İK teknoloji yığını: hangi sistem neyi yapmalı, nerede birleşmeli?

«İK dijitalleşmesi» başlığı altında alınan kararların çoğu aslında bir mimari kararı: hangi bilgi nerede duracak, hangi sistem hangi işi yapacak ve bunlar nasıl konuşacak?

Bu soruya baştan cevap verilmediğinde, birkaç yıl içinde beş sistem ve birbirini tutmayan beş çalışan listesi ortaya çıkıyor.

Katmanlar

İK teknolojisini beş katmanda düşünmek, karar vermeyi kolaylaştırıyor:

1. Kayıt katmanı (İKY / core HR). Çalışanın resmî kaydı: özlük, pozisyon, ücret, organizasyon yapısı. Tüm yığının gerçeğin kaynağı burası olmalı.

2. Bordro ve yasal. Ücret hesaplama, SGK bildirimleri, yasal raporlar. Türkiye'de mevzuata sıkı bağlı olduğu için genellikle yerel bir çözüm oluyor.

3. Süreç katmanı. İşe alım, performans, eğitim, izin ve talep akışları. Kimi şirkette İKY'nin içinde, kimisinde ayrı.

4. İletişim ve deneyim katmanı. İntranet: duyurular, doküman, rehber, self servis, kültür. Çalışanın günlük olarak girdiği yer.

5. Analitik. Katmanlardan gelen verinin raporlanması ve karar desteği.

Çoğu şirkette 1, 2 ve 4 var; 3 dağınık ve 5 yok. Analitik tarafını İK analitiği ve veriye dayalı karar yazısında ele aldık.

Tek kaynak ilkesi

Bir veri parçasının tek bir sahibi olmalı ve diğer sistemler onu kopyalamak yerine oradan okumalı.

Pratikte en sık ihlal edilen alanlar: çalışan listesi, organizasyon yapısı, departman isimleri ve unvanlar.

Bu dört alan üç ayrı sistemde ayrı ayrı tutulduğunda, kaçınılmaz olarak ayrışıyorlar. Sonuç: intranetteki organizasyon şeması ile bordrodaki departman kodu farklı oluyor ve raporlar tutmuyor.

Kural basit: kayıt katmanı yazıyor, diğerleri okuyor. Senkronizasyon yönü tek olmalı. Kimlik tarafındaki karşılığını kimlik ve dizin entegrasyonu yazısında anlattık.

Örnek: üç sistemde üç farklı departman listesi

Bir şirkette bordro sisteminde 22, İKY'de 18, intranette 25 departman tanımlı.

Fark, yıllar içinde oluşmuş: bordroda muhasebe amaçlı alt kırılımlar var, İKY'de bazı birimler birleştirilmiş, intranette ise kapanan departmanlar hiç silinmemiş.

Sonuç: departman bazlı hiçbir rapor güvenilir değil ve her raporlama isteği elle eşleştirme gerektiriyor.

Düzeltme, teknik olmaktan çok kurumsal oluyor: tek bir departman listesi üzerinde anlaşılıyor, sahibi İK olarak belirleniyor, diğer sistemler bu listeyi alıyor ve kendi kırılımlarını bu listeye bağlı tutuyor.

Teknik iş birkaç gün sürüyor; anlaşma birkaç hafta. Yığın kurarken asıl zorluk genellikle burada.

Entegrasyon noktaları

Bir intranetin yığındaki diğer sistemlerle kurduğu tipik bağlar:

• Çalışan senkronizasyonu. Kayıt katmanından ya da kurumsal dizinden.
• Tek oturum açma. Ayrı şifre olmaması, kullanım oranını doğrudan etkiliyor; yapıyı SSO nedir yazısında ele aldık.
• İzin bakiyesi. Bordro veya İKY'den okunuyor; intranet hesaplamıyor, gösteriyor.
• Bordro belgesi erişimi. Çalışanın kendi belgesine ulaşması.
• Olay tetikleyicileri. İşe giriş, çıkış, terfi gibi olayların intranette karşılık üretmesi.

Son madde en çok değer üreteni: işe giriş kaydının oryantasyon akışını otomatik başlatması, çıkış kaydının erişimleri kapatması. İş akışı otomasyonunu iş akışı otomasyonu ve İK süreçleri yazısında ele aldık.

Yaygın hatalar

Her şeyi tek sisteme sığdırmaya çalışmak. «Hepsi bir arada» vaadi, genellikle her alanda ortalama bir deneyim üretiyor.

Her ihtiyaç için ayrı araç almak. On ayrı araç, on ayrı giriş ve on ayrı çalışan listesi demek.

Entegrasyonu sonraya bırakmak. Satın alma kararı verilirken entegrasyon imkânı sorulmadığında, sonradan çözüm bulunamıyor.

Veri sahipliğini tanımlamamak. En pahalı hata; yukarıdaki örneğin kaynağı.

Satın alma sürecinin bütününü intranet maliyeti ve satın alma ve intranet seçim rehberi yazılarında ele aldık.

Kademeli kurma sırası

Sıfırdan bir yığın kuran bir şirket için makul sıra: önce kayıt ve bordro (yasal zorunluluk), sonra iletişim ve self servis katmanı (en geniş kullanıcı kitlesine dokunan), ardından süreç katmanı (izin, talep, performans), en sonda analitik.

İletişim katmanının erken gelmesinin sebebi: çalışanların çoğu bordro sistemine ayda bir, intranete her gün giriyor. Dijitalleşmenin görünür yüzü orası oluyor.

Yol haritası kurgusunu İK dijitalleşme yol haritası yazısında ele aldık.

Sık sorulan sorular

İKY sistemi intranet yerine geçer mi? Genellikle hayır. İKY süreç odaklı; günlük iletişim, içerik ve kültür tarafı zayıf kalıyor. Karşılaştırmayı çalışan uygulaması nedir yazısında ele aldık.

Entegrasyon için ne gerekiyor? Karşı sistemin API'si ya da düzenli veri aktarımı. API yoksa dosya tabanlı senkronizasyon da çalışıyor ama gecikmeli oluyor; yöntemleri API ve veri alışverişi yazısında anlattık.

Küçük şirkette bu kadar katman gerekli mi? Hayır. 50 kişilik bir şirkette bordro + intranet yeterli olabiliyor; ölçek büyüdükçe katmanlar ayrışıyor. Yaklaşımı küçük işletmeler için intranet yazısında ele aldık.

Veri nerede saklanıyor sorusu neden önemli? KVKK ve bilgi güvenliği açısından; barındırma kararlarını bulut mu sunucu mu yazısında ele aldık.