İşe alım metrikleri: hangi sayıyı neden ölçmeli?

İşe alım, İK süreçleri içinde ölçmeye en uygun olanı: her adımı kayıtlı, her adayın bir geçmişi var. Buna rağmen çoğu şirkette ölçülen tek şey «kaç gün sürdü» oluyor.

Tek başına bu gösterge, yanıltıcı olmaya en açık olanı.

Temel göstergeler

İşe alım süresi. İki farklı ölçüm var ve karıştırılıyor:

• Talepten işe başlamaya kadar geçen süre: sürecin tamamını gösteriyor, yönetimin ilgilendiği sayı.
• İlan yayınından teklif kabulüne kadar geçen süre: işe alım ekibinin kontrolündeki kısım.

İkisini ayırmak önemli, çünkü ilki çoğu zaman onay bekleme süresi yüzünden uzuyor ve bu, işe alım ekibinin sorunu değil.

İşe alım maliyeti. İlan, danışmanlık, referans primi, test araçları ve harcanan iç zamanın toplamı. İç zaman genellikle hesaba katılmıyor ve en büyük kalem o oluyor.

Kaynak etkinliği. Adayların nereden geldiği değil, işe alınanların nereden geldiği. İki liste çoğu zaman çok farklı: en çok başvuru getiren kanal, en çok işe alım getiren kanal olmayabiliyor.

Teklif kabul oranı. Düşükse iki ihtimal var: ücret bandı piyasanın altında ya da süreç boyunca beklenti yanlış yönetilmiş. Bant yönetimini ücret yönetimi ve maaş bandı yazısında ele aldık.

Huni dönüşümü. Başvuru → ön eleme → mülakat → teklif adımlarının her birindeki geçiş oranı. Tıkanmanın nerede olduğunu gösteren tek gösterge bu.

Kalite göstergeleri

Hız ve maliyet kolay ölçülüyor; asıl soru olan «doğru kişiyi mi aldık» zor.

Kullanılabilecek yaklaşımlar: deneme süresini tamamlama oranı, ilk yıl içinde ayrılma oranı, işe alan yöneticinin belirli bir süre sonraki memnuniyeti ve ilk performans değerlendirmesi sonucu.

Birinci yıl ayrılma oranı, işe alım kalitesinin en net sinyali: hızlı ve ucuz yapılan ama bir yıl içinde ayrılmayla sonuçlanan işe alım, aslında en pahalısı.

Deneme süresinin hukuki çerçevesini deneme süresi ve iş sözleşmesi türleri, ayrılma analizini çalışan devir oranı yazısında ele aldık.

Örnek: sürenin kısalması, kalitenin düşmesi

Bir şirkette işe alım süresi hedef olarak belirleniyor ve ekip bu hedefe göre değerlendiriliyor.

Süre gerçekten kısalıyor. Ancak bir yıl sonra bakıldığında, aynı dönemde işe alınanların birinci yıl ayrılma oranı yükselmiş durumda.

İnceleme, sürecin nasıl kısaldığını gösteriyor: ikinci mülakat bazı pozisyonlarda atlanmış, referans kontrolü kısaltılmış ve teklif, aday havuzu yeterince genişlemeden verilmiş.

Hedef tutmuş ama sonuç kötüleşmiş.

Düzeltme, tek göstergeli hedeften vazgeçmek oluyor: süre, kabul oranı ve birinci yıl ayrılma oranı birlikte izleniyor. Üçü birlikte bakıldığında, süreyi kısaltmanın sınırı görünür hâle geliyor.

Bu, metrik kullanımının genel dersi: tek göstergeye bağlanan bir hedef, o göstergeyi iyileştiren ama sistemi bozan davranış üretiyor.

Aday deneyimi ölçümü

Süreçten geçen adaylara sorulan kısa bir anket, çoğu şirkette hiç yapılmıyor. Oysa reddedilen adaylar, işveren markasının en geniş temas noktası.

Ölçülebilecekler: geri dönüş alma oranı, geri dönüş süresi, süreç hakkında bilgilendirilme memnuniyeti ve adayın şirketi başkasına önerme eğilimi.

Aday deneyiminin ayrıntısını işe alımda aday deneyimi, marka boyutunu işveren markası ve iç taraf yazısında ele aldık.

İç kaynak ve referans

İç terfiyle ve çalışan referansıyla yapılan işe alımlar ayrı izlenmeli: genellikle daha hızlı, daha ucuz ve daha düşük ayrılma oranı gösteriyorlar.

Bu iki kanalın payını ölçmek, iç hareketliliğe yapılan yatırımın karşılığını gösteriyor. Yapıyı iç iş ilanları ve referans programı yazısında ele aldık.

Kişisel veri sınırı

İşe alım verisi, kişisel veri ve çoğu zaman aday şirketin çalışanı bile değil. Ölçüm yaparken dikkat edilmesi gerekenler: aday verilerinin saklama süresinin tanımlı olması, analiz için toplu (anonim) veri kullanılması ve otomatik elemenin çalıştığı durumlarda bunun şeffaf olması.

Başvuru formunda alınan her alan da bir gerekçe gerektiriyor: gerekmeyen kişisel veri toplanmamalı. Çerçeveyi KVKK veri işleme envanteri yazısında ele aldık.

Raporlamaya bağlanması

Metrikler, elle hazırlanan aylık bir tabloda kaldığında kullanılmıyor. İşe alım göstergelerinin sürekli güncel bir panelde olması, işe alan yöneticilerin de sürece bakmasını sağlıyor.

Otomasyon yaklaşımını İK raporlama otomasyonu yazısında ele aldık.

Sık sorulan sorular

Kaç metrik izlenmeli? Beş altı yeterli. Yirmi göstergeli bir pano, hiçbirine bakılmamasıyla sonuçlanıyor.

Sektör ortalamalarıyla karşılaştırılmalı mı? Dikkatli biçimde: tanımlar şirketten şirkete değişiyor. Kendi geçmiş dönemleriyle karşılaştırma genellikle daha anlamlı.

İlan kalitesi ölçülebilir mi? Dolaylı olarak: görüntülenme başına başvuru ve başvuru başına uygun aday oranı. İlan yazımını iş ilanı yazma rehberi yazısında ele aldık.

Mülakat süreci nasıl standartlaştırılır? Tanımlı sorular, ortak değerlendirme formu ve birden fazla değerlendirici. Yapıyı işe alım süreci ve mülakat rehberi yazısında anlattık.