Intranet-Kosten und Beschaffung: das Budget richtig aufsetzen

Über ein Intranet-Budget wird meist mit einer einzigen Zahl gesprochen: der monatlichen Lizenz pro Nutzer. Diese Zahl ist in der Regel weniger als die Hälfte der Gesamtsumme. Das Budget sauber aufzusetzen ist mindestens so entscheidend wie die Anbieterwahl.

Die Posten der Gesamtbetriebskosten

Schreiben Sie über einen Horizont von drei Jahren folgende Posten einzeln auf:

1. Lizenz. Monatliche oder jährliche Gebühr pro Nutzer. Bei Jahreszahlung entspricht der Rabatt meist etwa zwei Monatsbeträgen.
2. Einrichtung und Konfiguration. Markenfarben, Modulauswahl, Abteilungsbaum, erste Inhalte.
3. Datenübernahme. Dokumente und Ankündigungen aus dem alten Portal. Ab einigen tausend Dokumenten ist das ein eigenes Projekt.
4. Schulung. Inhaltsschulung für Redakteure, kurze Einführung für alle anderen.
5. Interner Aufwand. Der am häufigsten vergessene Posten: Wer pflegt die Inhalte und mit wie vielen Stunden im Monat?
6. Integrationsarbeit. SSO, Verzeichnisabgleich, ERP-Anbindung.

Der fünfte Posten ist meist die größte Überraschung. Acht Stunden Inhaltsverantwortung im Monat sind über drei Jahre 288 Stunden; ein Budget, das dies nicht als Kosten führt, ist unvollständig.

Preismodelle vergleichen

Pro Nutzer ist transparent, wächst aber linear mit der Belegschaft. Staffelpakete wirken für kleine Unternehmen günstig und springen an der Staffelgrenze deutlich. Pro Modul klingt fair; in der Praxis ist vor der Einführung schwer vorherzusagen, welche Module tatsächlich aktiviert werden.

Zwei Fragen klären die meisten Vergleiche: Zahlen Sie für ungenutzte Module, und ab welcher Schwelle steigt der Preis? Unser eigenes Modell veröffentlichen wir offen — pro Nutzer, monatlich oder jährlich — auf der Preisseite.

Wie viele Lizenzen kaufen?

Ein verbreiteter Fehler ist, im ersten Jahr die gesamte Belegschaft zu lizenzieren. Lizenzen für Außendienst- und gewerbliche Teams, deren Nutzung noch nicht bestätigt ist, verfallen ungenutzt. Gesünder ist ein Start mit einer Pilotgruppe und eine Erweiterung nach drei Monaten. Das entspricht auch dem natürlichen Rhythmus Ihres Einführungsplans.

Was in der Beschaffung nicht fehlen darf

• Demo mit eigenem Szenario. Ihre reale Arbeit, kein vorbereiteter Ablauf.
• Sicherheits- und Datenschutzunterlagen. Wo liegen die Daten, wie wird Mandantentrennung sichergestellt, wer sind die Unterauftragsverarbeiter? Unsere Sicherheitsseite beginnt mit diesen Antworten.
• Referenzgespräch. Nicht mit der Wunschreferenz des Anbieters, sondern mit einem Kunden vergleichbarer Größe.
• Ausstiegsbedingungen. In welchem Format und in welcher Frist die Daten bei Vertragsende zurückgegeben werden.
• Servicelevel. Wen erreichen Sie bei einer Störung, und in welcher Zeit?

Den Piloten budgetieren

Ein Pilot ist der effizienteste Teil des Budgets, weil er Unsicherheit reduziert. Zwanzig bis vierzig Personen, drei Module, drei Monate — das erzeugt sowohl echte Nutzungsdaten als auch interne Fürsprache. Messen Sie am Ende drei Zahlen: wöchentliche Aktivnutzerquote, Lesequote von Ankündigungen und die Veränderung wiederkehrender Anfragen an HR.

Kalkulieren Sie zusätzlich die Kosten des Nichtstuns: die Stunden, die heute für manuell nachgehaltene Prozesse draufgehen, verlorene Dokumente, immer wieder gestellte Fragen. Wird nur die Lizenzgebühr gegen die stillschweigende Annahme gestellt, der Ist-Zustand sei kostenlos, ist das Bild nicht ehrlich.

Vertrag und Verlängerung

Was in Jahr zwei und drei passiert, wiegt so schwer wie der Erstjahrespreis. Drei Klauseln lohnen die Klärung: die Obergrenze jährlicher Steigerungen, ob die Lizenzzahl bei sinkender Belegschaft reduziert werden kann, und wie neue Module in den bestehenden Vertrag aufgenommen werden.

Verträge, in denen die Nutzerzahl nur nach oben flexibel ist, erzeugen bei saisonaler Beschäftigung einen realen Kostenunterschied. Im Handel und in der Produktion wiegt diese Klausel oft schwerer als der Listenpreis.

Auch die Währung ist ein Risiko: Ein Vertrag in Fremdwährung koppelt die Budgetplanung an Wechselkursbewegungen. Eine Vereinbarung in Landeswährung macht die Dreijahresplanung planbar, selbst wenn sie heute auf denselben Betrag hinausläuft.

Wie begründen Sie den Nutzen?

Business Cases enden häufig mit einem nicht messbaren Satz wie „die Kommunikation wird besser". Nutzen Sie stattdessen drei konkrete Posten: die Verkürzung der Suchzeit, den Rückgang wiederkehrender HR-Anfragen und die Stunden, die durch die Digitalisierung papiergestützter Prozesse frei werden. Alle drei sind im Piloten messbar.

Steht der Budgetrahmen, hilft unser Auswahlleitfaden bei der Anbieterliste — fragen Sie uns jederzeit.