İntranet fiyatlandırma modelleri: kullanıcı başı, modül bazlı ve gizli maliyetler

İntranet teklifleri karşılaştırmak zor, çünkü aynı şeyi farklı biçimlerde fiyatlandırıyorlar. Birinde kullanıcı başı aylık ücret var, ötekinde modül paketleri, üçüncüsünde sabit yıllık lisans artı kurulum.

Karşılaştırmayı anlamlı kılmanın yolu, tek bir sayı yerine üç yıllık toplam sahip olma maliyetini hesaplamak.

Yaygın modeller

Kullanıcı başına abonelik. En yaygın model. Aylık ya da yıllık, kişi başı ücret. Avantajı öngörülebilirlik; dezavantajı, kadro büyüdükçe maliyetin doğrusal artması.

Dikkat edilecek nokta: "kullanıcı" kim sayılıyor? Sisteme giriş yapmış kişi mi, tanımlı tüm çalışanlar mı? Saha çalışanlarının çoğu ayda birkaç kez giriyor ama tam ücretli lisans olarak sayılabiliyor.

Katman (tier) modeli. 0-100 kişi şu fiyat, 100-500 şu fiyat. Basit ama eşik geçişlerinde sıçrama yaratıyor: 101. çalışan, aylık maliyeti bir anda yükseltebiliyor.

Modül bazlı. Temel paket + eklenen modüller. Esnek görünüyor ama ihtiyaç listesi uzadıkça toplam hızla artıyor. Teklif alırken bugün ihtiyacınız olmayan ama bir yıl içinde isteyeceğiniz modülleri de fiyatlatın.

Sabit kurumsal lisans. Büyük ölçekte tercih ediliyor; kullanıcı sayısından bağımsız yıllık bedel. Öngörülebilir ama küçük kadrolarda pahalı.

Kendi sunucunuzda (on-premise). Lisans + sunucu + bakım + güncelleme. Görünür lisans maliyeti düşük olabiliyor, toplam maliyet genellikle yüksek. Karşılaştırmayı bulut mu sunucu mu yazısında ele aldık.

Gizli maliyet kalemleri

Teklif fiyatının dışında kalan ve sonradan çıkan kalemler:

• Kurulum ve yapılandırma — bir kerelik ama azımsanmayacak
• Veri taşıma — eski sistemden içerik aktarımı; kapsamı intranet geçiş ve veri taşıma yazısında ele aldık
• Entegrasyonlar — İK sistemi, ERP, SSO. Her biri ayrı fiyatlanabiliyor; kimlik ve dizin entegrasyonu ve intranet entegrasyonları yazılarına bakın
• Özelleştirme — marka uygulaması, özel alan ve akışlar
• Eğitim — yönetici ve editör eğitimi
• Destek seviyesi — standart destek ücretsiz, hızlı yanıt garantili destek ek ücretli olabiliyor
• Depolama aşımı — doküman ve video yükledikçe artan maliyet
• Yıllık artış — sözleşmede üst sınır var mı?

Son madde en sık atlanan. Yıllık artış oranı sözleşmede sınırlandırılmamışsa, üçüncü yıl maliyeti tahmininizin çok üzerinde olabiliyor.

Örnek: iki teklifin gerçek karşılaştırması

400 çalışanlı bir şirket iki teklif alıyor. Görünürde A daha ucuz.

Üç yıllık toplam hesaplandığında tablo değişiyor: A'nın kullanıcı tanımı "tanımlı tüm çalışanlar" — yani 400 kişinin hepsi için ödeme yapılıyor, oysa saha ekibinin yarısı ayda bir giriyor. B'de sınırlı erişimli saha lisansı daha düşük fiyatlı.

Ayrıca A'da SSO ve İK sistemi entegrasyonu ek ücretli, B'de temel pakete dâhil. A'nın yıllık artış oranı sözleşmede sınırsız, B'de enflasyonla sınırlı.

Üç yıl sonunda B, ilk bakıştaki "pahalı" teklif olmasına rağmen toplamda daha düşük çıkıyor.

Bu hesabı kendi rakamlarınızla yapmak için intranet ROI hesaplama aracını kullanabilir, yöntemi intranet ROI hesabı yazısında inceleyebilirsiniz.

Sözleşmede dikkat edilecekler

• Kullanıcı tanımı ve sayım yöntemi
• Yıllık artış tavanı
• Veri sahipliği: verileriniz size ait mi, çıkarken tam olarak alabiliyor musunuz, hangi formatta?
• Çıkış (exit) maddesi: sözleşme bitiminde veri teslimi ve süre
• Hizmet seviyesi (SLA): erişilebilirlik taahhüdü ve ihlal hâlinde ne oluyor? Ayrıntısını SLA ve destek beklentileri yazısında ele aldık
• Veri lokasyonu: veriler nerede saklanıyor? KVKK açısından belirleyici; KVKK uyumlu intranet yazısına bakın
• Fesih koşulları ve otomatik yenileme

Saha çalışanı lisansı: en kritik kalem

Kadrosunun büyük kısmı masabaşı olmayan şirketlerde toplam maliyeti belirleyen tek soru, saha çalışanının nasıl lisanslandığı.

Üç yaklaşım görülüyor. Birincisi, herkesin tam lisanslı sayılması — en pahalısı ve mağaza/üretim ağırlıklı kadrolarda bütçeyi zorlayan model. İkincisi, sınırlı erişimli (duyuru okuma, vardiya görme, talep açma) daha düşük fiyatlı lisans. Üçüncüsü, paylaşımlı cihaz üzerinden kiosk modu: tek bir tablet üzerinden birden fazla çalışanın erişimi.

Hangisinin uygun olduğu, saha çalışanının gerçekte ne yapacağına bağlı. Yalnızca duyuru okuyacaksa sınırlı lisans yeterli; izin talebi, eğitim ve vardiya değişimi de yapacaksa tam erişim gerekiyor.

Teklif alırken bu kırılımı kendiniz verin: "120 ofis, 380 saha, saha yalnızca şunları yapacak." Sağlayıcıya toplam kadro sayısı söylemek, en pahalı teklifi almanın en hızlı yolu. Bu grubun ihtiyaçlarını mavi yakalı ve saha çalışanlarına ulaşmak yazısında ele aldık.

Sık sorulan sorular

Pazarlık payı var mı? Genellikle var, özellikle yıllık peşin ödemede ve çok yıllı sözleşmede. Ancak indirim karşılığında uzun taahhüt vermeden önce, ürünü gerçekten kullanacağınızdan emin olun; pilot süreci için intranet pilot projesi yazısına bakın.

Ücretsiz deneme yeterli mi? Kısa denemeler yüzeysel kalıyor. Gerçek test, sınırlı bir grupla gerçek içerik üzerinde yapılan pilot.

Açık kaynak seçenekler ucuz mu? Lisans maliyeti yok ama kurulum, bakım, güvenlik güncellemesi ve geliştirme maliyeti var. Karşılaştırmayı açık kaynak intranet seçenekleri yazısında ele aldık.

Satın alma sürecini kim yönetmeli? İK ya da iç iletişim ihtiyacı tanımlar, BT teknik ve güvenlik değerlendirmesini yapar, satın alma sözleşmeyi yürütür. Üçünün birlikte çalışmadığı süreçler uzuyor; adımları intranet maliyeti ve satın alma yazısında anlattık.