İntranet pilot projesi: satın almadan önce gerçek bir test

Ürün demoları her zaman iyi görünüyor: hazırlanmış veri, seçilmiş senaryo, deneyimli bir sunucu. Gerçek soru, ürünün sizin verinizle, sizin insanlarınızla ve sizin süreçlerinizle nasıl çalıştığı.

Pilot proje bu soruyu, sözleşme imzalamadan cevaplamanın yolu.

Pilot neyi test eder?

Doğru kurgulanmış bir pilot, üç ayrı soruyu ayırır:

1. Ürün ihtiyacı karşılıyor mu? Özellik listesi değil, gerçek kullanım. "Duyuru yayınlanabiliyor mu" değil, "editörümüz yardım almadan duyuru yayınlayabiliyor mu?"

2. Bizim insanlarımız kullanır mı? Benimseme, en zor tahmin edilen değişken. Saha çalışanı telefonundan girebiliyor mu, giriş yapabiliyor mu, ikinci kez geri geliyor mu?

3. Sağlayıcı nasıl bir iş ortağı? Pilot süresince gelen sorulara ne kadar sürede cevap veriyor? Bu, sözleşme sonrası ilişkinin en dürüst göstergesi.

Üçüncü madde sıklıkla atlanıyor ama satın alma kararında belirleyici olabiliyor.

Kapsamı daraltın

En sık yapılan hata, pilotu "küçük bir kurulum" olarak değil "her şeyin denenmesi" olarak tasarlamak. Sonuç: dağınık, sonuçsuz ve uzayan bir süreç.

İyi bir pilot kapsamı: bir-iki gerçek kullanım senaryosu, sınırlı bir kullanıcı grubu ve net bir süre.

Örnek senaryolar: duyuru yayını ve okunma takibi, izin talebi ve onay akışı, doküman merkezine politika taşıma, saha ekibine vardiya bilgisi ulaştırma.

Doğru pilot grubu

Gönüllülerden oluşan bir grup seçmek cazip ama yanıltıcı: gönüllüler zaten meraklı ve her şeyi kullanır. Sonuçlar gerçek kadroyu temsil etmez.

Daha iyi bir karışım: bir ofis ekibi, bir saha/mağaza ekibi, birkaç yönetici ve teknolojiyle arası mesafeli birkaç kişi. Son grup en değerli geri bildirimi veriyor.

Grupların farklı ihtiyaçlarını çalışan personası çalışmasıyla önceden çıkarabilirsiniz.

Başarı kriterlerini önceden yazın

Pilot bittiğinde "iyiydi galiba" demekten kaçınmanın tek yolu, kriterleri baştan belirlemek. Ölçülebilir örnekler:

• Pilot grubun en az şu kadarı en az iki kez giriş yapmış olacak
• Duyuru okunma oranı şu düzeyin üzerinde olacak
• İzin talebi ortalama şu sürede onaylanacak
• Editörler yardım almadan içerik yayınlayabilecek
• Destek taleplerine ortalama şu sürede cevap gelecek

Ölçüm altyapısını intranet analitiği, duyuru takibini okundu onayı yazısında ele aldık.

Örnek: pilotun ortaya çıkardığı

Bir şirket iki ürünü aynı anda pilotluyor. Özellik listelerinde ikisi de her şeyi karşılıyor.

Dört haftalık pilot sonunda fark şurada çıkıyor: A ürününde mağaza çalışanları ilk girişte takılıyor — şifre sıfırlama e-posta gerektiriyor, oysa mağaza personelinin çoğunun kurumsal e-postası aktif kullanılmıyor. B ürününde telefon numarasıyla giriş mümkün.

Bu ayrıntı hiçbir demo sunumunda konuşulmamıştı ve özellik listesinde "mobil erişim" olarak ikisinde de vardı. Ama 380 kişilik saha kadrosu olan bir şirket için kararı tek başına belirleyen madde bu oldu.

Pilotun değeri tam olarak budur: özellik listesinin gizlediği pratik engelleri görünür kılmak. Bu grubun ihtiyaçlarını mavi yakalı ve saha çalışanlarına ulaşmak yazısında ele aldık.

Süre ve sonrası

Dört-altı hafta yeterli. Daha kısası benimsemeyi ölçmüyor, daha uzunu karar vermeyi erteliyor.

Pilot bitiminde üç karar mümkün: devam (yaygınlaştırma planına geç), durdur (diğer seçeneğe bak) ya da uzat (belirli bir eksik giderilecekse). Üçüncüsü tuzak olabiliyor — uzatma gerekçesi net değilse, karar verememenin kibar hâline dönüşüyor.

Yaygınlaştırmaya geçerken pilot grubunuz doğal şampiyon adayı oluyor; programı intranet şampiyon programı yazısında anlattık. İlk 90 günün planı için intranet kurulumu: ilk 90 gün yazısına bakabilirsiniz.

Pilot sırasında toplanacak veri

Pilot bittiğinde elinizde yalnızca izlenim değil, veri olmalı. Toplanması gerekenler dört başlıkta özetlenebilir.

Kullanım verisi: Kaç kişi giriş yaptı, kaç kez geri geldi, hangi sayfalarda vakit geçirdi, hangi işlemi tamamladı. Tamamlanmayan işlemler en değerli veri: nerede vazgeçiliyor?

Destek verisi: Hangi sorular geldi, kaç tanesi aynı konuda? Tekrar eden sorular, ürünün değil çoğu zaman eğitim ya da adlandırmanın sorunu — ama sayısı yüksekse ürün tarafında bir kullanılabilirlik göstergesi.

Nitel geri bildirim: Pilot sonunda 20-30 dakikalık kısa görüşmeler. Anketten daha fazla bilgi veriyor; özellikle "neyi kullanmadınız ve neden" sorusu.

Sağlayıcı performansı: Açılan destek taleplerinin sayısı ve yanıt süreleri.

Bu dört başlık, karar toplantısında "bence iyiydi" tartışmasını ortadan kaldırıyor. Ölçüm altyapısının nasıl kurulacağını intranet analitiği yazısında ele aldık.

Sık sorulan sorular

Pilot ücretli mi olmalı? Çoğu sağlayıcı sınırlı süreli ücretsiz pilot sunuyor. Ücretli olması kötü bir işaret değil; önemli olan pilot sonunda taahhüt zorunluluğu olmaması.

Gerçek veriyle mi test edilmeli? Evet, mümkün olduğunca. Örnek veriyle yapılan pilot, gerçek içeriğin taşınmasındaki zorlukları göstermiyor. Kişisel veri kullanılacaksa veri işleme sözleşmesi baştan imzalanmalı; çerçeveyi KVKK veri işleme envanteri yazısında ele aldık.

Pilot sırasında eski sistem kapatılmalı mı? Hayır. Paralel çalışma, pilot grubunun güvenini koruyor. Kapatma kararı yaygınlaştırmadan sonra.

Kaç ürün aynı anda pilotlanmalı? En fazla iki. Üç ve üzeri, hem ekibi yoruyor hem karşılaştırmayı yüzeyselleştiriyor. Öncesinde uzun listeyi intranet seçim rehberi sorularıyla daraltın.