İntranet ana sayfası nasıl tasarlanır?

İntranet ana sayfası, şirket içinde en çok tartışılan tek ekrandır. Herkes kendi içeriğinin orada olmasını ister ve tartışma genellikle "benim modülüm neden altta?" sorusu etrafında döner.

Bu tartışmanın çıkışsız olmasının sebebi, ana sayfaya yanlış bir işlev yüklenmesidir. Ana sayfa bir vitrin değil, bir başlangıç noktasıdır. Amacı şirketi tanıtmak değil, çalışanın o gün yapacağı işe en kısa yoldan ulaşmasını sağlamaktır.

Önce soru: çalışan buraya niye geliyor?

Tasarıma başlamadan önce cevaplanması gereken soru budur ve cevabı şirketten şirkete değişir. Bir perakende zincirinde çalışan mağaza görevlisi ana sayfaya günün hedeflerini ve duyuruları görmek için gelir. Bir yazılım şirketinde geliştirici belki yalnızca izin talebi girmek için gelir.

Bu soruyu tahminle cevaplamak yerine ölçmek mümkündür: mevcut sistemde en çok ziyaret edilen beş sayfa ve en çok yapılan beş işlem, ana sayfanın iskeletini doğrudan verir.

Ortaya çıkan liste genellikle yönetimin beklentisinden farklıdır. Kurumsal vizyon metni, üst yönetim mesajı ve şirket tanıtım videosu gibi içerikler önemlidir ama günlük ihtiyaç değildir; ana sayfanın en değerli bölgesini kaplamamaları gerekir.

Üst bölge en pahalı alandır

Ekranın ilk görünen bölümü, kaydırmadan görülen alandır ve en yüksek etkiyi orada bulunan içerik üretir. Bu alanın üç işi vardır: acil olanı göstermek, en sık yapılan işe kısayol vermek ve kişiye özel bekleyen işleri hatırlatmak.

Bekleyen işler özellikle değerlidir: onay bekleyen bir talep, tamamlanmamış bir eğitim, imzalanmamış bir politika. Bu tür kişiye özel hatırlatmalar, ana sayfanın gerçekten "benim sayfam" hissi vermesini sağlayan tek unsurdur.

Buna karşılık üst bölgeye konan büyük bir kurumsal görsel, ekranın en değerli alanını kalıcı olarak tüketir ve hiçbir işlevi yoktur.

Kaç widget fazladır?

Ana sayfa tasarımlarının en yaygın hatası, hiçbir talebi reddetmemektir. Her departman bir alan ister, hepsine yer verilir ve sonuçta hiçbir şeyin öne çıkmadığı bir pano ortaya çıkar.

Dikkat sınırlı bir kaynaktır: bir ekranda her şey vurgulanıyorsa hiçbir şey vurgulanmıyor demektir. Pratik bir sınır, ilk ekranda üç dört bölümü aşmamaktır.

Talepleri reddetmek yerine yönlendirmek daha kolaydır: her departmanın kendi sayfası vardır ve ana sayfa oraya giden yolu gösterir. Bu yapı, menü tasarımıyla birlikte kurulmalıdır — intranet bilgi mimarisi: menü nasıl kurulur yazısında ele aldık.

Kişiselleştirme ile kurum düzeni arasındaki denge

İki farklı ihtiyaç vardır ve ikisi de meşrudur. Yönetim, herkesin belirli şeyleri görmesini ister: kritik duyurular, uyum bildirimleri, kurumsal hedefler. Çalışan ise kendi işine yarayanı üstte görmek ister.

Bu ikisi bir tercih değil, bir katman meselesidir. Sağlıklı yapı şudur: yönetim tarafından belirlenen bir temel düzen vardır ve kullanıcı bunun üzerinde kendi tercihini uygular — bazı bölümleri sabitler, bazılarını gizler, kısayol ekler.

Kritik olan, kişisel tercihin kurumsal zorunlulukları ezmemesidir. Okundu onayı gerektiren bir duyuru, kullanıcı gizlemiş olsa bile görünmelidir. Bu ayrım yapılmazsa kişiselleştirme, uyum kaydını delen bir boşluğa dönüşür. Duyuru yönetiminin bu tarafını kurumsal duyuru yönetimi yazısında anlattık.

Rol ve lokasyona göre farklılaştırın

Tek bir ana sayfanın tüm şirkete hizmet etmesi beklenemez. Mağaza çalışanına proje yönetimi bölümü göstermek, merkez ofis çalışanına vardiya çizelgesi göstermek kadar anlamsızdır.

Rol ve lokasyona göre farklı düzenler kurmak, aynı sistemin herkese kendi işini göstermesini sağlar. Bu, ayrı bir sistem kurmak anlamına gelmez; aynı içeriğin hedeflenerek gösterilmesidir.

Hedeflemenin gürültüyü nasıl azalttığını duyuru yorgunluğu ve bilgi kirliliği yazısında ölçülerle ele aldık.

Mobil ana sayfa masaüstünün küçültülmüşü değildir

Telefondan giren çalışanın davranışı farklıdır: kısa süre kalır, tek bir şeye bakar ve çıkar. Masaüstü düzeninin sıkıştırılmış hâli bu davranışa hizmet etmez.

Mobilde en sık ihtiyaç duyulan üç işi en üste koymak, geri kalanını menüye bırakmak doğru yaklaşımdır. Ayrıntısını mobil intranet ve PWA ve saha ekipleri açısından çalışan uygulaması (employee app) nedir yazısında ele aldık.

Boş durum sorunu

Yeni kurulan intranetlerin ana sayfası genellikle boştur: duyuru yok, etkinlik yok, doküman yok. Boş bir ekran, kullanıcıya "burada bir şey yok" mesajı verir ve ikinci ziyareti engeller.

Açılıştan önce ana sayfanın her bölümünün gerçek içerikle dolu olması gerekir. Bu, kurulum planının bir parçası olarak düşünülmelidir — intranet kurulum: ilk 90 gün yazısında bu sıralamayı anlattık.

Ölçün ve düzeltin

Ana sayfa tasarımı bir kerelik iş değildir. Hangi bölümün tıklandığı, hangisinin hiç tıklanmadığı ve kullanıcıların ana sayfadan sonra nereye gittiği düzenli olarak izlenmelidir.

Hiç tıklanmayan bir bölüm ya gereksizdir ya yanlış adlandırılmıştır ya da yanlış yerdedir. Üç ihtimalin hangisi olduğunu anlamanın en hızlı yolu, birkaç kullanıcıya ekranı gösterip "burada ne var?" diye sormaktır. Ölçüm yaklaşımını intranet analitiği ve kullanım raporları yazısında bulabilirsiniz.

Ana sayfayı bir kez kurup unutmayın

Ana sayfa, şirketin değişen önceliklerini yansıtması gereken tek ekrandır. Sezon başında farklı, denetim döneminde farklı, yıl sonunda farklı içerik öne çıkmalıdır.

Bunu sürdürülebilir kılmanın yolu, ana sayfanın sahibini tanımlamak ve düzenli bir gözden geçirme ritmi kurmaktır. Sahipsiz bir ana sayfa, kurulduğu günün ihtiyaçlarını yıllarca göstermeye devam eder.