Çalışan el kitabı nasıl hazırlanır?

Çalışan el kitabı, çoğu şirkette işe girişte imzalatılan ve bir daha hiç açılmayan bir belgedir. Seksen sayfalık PDF, ilk gün gelen otuz belgenin arasında kaybolur ve altı ay sonra kimse içinde ne yazdığını hatırlamaz.

Sorun içeriğin gereksiz olması değil, belgenin biçiminin kullanıma uygun olmamasıdır. El kitabı baştan sona okunacak bir kitap değil, ihtiyaç anında bakılacak bir başvuru kaynağıdır. Kurgusu buna göre yapılmalıdır.

El kitabı neyi çözer?

Üç somut işi vardır:

Tekrar eden soruları azaltır. İK'ya gelen soruların büyük kısmı aynıdır: yol izni kaç gün, avans nasıl alınır, kıyafet kuralı ne, mesai saatleri nasıl. Bunların yazılı ve bulunabilir olması, aynı cevabı yüzüncü kez vermeyi bitirir.

Tutarlılık sağlar. Yazılı olmayan bir kural, yöneticiden yöneticiye farklı uygulanır. Aynı talebe bir departmanda evet, diğerinde hayır denmesi adalet algısını en hızlı bozan şeydir.

Beklentiyi netleştirir. Neyin serbest, neyin yasak olduğunun açıkça yazılması, hem çalışanı hem şirketi korur. Disiplin sürecine giden vakaların önemli kısmı, kuralın hiç yazılmamış olmasından kaynaklanır.

İçinde ne olmalı?

İşe yarayan bir el kitabı genellikle şu başlıkları taşır:

• Şirket hakkında: ne yapıyoruz, nasıl organize olduk, kim kimdir
• Çalışma düzeni: mesai saatleri, esnek/hibrit kurallar, devamsızlık bildirimi
• İzinler: yıllık izin, mazeret izinleri, ücretsiz izin, rapor süreci
• Ücret ve yan haklar: ödeme günü, bordroya erişim, yol/yemek, sigorta
• Talepler ve onaylar: avans, masraf, seyahat, ekipman
• Davranış kuralları: etik ilkeler, çıkar çatışması, hediye politikası
• Bilgi güvenliği ve gizlilik: cihaz kullanımı, veri paylaşımı
• İSG: acil durum talimatları, kaza bildirimi
• Bildirim kanalları: etik hat, şikâyet ve öneri yolları
• Ayrılık: istifa süreci, devir, zimmet iadesi

Bu listenin çoğu maddesi zaten ayrı ayrı yazılmıştır; el kitabının işi onları tek bir giriş noktasında toplamaktır.

Yazım dili: yasal metin değil, kullanma kılavuzu

El kitaplarının çoğu hukuk diliyle yazılır ve bu yüzden okunmaz. "İşbu yönetmelik hükümlerine riayet edilmesi zorunludur" cümlesi kimseye bir şey öğretmez.

Üç ilke yeterlidir:

Soru başlığı kullanın. "İzin Prosedürü" yerine "Yıllık iznimi nasıl alırım?" — insanlar zaten kafalarında bu soruyu sorarak arar.

Cevabı ilk cümleye koyun. Gerekçeyi sonra anlatın. Okuyucu ilk üç satırda cevabı bulamazsa sayfayı kapatır.

Somut örnek verin. "Makul süre içinde bildirilmelidir" belirsizdir; "en geç bir gün önce, mesai bitimine kadar" nettir.

Aynı yaklaşımın duyurulardaki karşılığını duyuru yazma rehberi yazısında ele almıştık.

PDF değil, sayfa

En önemli biçim kararı budur. PDF olarak dağıtılan bir el kitabı:

• Aranamaz (ya da kötü aranır)
• Telefonda okunamaz
• Güncellendiğinde eski kopyalar dolaşımda kalır
• Kimin okuduğu bilinmez

Aynı içeriğin intranette ayrı ayrı sayfalar olarak durması bu dört sorunun hepsini çözer. Çalışan "yol izni" diye arar, tek bir sayfaya iner ve cevabı görür — seksen sayfa içinde gezinmez.

Ayrıca sayfa yapısı, kritik bölümler için okundu onayı almayı mümkün kılar. Etik kurallar ve bilgi güvenliği gibi başlıklarda bu bir uyum kaydıdır; kurgusu kurumsal duyuru yönetimi yazısında.

Sürüm takibi de aynı sebeple gereklidir: hangi politikanın ne zaman değiştiği ve o tarihte yürürlükte olanın ne olduğu sonradan sorulabilir — doküman yönetimi ve sürüm takibi.

Sahibi olmayan el kitabı bir yıl içinde yanlış olur

El kitabının en büyük riski, güncellenmemesidir. Yanlış bilgi veren bir el kitabı, hiç olmamasından kötüdür çünkü insanlar ona güvenerek karar verir.

İşleyen düzen şudur: her bölümün adı yazılı bir sahibi ve bir gözden geçirme tarihi olur. İzin bölümü İK Operasyon'un, güvenlik bölümü BT'nin, İSG bölümü uzmanın sorumluluğundadır. Yılda bir kez sistem sahibi uyarır, sahip gözden geçirir.

Bu sorumluluğun nasıl dağıtıldığını intranet yönetimi ve içerik sahipliği yazısında ayrıntılandırdık.

Yasal sınırlar

İki noktaya dikkat etmek gerekir.

El kitabı sözleşmenin yerini tutmaz. Ücret, görev ve çalışma süresi gibi esaslı unsurlar iş sözleşmesinde yer alır. El kitabındaki bir madde, sözleşmeye aykırı olamaz — ayrıntısı deneme süresi ve iş sözleşmesi türleri yazısında.

Tek taraflı değişikliğin sınırı vardır. El kitabına yazılan bir uygulama zamanla işyeri uygulaması hâline gelir ve çalışan lehine kazanılmış hak doğurabilir. Esaslı bir değişiklik yapılacaksa yazılı bildirim ve onay gerekir.

Bu yüzden el kitabında "şirket bu kuralları dilediği zaman değiştirebilir" cümlesi yazmak, tek başına koruma sağlamaz.

İlk gün değil, ilk ay

El kitabını işe giriş günü imzalatıp bitirmeyin. Yeni çalışan o gün otuz şeyle birden karşılaşır ve hiçbirini hatırlamaz.

Daha iyi çalışan yöntem, içeriği ilk aya yaymaktır: birinci hafta çalışma düzeni ve izinler, ikinci hafta talepler ve yan haklar, üçüncü hafta etik ve güvenlik. Her parça kısa, her parça ihtiyaç doğduğu sırada.

Oryantasyon programının bütününü işe alıştırma ve oryantasyon süreci yazısında bulabilirsiniz.

Başarı ölçüsü

El kitabının işe yarayıp yaramadığını imza sayısı göstermez. İki gerçek ölçü vardır: el kitabı sayfalarında yapılan arama sayısı ve İK'ya gelen tekrar eden soruların düşüşü.

İkisi de ölçülebilir. Sonuçsuz aramalar ayrıca hangi konunun eksik ya da yanlış adlandırılmış olduğunu doğrudan gösterir — intranet analitiği ve kullanım raporları.

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş niteliği taşımaz. İç yönetmelik metinleri için hukuk danışmanınıza başvurun.