Стоимость интранета и закупка: как правильно собрать бюджет

Как посчитать совокупную стоимость владения с учётом лицензии, внедрения, обучения и внутренних трудозатрат и какие шаги нельзя пропускать при закупке.

Бюджет интранета обычно обсуждают одной цифрой — месячной лицензией на пользователя. Эта цифра, как правило, составляет меньше половины итога. Собрать бюджет правильно не менее важно, чем выбрать поставщика.

Статьи совокупной стоимости владения

На горизонте трёх лет выпишите эти статьи по отдельности:

  1. Лицензия. Плата за пользователя в месяц или в год. При годовой оплате скидка обычно равна примерно двум месяцам.
  2. Внедрение и настройка. Фирменные цвета, выбор модулей, дерево подразделений, первое наполнение.
  3. Перенос данных. Документы и объявления со старого портала. За пределами нескольких тысяч документов это отдельный проект.
  4. Обучение. Обучение редакторов работе с контентом, короткое введение для остальных.
  5. Внутренние трудозатраты. Самая часто забываемая статья: кто поддерживает контент в актуальном виде и сколько часов в месяц на это уходит.
  6. Интеграции. SSO, сверка с каталогом, подключение ERP.

Пятая статья обычно оказывается главным сюрпризом. Восемь часов в месяц ответственности за контент — это 288 часов за три года; бюджет, где это не записано как расход, неполон.

Как сравнивать модели тарификации

За пользователя — прозрачно, но растёт линейно вместе со штатом. Пакеты по уровням выглядят дёшево для небольших компаний и резко скачут на границе уровня. За модуль выглядит справедливо на бумаге; на практике трудно предсказать до внедрения, какие модули действительно включат.

Два вопроса закрывают большинство сравнений: платите ли вы за неиспользуемые модули и на каком пороге растёт цена. Свою модель мы публикуем открыто — за пользователя, помесячно или на год — на странице тарифов.

Сколько лицензий покупать

Распространённая ошибка — лицензировать весь штат в первый год. Лицензии, купленные для полевых команд до подтверждения реального использования, пропадают. Здоровее начать с пилотной группы и расшириться через три месяца. Это и есть естественный ритм вашего плана внедрения.

Что нельзя пропускать при закупке

  • Демонстрация по вашему сценарию. Ваша реальная работа, а не подготовленный сценарий.
  • Документы по безопасности и защите данных. Где хранятся данные, как обеспечивается разделение компаний, кто субобработчики. Наша страница безопасности начинается с этих ответов.
  • Разговор с референсом. Не с тем, кого предлагает поставщик, а с клиентом сопоставимого размера.
  • Условия выхода. В каком формате и в какой срок возвращаются данные при завершении договора.
  • Уровни сервиса. К кому и за какое время вы обращаетесь при сбое.

Как бюджетировать пилот

Пилот — самая эффективная часть бюджета, потому что снимает неопределённость. Двадцать-сорок человек, три модуля, три месяца: это даёт и реальные данные об использовании, и внутренних сторонников. По итогам измерьте три цифры: долю еженедельно активных пользователей, долю прочтения объявлений и изменение числа повторяющихся вопросов в HR.

Перечисляя расходы, оцените и стоимость бездействия: часы, которые сегодня уходят на ручное сопровождение процессов, потерянные документы, вопросы по кругу. Если сравнивать лицензию с молчаливым допущением, что текущее состояние бесплатно, картина будет нечестной.

Договор и продление

Что произойдёт на второй и третий годы, весит не меньше цены первого. Три пункта стоит закрыть: предел годового повышения, возможность сократить число лицензий при уменьшении штата и порядок добавления новых модулей к действующему договору.

Договоры, где число пользователей гибко только вверх, создают реальную разницу в затратах у компаний с сезонным персоналом. В рознице и на производстве этот пункт часто важнее прайсовой цены.

Валюта — отдельный риск: договор в иностранной валюте привязывает планирование к курсу. Соглашение в местной валюте делает трёхлетнее планирование предсказуемым, даже если сегодня сумма та же.

Как защитить отдачу

Обоснования для руководства часто заканчиваются неизмеримой фразой «коммуникации станут лучше». Используйте вместо неё три конкретных пункта: сокращение времени на поиск информации, снижение числа повторяющихся вопросов в HR и часы, высвобожденные переводом бумажных процессов в цифру. Все три измеряются во время пилота.

Когда бюджетная рамка ясна, наше руководство по выбору поможет собрать короткий список — и всегда можно написать нам.