Coste de una intranet y proceso de compra: montar bien el presupuesto

El presupuesto de una intranet se discute casi siempre con una sola cifra: la licencia mensual por usuario. Esa cifra suele ser menos de la mitad del total. Montar bien el presupuesto pesa al menos tanto como elegir proveedor.

Las partidas del coste total de propiedad

Con un horizonte de tres años, escribe estas partidas por separado:

1. Licencia. Cuota mensual o anual por usuario. En pago anual el descuento suele equivaler a dos mensualidades.
2. Implantación y configuración. Colores de marca, selección de módulos, árbol de departamentos, contenidos iniciales.
3. Migración de datos. Documentos y anuncios del portal anterior. A partir de unos miles de documentos es un proyecto en sí mismo.
4. Formación. Formación de contenidos para editores, presentación breve para el resto.
5. Esfuerzo interno. La partida más olvidada: quién mantiene el contenido al día y cuántas horas al mes le dedica.
6. Desarrollo de integraciones. SSO, alineación de directorio, conexión con el ERP.

La quinta partida es la mayor sorpresa. Ocho horas mensuales de responsabilidad editorial son 288 horas en tres años; un presupuesto que no lo registra como coste está incompleto.

Comparar modelos de precio

Por usuario: transparente, pero crece linealmente con la plantilla. Por tramos: parece barato en empresas pequeñas y salta bruscamente al cambiar de tramo. Por módulo: justo sobre el papel; en la práctica es difícil prever antes del despliegue qué módulos se activarán de verdad.

Dos preguntas resuelven casi todas las comparaciones: ¿pagas por módulos que no usas y en qué umbral sube el precio? Publicamos nuestro modelo abiertamente, por usuario y mensual o anual, en la página de precios.

¿Cuántas licencias comprar?

Un error habitual es licenciar toda la plantilla el primer año. Las licencias compradas para equipos de campo antes de confirmar su uso se pierden. Es más sano empezar con un grupo piloto y ampliar a los tres meses. Ese es además el ritmo natural de tu plan de despliegue.

Lo que no hay que saltarse en la compra

• Una demostración con tu escenario. Tu trabajo real, no un guion preparado.
• Documentación de seguridad y cumplimiento. Dónde están los datos, cómo se garantiza la separación entre empresas, quiénes son los subencargados. Nuestra página de seguridad empieza por esas respuestas.
• Una llamada de referencia. No con la referencia que prefiere el proveedor, sino con un cliente de tamaño comparable.
• Condiciones de salida. En qué formato y plazo se devuelven los datos al terminar el contrato.
• Niveles de servicio. A quién acudes, y en cuánto tiempo, ante una interrupción.

Presupuestar el piloto

El piloto es la parte más eficiente del presupuesto porque reduce la incertidumbre. De veinte a cuarenta personas, tres módulos, tres meses: eso produce datos de uso reales y también defensores internos. Al final, mide tres cifras: tasa de usuarios activos semanales, tasa de lectura de anuncios y variación de las preguntas repetitivas que llegan a RR. HH.

Al listar costes, estima también el coste de no hacer nada: las horas que hoy se van en perseguir procesos a mano, los documentos que se pierden, las preguntas que se repiten. Si la comparación enfrenta una cuota de licencia con el supuesto implícito de que lo actual es gratis, la foto no es honesta.

Contrato y renovación

Lo que ocurra en los años dos y tres pesa tanto como el precio del primero. Tres cláusulas conviene cerrarlas: el tope de subida anual, si el número de licencias puede reducirse cuando baja la plantilla y cómo se incorporan nuevos módulos al acuerdo vigente.

Los contratos en los que el número de usuarios solo flexiona al alza generan una diferencia real de coste en empresas con personal de temporada. En comercio y producción esa cláusula suele pesar más que el precio de catálogo.

La divisa es un riesgo aparte: un contrato en moneda extranjera ata la planificación al tipo de cambio. Un acuerdo en moneda local hace previsible la planificación a tres años aunque hoy salga por el mismo importe.

¿Cómo defender el retorno?

Los casos de negocio suelen terminar con una frase no medible: «mejorará la comunicación». Usa en su lugar tres elementos concretos: la reducción del tiempo para encontrar información, la caída de preguntas repetitivas a RR. HH. y las horas ganadas al digitalizar procesos que se seguían en papel. Los tres se miden durante el piloto.

Con el marco presupuestario cerrado, nuestra guía de selección ayuda a construir la lista corta — y siempre puedes preguntarnos.