cezaları
• İhtarnameler ve tebliğ belgeleri
• Zimmet tutanakları
• Eğitim katılım kayıtları

Çıkışta

• İstifa dilekçesi veya fesih bildirimi
• İhbar süresi kullanımı veya ihbar tazminatı hesabı
• Kıdem tazminatı hesap pusulası
• İbraname
• SGK işten ayrılış bildirgesi
• Çalışma belgesi (İş Kanunu 28. madde — çalışan isterse verilmesi zorunlu)
• Zimmet iade tutanağı

İşten ayrılma süreci ve çıkış işlemleri yazısı bu adımları sırayla anlatıyor.

Dosyada bulunmaması gerekenler

Bu başlık en az diğeri kadar önemlidir ve çoğu şirkette atlanır. KVKK, amaçla sınırlılık ve veri minimizasyonu ilkelerini getirir: işin yürütülmesi için gerekmeyen hiçbir kişisel veri toplanamaz ve saklanamaz.

Pratikte özlük dosyasında bulunmaması gerekenler:

• Sağlık verileri — işe giriş raporu dışındaki tanı, tedavi ve rapor içerikleri. Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir; işyeri hekimi tarafından ayrı ve kilitli tutulur.
• Sendika üyeliği bilgisi — özel nitelikli veridir, ayrı tutulur.
• Din, siyasi görüş, etnik köken bilgisi — hiçbir koşulda.
• Ceza mahkûmiyeti bilgisi — pozisyon gerçekten gerektirmiyorsa istenemez.
• Aile fertlerinin gereksiz verileri — sadece hak doğuran durumlar için gerekli olan kadar.

Bu ayrım bir biçimsellik değil: özel nitelikli veriyi genel dosyada tutmak, dosyaya erişimi olan herkese o veriyi açmak demektir. KVKK veri işleme envanteri yazısı hangi verinin nerede tutulacağını ele alıyor.

Dijital özlük dosyası tutulabilir mi?

Evet. Kanun belgelerin fiziksel olmasını şart koşmaz; aranan şey belgenin varlığı, bütünlüğü ve gerektiğinde ibraz edilebilmesidir.

Ancak dijitalleşirken üç noktaya dikkat etmek gerekir:

1. Islak imza gerektiren belgeler. İş sözleşmesi, savunma, ibraname gibi imzalı belgelerin taranmış hâli ispat gücü açısından ıslak imzalı aslının yerini tam olarak tutmaz. Yaygın uygulama: ıslak imzalı asılları saklamak, günlük erişim için dijital kopyayı kullanmak. Güvenli elektronik imza kullanılan belgelerde bu sorun ortadan kalkar.
2. Erişim yetkisi. Dijital dosyanın en büyük riski, erişimin fiziksel dolaptan daha kolay yayılmasıdır. Özlük belgelerine kimlerin erişebileceği rol bazında tanımlanmalı ve bu kısıt sistemde uygulanmalıdır; "klasörü kimse açmasın" talimatı bir kontrol değildir.
3. Erişim kaydı. Kim hangi belgeyi ne zaman açtı sorusunun cevabı tutulmalıdır. Hem KVKK hem de iç denetim bunu bekler. (Denetim kaydı nedir)

Belgelerin sürüm takibi, okundu bilgisi ve erişim kaydıyla birlikte tutulması için doküman yönetimi ve sürüm takibi yazısına bakabilirsiniz.

Saklama süresi

Özlük dosyası, iş ilişkisi sona erdikten sonra hemen imha edilemez. Belirleyici olan zamanaşımı süreleridir:

• İş sözleşmesinden doğan tazminat alacaklarında (kıdem, ihbar) zamanaşımı 10 yıldır.
• Ücret alacaklarında 5 yıldır.
• SGK yönünden işveren, belgeleri 10 yıl saklamakla yükümlüdür.

Yaygın ve güvenli uygulama, iş ilişkisinin bitiminden itibaren 10 yıl saklamaktır. Sürenin dolmasıyla birlikte imha, KVKK gereği bir zorunluluktur — "ne olur ne olmaz" diye süresiz saklamak başlı başına bir ihlaldir.

Saklama ve imha kurallarının yazılı bir politikaya bağlanması gerekir; doküman arşivleme ve saklama politikası bunun nasıl kurulacağını anlatıyor.

Pratik kontrol listesi

Mevcut dosyalarınızı denetlemek için sırayla şunlara bakın:

1. Her çalışan için yazılı ve imzalı iş sözleşmesi var mı?
2. SGK işe giriş bildirgeleri dosyada mı, tarihleri işe başlama tarihiyle tutarlı mı?
3. İzinler imzalı form veya izin defteri ile belgelenmiş mi? (En sık eksik bulunan kalem budur.)
4. Fazla çalışma için yazılı onay alınmış mı?
5. KVKK aydınlatma metni tebliğ edilmiş ve imzalanmış mı?
6. Özel nitelikli veriler genel dosyadan ayrılmış mı?
7. Çıkışı yapılmış çalışanların dosyalarında ibraname ve çalışma belgesi var mı?
8. Saklama süresi dolan dosyalar için bir imha kaydı tutuluyor mu?

Üçüncü madde özellikle önemlidir: izin kullanımını belgeleyemeyen işveren, davada o izinlerin hiç kullanılmadığı iddiasıyla karşılaşır ve kullanılmamış izin ücreti çıkışta ödenmek zorunda kalır. Talep ve onayların dijital olarak kaydedildiği bir izin ve talep süreci bu riski kendiliğinden ortadan kaldırır, çünkü her onayın zamanı ve onaylayanı sistemde durur.

Özet

• Özlük dosyası zorunludur (İş Kanunu 75); eksikliği hem ceza hem ispat riski doğurur.
• İçeriği işe giriş, çalışma dönemi ve çıkış olmak üzere üç katmanlıdır.
• Özel nitelikli veriler (sağlık, sendika) genel dosyada tutulamaz.
• Dijital tutulabilir; kritik olan erişim yetkisi ve erişim kaydıdır.
• İş ilişkisi bittikten sonra 10 yıl saklanır, sonra imha edilmesi gerekir.

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş niteliği taşımaz. Ceza tutarları ve süreler mevzuat değişiklikleriyle güncellenir; özel durumlar için hukuk danışmanınıza başvurun.